企业印章使用与管理办法

你知道吗？公司经营过程中，有超过60%的纠纷来自于公司印章使用与管理不善。那么，在公司日常的合同签署过程中，印章到底怎么用才能安全放心呢？

一、公司盖章到底意义何在

所谓盖章，是指合同当事人经过协商，在达成的书面合同上各自加盖本单位的印章。加盖的印章根据文件性质不同需使用公司公章、合同专用章、法定代表人印章（或签字）等。

对合同当事人而言，合同上加盖公司印章，即表明双方当事人订立合同的要约、承诺的完成和对双方权利义务的最终确认，标志着合同内容已经双方协商而成立，并对当事人双方发生法律效力。

特别是公司的公章，在大多数情况下，公章即代表公司，一旦合同上加盖了公章就意味着公司需对文件中的条款承担履约担责。

因此，公司印章使用与管理至关重要。

二、公司印章使用现状分析

在长期的物理印章过程中，企业组织印章管理模式已基本成熟，也在组织内部建立了一套印章风险防范措施，例如：

1、设置印章管理员，专职管理印章使用、存储、归档等事宜

2、指定印章使用规范，明确组织内部印章使用和申请流程与规则

3、建立印章使用台账，所有印章记录在册，作为印章审计凭证

基于上述印章管理措施，组织印章的使用与管理在一定程度上得到规范化和流程化。但是，由于以上措施大部分均基于人工操作，类似“执法者犯法”的隐患并不能得到妥善解决。

同时，随着制章技术不断发展以及互联网模式对组织业务转型的推进，传统的印章使用与管理模式在效率与风控能力上“水土不服”的情况日渐明显：

1、制章技术日渐发展，印章制假“见缝插针”

2、企业转型互联网战场，无纸化办公在合同盖章环节“掉链子”

此外，对于异地办公、多点生产的行业或企业组织，怎么兼顾分支机构用章效率与总部管章能力也十分棘手。

三、公司合同怎么签，印章怎么管

上文提到，传统的纸质合同加盖物理印章的模式并不能完全满足如今企业组织印章管理的需求。基于组织印章使用与管理“效率”、“风控“、”成本“三大核心问题，契约锁提供了一套合同与印章一体化的管控方案。

方案以信息化技术为手段，结合物联网技术提升印章与合同管理能力，实现线上线下统一管控：

1、电子合同签署，提速、降本

以电子合同取代纸质合同，可缩短合同流转周期、降低合同寄送管理成本。同时，基于《电子签名法》各项实施要求，使用电子签名技术签署的电子合同，保障了其具备与纸质合同盖章相同的法律效力，且具备签署身份可识别、签署内容不可篡改等特性。提升公司合同签署环节效率管理与风控能力。

2、电子印章管理：可控、可追溯

电子印章的使用改善了公司合同盖章的效率管理与成本控制能力，同时还解决了公司印章管理的问题。通过系统设置印章管理员、法务。普通员工等角色，公司借助系统功能赋予不同岗位的人员相应的印章使用与管理权限。

印章管理员：可使用指定的印章并对该印章使用的合同文件具有调阅、下载等权限；

法务：具备流转到节点的合同文件审核、修改等权限；

普通员工：可通过系统快速发起各类文件内容，快速申请用印；

整个合同用章流程从申请、审批、签字或盖章、归档全程在线化，对公司印章进行角色管理、权限控制、证据留存，为组织印章管理提供技术支撑。

总结：公司要实现签合同和管印章过程中效率与风险控制两手抓，除需要制定规章制度外“软指标”外，还需借助信息化手段，采取“硬技术”。

一方面，公司经营风险需要人为干预、主动规避，另一方面，以印章偷用盗用等违规行为为例的风险也是人为蓄意制造，因而企业印章管理与风险防范措施上也需“动静结合”、化被动接受为主动防范。