让易度文档来跟您谈谈关于文档管理系统实施

   随着信息化时代的发展，文档管理系统在企业信息化管理中发挥的作用也越来越明显，不断地有企业开始从市场上筛选购置这种管理系统，文档管理系统行业也成为当前企业信息化建设领域的关注点。但对于很多企业而言，他们都是初涉文档管理系统，对文档管理系统行业和这个产品的基本状况都不慎了解，因此在实施方法和效果方面，也缺乏有效的认识。

    因此，让易度文档来跟您谈谈关于文档管理系统实施。

常常，有企业会反应在部署文档管理方面的成功率低，他们忽略了很大一部份与他们实施前的准备工作、实施中应注意的问题与实施后的应用等问题有关，而把问题单一地归结于软件本身。在文档管理系统选择上，企业要知己知彼，不仅要了解各品牌文档系统的功能，还要了解自身的实际需求。

总体上说，我们认为企业要用好文档管理系统，需要确定自己的需求。需求包括两方面：1、当前的核心需求；2、未来几年的潜在需求。需求确定要具体实际应用当中去，比如报表统计、消息提醒、文档分享、标签管理等等。还有就是根据企业内部发展的走向，需要文档管理系统实现的一些辅助功能。如果能够好好理清需求思路，会避免很多在产品选择上碰到的问题。在这种思路清楚的前提下就可以有目的地找不同家的产品进行比较和试用。再根据自己的综合性价比来确定适合自己使用的产品。

作为一家经营了十多年文档管理供应商，易度文档服务过各行各业的企业，在这过程中也遇到过各种各样的问题，或者软件功能上、或者客户应用上，在软件实施前要确定好各项功能的可实现性，如流程梳理、管理对接、系统设置、推动使用、需求变更、二次开发等。其中最困难的两个问题恐怕还是管理对接和需求变更，前者是如何将文档管理系统与企业的管理实践完美融合，通过文档管理系统实现管理制度的落地和保障执行。后者是如何对需求变更进行有效的管理，既确保项目的顺利实施和按期交付，又满足用户合理的个性化需求。我们认为，不管是什么问题，解决之道都在于沟通，包括厂商实施人员和企业项目主管间的沟通，以及企业内部各相关人员的沟通。沟通建立在坦诚和理解的基础上，只要沟通顺畅了、到位了，那么问题就容易解决。

很多企业用户在文档管理应用效果并不如最开始想象的要好，用户内部需要做一些改变。文档管理系统的应用应该循序渐进、坚持不懈。它要完全融入企业需要一个过程，不是一蹴而就的。只有按照既定的目标，一步一步去实现，才能够达到预期效果。另外，文档管理系统只是一个工具，首先需要企业有正确的组织文化和管理制度，指望文档管理系统来变革企业管理是不现实的。它只能是协助企业管理，完善企业管理，提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持，如果上面的管理者不用，那么下面的员工肯定也用不好，所以管理者对文档管理系统的应用起到龙头的作用。

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