最近行政er们讨论最多的应该是采购中秋节礼了，每到这种时候，就是行政最忙的时候。
尤其在人员配置不足的情况下，行政拿到预算之后，可能需要一个人从找供应商，比价，决策，看合同，把关质量，大批量的定制化产品还要关注账期等等……
采购过程中的一系列风险和问题，可能每天都在困扰着“非专业采购出身”的行政er。
之前关于采购，我们已经分享了【行政的自主采购权】、【供应商资质的核查】两篇内容。
为什么行政应该拥有自主采购权？
行政采购核查供应商资质，你需要一双火眼金睛！ | 知行精选投稿
今天想要与大家分享的是行政采购中一些风险该如何避免。
一起来看看吧！
1
低价不是采购最终目的
中小企业行政在采购时往往会货比三家或多家，根据各家报价进行比较，从中选出一家进行采购，但其中缺点也是显而易见的。
1.特别看重比价，往往容易忽视质量、忽视服务。
2.供应商来源单一，操作不透明，一旦供应商无法供货就需要重新寻找供应商。
3.现在大多在线上进行采购，供货周期拉长，试错、后续服务及沟通成本直线上升。
比如：
在采购过程中，已经和供应商A谈妥了，突然供应商B提供了更低的价格，应该怎样做选择？
在货品质量一致的情况下，答案不是选择B，而是依然选择A。并且告诉A，供应商B的报价更低，所以你A的服务要做的更好，比如售后后续、账期等。
同时告诉B，这一次用供应商A的，但并不代表B以后就没有机会，如果B仍然愿意提供服务，并且长期都能以低价合作，保持质量，那么下次就会用B的。
在采购过程中，各个供应商之间没有共谋，那么大家的利润点实际上就在那里了，并没有暴利存在。
突然改价格，低价竞争的供应商，除了赔本赚吆喝，另一个最可能的情况，就是偷工减料，或者压榨劳工，以降低成本，而这样做的话，风险就在无形增加。
使两家都处于竞争状态中，这样做不仅保留了自己公司的信用，其次也让双方了解到互相的底线与要求。
由此可见，与其费心费力议价求最低，不如积极寻求更多更优质的供货商，通过建立供应商库、筛选标准、供应商评级，选择最优质的进行合作。
2
要比供应商还要清楚市场行情
行政采购，之所以在价格上如此纠结，无非是为了在预算范围内，采购到最优质的货品。
掌握“最佳降价时机”、“各个击破降价法优于全面降价”、比供货商的业务人员更懂货、保持与供货商良好沟通避免零和议价方法，才能获得最佳的采购成本。
拓展供应商可以这样做：
1.了解供应来源，非一级供应商情况下，避免长期独一家供货商。
2.已经合作的优质供货商，是否有不同类但相关的供货商可以推荐？
3.了解供应商平级市场的详情，甚至供应商上级市场的情况。
比如：
马上就中秋节了，企业需要定制一批月饼，那么问题来了，你需要找的供应商至少要考虑一下几个小问题：
1.供应商品牌、资质、食品安全——对接尽可能多的月饼供应商
2.采购量小，定制受限怎么办？——梳理可定制的供应商及定制要求
3.交货时间——能否准时交货
4.包装是否一家定制——包装定制费用
5.价格能否控制在预算范围内——价格是否有对应的质量
当行政采购独当一面时，不仅要对自己采购的物品负责，同时也对供应商负责。只有在价格及供应商两个方面都把握清楚之后，采购效率才能随之提升。
3
低成本沟通，高效率采购
中小企业由于缺乏专业采购人员，行政们可能要扛起整个企业采购的任务。
除了日常的“身兼数职”之外，还要承担采购过程中的高成本沟通、不透明的价格体系，以及内部繁杂的审批流程。
怎样提高行政的采购效率？
1.通过供应商库的建立及更新，提高筛选效率。
2.通过人员优化，减少采购流程内耗，提高审批效率。
3.通过合同细节的优化签订，优化沟通效率。
比如：
在人手足够的情况下，为了更好地解决使用单人采购带来的问题，将风险与损失降至最低，可以简单的将行政采购划分为货源开发(sourcing)与采购(buyer)两个部分。
Sourcing主要负责成本控制、风险防范、产品质量与供货商综合能力评估(包括供货商的物流状况、售后服务、公司财力、整体管理能力等)；Buyer根据Sourcing提供的信息，结合公司的需求进行购买与跟踪订单。
4
最后
行政不是专业采购的人员，“身兼数职”时需要三头六臂，采购时则需要火眼金睛。
日常突如其来的“行政采购”更是容易陷在采购类别杂、量小、预算低、频次高、时间急的境地……
行政抗下内部采购的小旗之后，采购风险避无可避。
希望今天的tips可以给行政采购新手带来一点启发。
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