【实践笔记】办公桌资料如何整理？

一桌不理，何以理天下~~~

理理理真是一件太有意思的事，从信息整理到空间整理既有关联又相互独立，一旦打通思路形成体系后，生活就像是在河面行驶着小舟，闲可看风景、忙可急急行，事情发生如燕过水无痕，万事在心又万事不留于心。这种感觉太好，以至于我总是想念叨叨整理这件事。

上周抖了一个电子文件的锦囊，从三个基准确认有用信息到有用信息的整理办法，还包了四个tips，今天来叨叨一下办公室资料如何整理～

一、首先要确定有哪些空间可以放资料

办公室作为开放空间，每天都会人来人往，意味着资料不能像家里一样随意放置（尽管像我这样的强迫症在家也是不会随便放置的）。行政工作的资料多且杂，部分还涉密，保存必须谨慎。

图片来自网络

以椅子为中心，一般办公室里个人至少都会有这些空间：办公桌和办公抽屉，一般它们是组装在一起出现的。

办公桌和办公抽屉

二、确认有哪些资料是要实体存放的

文件整理时提到过，凡是能电子化存档的，都可以用扫描等数字化的方式去存档。这样做的好处是可以大大减少实体资料的占用空间。

一般我们要实体存放的资料，从内容上将主要有四种情况：

1.空白表单：常用的如报销单、出车单等；

2.参考资料：如通讯录、制度汇编、广告宣传册、书籍和杂志等；

3.项目支持资料：如临时打印的文件资料等；

4.完成资料：需要长期存放的资料，如有盖章或签名的文件资料等。

三、个人办公空间存放原则

1.办公桌面作为每天最长时间面对的区域，必须精心护理。桌面要尽量保持有足够的空间，至少要保证鼠标能任意挪动、有写字的位置。

桌面上可以放置手头正在工作的资料，通常一天能完成的工作是有限的，我们没必要把所有的资料都堆在桌上增加自己的心理压力，只要把当下时刻要用到的资料从存放处取出放在桌面上即可。

还记得学生时代一节课结束后，我们就把课本放回抽屉里，把下一节课的资料随即拿出来，道理是一样一样的~~

桌面

2.抽屉作为存放处，放置着所有资料，从上往下依次放置常用到不常用的资料。

第一层：空白表单、参考资料

第二层：项目支持资料

第三层：完成资料

抽屉

3.脚下的空间是很多人会忽略的。

如果你每天要在办公桌前坐6个小时以上，请尽量不要在脚边堆积物品，也不要让各种电线在的脚边随意晃动，把物品移到其他空间、把电线捆扎到一起，确保你的脚可以随意伸缩。

脚下

四.tips

1.一旦确定资料摆放位置，不要随意变动

如何才能做到不随意变动呢？把当下时刻要用到的资料从抽屉取出放在桌面上就可以满足日常办公需要，用完以后及时放回原位就可以满足资料存放的需要。

当然，固定的是类别，怎么说呢？比如某个项目在操作过程中产生的资料是项目支持资料，按照摆放原则放的是抽屉第二层，一旦完成后存档的资料就是完成资料，可以移到抽屉第三层。

2.保持干净的办公桌面

要保持干净的办公桌面有两个时间点：

一是项目间切换时，把告一段落的项目放回抽屉，把新的项目从抽屉取出，顺手就能把桌面上的纸笔工具归位。

二是每天在下班前10分钟把桌面资料整理下，确保在离开办公室前把桌面收拾干净，不仅会让你在离开办公室后放下工作上的压力，也会在第二天上班时拥有清爽的开端。

但也有一些特殊的情况下，可以不用保持干净的办公桌面。比如某段时期内一直在做同一件事情，且这件事情需要较多的资料，这时你需要的是每天到达公司时可以马上继续前一天的工作状态，那这时不收拾才是更明智的选择~

3.尽量统一存放资料的尺寸和形状

一般来说，A4是资料比较适合存放的大小，我们尽量将资料的大小保持在A4，将过大的部分折叠，将小形纸片用订书机或固体胶固定在A4大小的资料前。

4.尽量采用透明的存放工具

我常用的存放工具有两种：单页透明文件夹和资料册。

——操作过程中产生的资料用单页透明文件夹

——完成后的存档资料用资料册

存放工具

五、惯例总结

1.在开始办公桌整理前确认有哪些空间可以放资料。

2.确认哪些资料需要实体存放。

3.个人办公空间要有基本存放原则。

4.tips：确定资料摆放位置后不随意变动；保持干净的办公桌面；统一存放资料的尺寸和形状；尽量采用透明的存放工具.