4月27日声音训练营标杆分享会统筹复盘

    4月27日声音训练营标杆分享会我第一次当统筹官，分享会成功的举办，离不开主持人心慈老师、设计官杨帆老师、传播官芳姐以及合成官闫怀德老师的密切配合，离不开传播天团、设计天团、主持天团所有老师以及训练营的班主任、导师们的鼎力相助，向你们致以深深的感谢！

  分享会虽然成功举办，但统筹的过程还有很多经验和教训需要总结。下边我将从做的好的、遇到的困难、做得不到位的三个方面去复盘分析，最后分享我整理的一个统筹流程。

    首先，做得好的地方有：能比较及时的链接到分享的标杆学员、分享导师、主持人等，分享嘉宾的介绍材料、照片在分享会当天下午1点前全部整理发给了设计官。同时嘉宾介绍材料及时给到了主持人，主持人在下午2点前完成了主持稿并进行了检查审核。主持、设计、传播、语音合成各项工作都进行的比较顺利。

    然后，统筹过程也面临了一些困难，例如拟定的其中一位分享的标杆学员Sabine她是在美国，北京时间晚上对应的是美国的白天，Sabine白天要上班没有时间做分享，她提议是否可以事先录制好音频进行分享。我在统筹群进行了请示，经过地方营长同意可以事先录制音频进行分享。分享会早上Sabine把录制好的音频发给了，一共是9个音频文件，总大小为156MB。我意识到这么大的文件，在微信群进行分享，效果肯定很差。于是我上网下载了好几个音频压缩软件，发现都不能用，最后才找到了一款软件“QQ影音”进行压缩，压缩后的音频文件为7.08MB。由于不是微信语音，不方便合成官合成，我又找了一款“格式工厂”的软件，对音频进行了合并。音频文件的压缩和合并处理占用了比较多的时间，也间接导致了后边统筹工作的准备时间没那么充裕了。

    最后，是做得不到位的地方。总结如下：

1、对细节工作的敏锐度不足，最直接失误就是差不多晚上8点时，才发现晚上要做分享的小东北导师没在我们的分享群里边，造成了比较尴尬的局面，当时是紧急联系的陌生老师才把小东北导师抱进群里。其实我早上在想加小东北导师的微信时，已经发现了小东北导师 没在声音训练营的大群，由于敏锐度不足，忽视了。

2、对统筹工作的时间花费有些预估不足。实际工作中次发现，统筹工作中的各项沟通、协调、检查等工作，要花费的时间远比预估多。特别是晚上6点到8点的时候，我除了吃饭，还要看孩子，帮小孩洗澡等等，导致了时间紧张。

3、跟传播官的工作对接晚了，没有早早的把文案先交给传播官，我是等着宣传图片出来时候才整理正式版本的嘉宾文案给传播官，导致了传播官工作的时间紧。

4、没有提前熟悉统筹官、设计官、传播官、合成官各项工作内容、流程、职责，整理成自己的流程文档，导致统筹工作中出现疏忽。经过昨天的统筹工作，我目前整理了一份自己的统筹工作流程如下：

1、 对于第一次参加统筹工作的人员，一定要提前3-4天做好熟悉统筹官、设计官、传播官、合成官的各项工作内容，整理好属于自己的统筹工作流程，并且收藏或撰写好通用的文案内容。

2、 根据石墨推进表，制定会务人员名单文案，并抱所有与会人员进统筹群、分享群。

3、 分享的前一天主动联系举办负责人，索要分享的标杆学员名单，越早拿到名单越好。

4、 分享的前一天，主动链接主持人及分享导师，要到自我介绍材料及照片。

5、 拿到分享的标杆学员名单，第一时间联系该学员的班主任/导师帮忙一起链接分享的标杆学员，越早拿到学员自我介绍材料及照片越好。

6、 分享的前一天，主动联系分享会的主持人、设计官、传播官、合成官，通知他们做好准备工作。

7、 分享的当天（或者更早），准备好通用的宣传文案，待拿到分享人员材料后，第一时间整理最终版的宣传文案。

8、 分享的当天（或前一天），跟传播官对接好工作细节，待宣传图片及最终文案出来后第一时间交给传播官。

9、 分享当天最13点前（越早越好，让设计官有充足的设计时间），把嘉宾材料和照片发给设计官，并持续配合及跟进进度，并进行审核。

10、 分享当天，在分享群要进行多轮预热。发送文字宣传文案或宣传图片、红包等。

11、 分享活动开始前30分钟，将当日标杆的作业发布统筹群，安排传播官发送到分享群。

12、 发布完作业链接，统筹官在统筹群最后确认主持人、分享嘉宾和分享导师的到位情况，确保按时出席。

13、 动开始前10分钟，统筹群告知大家去大群狂欢，调动大家的高涨情绪。

14、 分享期间，密切关注活动进展，出现意外情况及时通知团长。

15、 分享结束后发送感谢文案，并提醒合成官进行语音合成。