汇报中,发现很多人说不清楚。
讲了半天,话是不少,但云里雾里,不知道说了什么。
作为汇报者有这样的心理。一种是想多说,尽量让领导听明白,知道自己做了很多事,或者答应自己的诉求。越是想用更多的表达去描述某物,想把话说清楚,结果却是越描越黑。说到最后自己都不知道说了什么;还有一种是说的很少,以为领导都懂,许多话说一半自己吃一半,自说自话,结果搞的领导一头雾水,满脸懵逼。
分析一下,问题不外乎这么几点:
一是“散”。即汇报的主题不突出,事无巨细,面面俱到。既没有汇报主线,也没有汇报层次,而是记“流水账”,使得领导无法清晰的了解所阐述内容主题。
二是“偏”。汇报人对应该讲什么,不应该讲什么,讲的是否符合主题心中无数。过多过细地讲了与主题无关或关系不大的内容。对领导分析不够,不能投其所好;对情况掌握不全,只能挂一漏万,因此,在汇报中泛泛而谈,蜻蜓点水,不能将自己的特色工作讲清楚,不能把领导的注意力吸引住,汇报质量与效果不高。
三是“乱”。想到哪里就讲到哪里,往往这个问题没讲完,又讲到那个问题上,甚至滔滔不绝地讲了半天,自己也说不清楚讲了些什么。
四是“空”。不是紧紧把握住本单位或本人工作的特点汇报,而是大话、套话、官话、空话连篇。汇报中仅仅提出了问题,但是没有能够
向接受汇报者提供问题的解决方案或者建议性解决方案,使得我们的汇报“仅仅提出了问题,而没有解决问题”。
五是“浅”。对工作过程和典型事例缺乏分析、提炼,就事论事,没有能够结合政策挖掘事件形成的原因、事件即将产生后果,事件表象
背后的实质,没有足够的数据与案例作为支撑,使得工作汇报的内容成为空中楼阁,缺乏说服力。
其实不管是哪种情况,把话说清楚,让人听明白是目的。
到底该怎样汇报呢?
答案很简单,言简意赅。就是话不需要多,但能说到点子上,让听的人明白。
俗话说,言多必失。意思是表达清晰即可,不需要多余的解释。
但言少更需要智慧。
佛说,静极生慧。最重要的,是需要安静自己的内心。
话虽然是从口中表达出来的,但思路很关键,重要的是脑子里有东西。
把复杂的事情公式化,简单化。
有一个程序,或者路子,可以参考。
框架就是金字塔。
第一句话说结论,或者说论点。直接点题,行还是不行,结果怎样。
第二句话或者说第二层意思,分成三个部分进行阐述,事情多了,可以归纳整理,但事不过三。
三个部分的排列和第三层以内的表达要符合逻辑,可以按照过去、现在、将来的时间顺序;也可以按照左中右或者上中下这种空间格局。
这三层的意思大概就是要说清楚:是什么、为什么、怎么办。
或者说提出问题、分析问题、解决问题。
让领导知晓“是什么” ,就是先来一句话提纲挈领,纲举目张,让领导在最短的时间知晓汇报事件的前因后果和轻重缓急。
“为什么” ,理由充分,论据合理,论证科学。
“怎么办” ,要有备选方案,供领导遴选采纳,要力戒不明就里式汇报,领导一问三不知,结果只能再研究再汇报,导致工作效率低下。
可以运用总分总的逻辑。常见的思路是“以线带面,从抽象到具体”即抓住一条线,即本单位工作的整体思路和中心工作;展开一个面,
即分头叙述相关工作的作法措施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。这种正所谓“若网在纲,有条而不紊。
”此外,在具体操作时,还应掌握俗语所讲的“事不过三”的原则。即在一般情况下,员工或下属向上司或老板汇报工作时,每次交谈的重点事项、关键问题,只谈一个或一件,最多不要超过三个或三件。通过观察我们可以发现,领导在总结工作或做指示时,一般情况下总是“讲三条内容”或
提“三点建议”,“希望大家从三方面去做好工作”。那些往往把问题或意见或指示归纳为三个数,而加以罗列的领导人,大多都比较干练,且
办事效率相当高。
还有几个例子很好,可以参考哈:
场景 | 秘书对经理汇报开会时间
很多人的表达是这样:“你好经理,老李说他今天下午会议来不了了。王总刚刚也说,明天晚点才能从外地赶回来。会议室明天也被占用了。哦,对了,其它人觉得明天开会和后天开会都可以。我觉得会议要不改到后天算了,你觉得呢?”
这样的表达就很容易让人抓狂,根本不知所云。
调整过后,应该是这样:
“你好经理,我建议把会议直接改到后天,因为:
1、老李和王总今天来不了,今天肯定不行;
2、会议室明天被占用,明天也不行
3、后天会议室可以预定,而且大家都在。
还比如冷战时期美国提出登月计划,登月计划的发起人需要把事情说明白,获得国会、美国群众的投资。
这个计划涉及到牵制苏联、对军工科技的发展等等,非常复杂,难以讲清楚。
最终,美国总统肯尼迪经过反复练习,提炼出一句话——10年内实现太空人登陆月球并安全返回。
我们的大脑通常只对空间、时间、四季交替等“自然逻辑”更有印象,好的表达通常是和这些人人熟知的概念相结合。
马云那句经典语“今天很残酷,明天很残酷,后天很美好。但是绝大多数人死在明天晚上,看不到后天的太阳。”
这就是一个典型的充满时间感的描述,往往能够人留下深刻印象。