师北宸：如何写好一封邮件

职场之中，经常用到的一个沟通方式就是邮件。写好邮件相当于有了另外的一种展示自己的方式。所以，职场写作中邮件也是一件非常重要的写作方式。

好的邮件大同小异，但是都有以下这七个核心内容需要写清楚：

1、邮件标题

2、收件人和抄送人

3、附件

4、称呼和问候

5、邮件正文

6、标注重点

7、作者签名

我们来详细说一下邮件构成的这七个要点要如何注意。

首先，邮件标题要简单直接，要善用标签。

 邮件的标题是简介，更是这一封邮件的主要中心思想。有时候人们往往会忽略了标题，或者是在标题中随意书写。要知道，标题是收件人第一时间判断这封邮件要不要打开，要不要直接忽略掉。

如果是特别重要、紧急，或者是想要引起对方注意的时候，在标题上加入这些关键词标签。这样可以引起对方的重视而不至于忽略掉。

第二，直接沟通对象是收件人而不是抄送人

 一封邮件，要分清楚收件人和抄送人。直接阅读需要回复的是收件人，而只是需要了解并不需要回复的是抄送人。这两者的区别一定不能弄错，因为每个人每天都会收到很多的邮件，不要打扰与主题无关的人。

第三，如有附件，先添加附件再写正文

 如果邮件当中有需要添加的附件，先添加再写正文，这样可以防止在写完正文之后忘记发附件就发出，等到想起来再去补充。这种做法不仅是会在领导面前留下不好的印象，也会耽误自己的工作。

第四、用全名来称呼对方，最容易让人有好感。

称呼好像是一件比较麻烦的事情。在这里，师北宸老师的建议是用全名来称呼对方，这样最容易引得对方的好感。但是在日常的生活中，这里也要活学活用。

一般来说，可以用姓+职位来称呼自己的上司，这样会比较稳妥。如果是同事，可以用日常中两人比较亲昵的称呼来写邮件，更容易让人产生亲近感。

而且在邮件中到底是应该用你还是您？主要取决于两人之间关系的亲密程度。如果一般的接触少，不是特别熟悉，最好是用您，如果说平时的关系比较亲密，可以用你来称呼。

关于称谓的问题，XX总、先生、小姐、女士到底该如何应用？其实也是要具体场景具体分析，根据自己公司内部文化习惯来就可以了。这里有一个小技巧，那就是看对方落款留的是什么名字，一般就说明他希望你用什么名字来称呼他。是否需要用ＸＸ总的称呼，也是入乡随俗，如果公司文化普遍都是叫总，那也要跟着叫总，看大家都是怎么应用的就ＯＫ。

一般公司内部给领导发邮件，最好是姓+职位。

第五，邮件正文要围绕主题，尽量简洁

一封邮件有一个主题，一般我们在写邮件的时候，最好是一封邮件说一件事情。这样更加容易解决且清晰明了。在写邮件的时候要围绕主题来写，内容要简洁，不要长篇大论占用读信人的时间。

邮件一开始就要说明来意。这样可以迅速与对方产生关联，能马上判断是否需要或者是否感兴趣。一封邮件的整体结构可以是：表明主题－－细节阐述－－小结。

第六，需要对方重点注意的地方要标注出来

在邮件的正文当中，如有一些需要对方注意的内容，一定要标注出来。这样可以在最短的时间内抓住对方的注意力，引起对方的兴趣。

第七，作者签名最能体现写信人的【职业化】

一般人都很容易在写邮件的时候忽略掉最后的作者签名，作者签名是否写清楚是最能体现一个人是否【职业化】。作者签名只要写在邮件的左下角即可。

另外，在邮件的书写中还有几点需要注意的是：

１、邮箱最好以自己的名字命名，不要用数字作为邮箱名。这样收件人在看到邮件的第一时间可以分辨出这是垃圾邮件还是有用的邮件，不至于误删。

２、如果在多人讨论的邮件中，删掉了某个收件人或者添加了某个收件人，要在邮件一开头注明【+张明】，或【－王二】，这样大家都能够知道谁加入谁离开了。

３、能当面沟通或者可以电话沟通的就不要写邮件，浪费大家的时间。

４、不要通过邮件讨论复杂的问题或有重大分歧的问题。这种情况更适合安排一个工作会议讨论解决。

５、公司邮件是公司的资产，如果不希望讨论的内容被别人看到，不要在邮件中讨论，这是对公司的保护也是对你的保护

６、重要的邮件在写完之后一定要检查，看看是否有不合理的地方。越是重要的邮件越要小心。