数据分析师必备工具之一——Excel

Excel成为数据分析必不可少工具，本贴是之前在学习Excel记录的笔记

特别好还免费的视频教程，跟王佩丰学Excel，之前跟着学一遍解决了工作上很多常见的问题

一、excel常用功能
1、“Ctrl + ：”： 当前日期
2、冻结单元格： “视图”选项卡中
3、设置单元格内部斜线：选中单元格——设置单元格格式——边框（斜线）——输入文字换行（Alt+Enter）
4、设置日期格式：aaaa只显示星期几 周aaa表示周几
5、身份证号的输入：将格式设置为文本格式
6、遇到将2020/3/2文本格式转换为2020年3月2日的情况：数据——分列——下一步——选择日期；设置单元格格式——日期——选择年月日格式
7、替换与查找：通配符表示多个字，？表示只表示一个字，_{表示让后面的字符不生效，张} 匹配张* 张_*匹配张*
8、选定一块区域，输入一个数值，按CTRL+enter能填充余下单元格。处理那种取消合并后填充其他单元格
9、删除所有图片：开始——查找与替换——定位条件——对象 or 开始——查找与替换——选择对象
10、ctrl+拖拽，可以填充序列，如0、1、2、3、4…，直接拖拽的话，是复制第一个单元格
11、制作工资条
12、数据——高级筛选，可以筛选那种或的条件，列表区域、条件区域（如果是公式的话，表头不要写错，不写都行）、复制到
13、CTRL+shift+右+下：选择整个表格
14、复制可见单元格，不复制多余信息：开始——查找与替换——定位条件——可见单元格
15、分类汇总：
使用分类汇总前先排序
分类汇总的嵌套
复制分类汇总的结果区域（14）
使用分类汇总批量合并内容相同的单元格：先排序——数据——分类汇总——对某一列既分类又计数——对上述结果进行定位到空值（查找与替换——定位条件）——合并单元格——删除分类汇总——格式刷或者复制为格式
16、数据的有效性（数据验证）
设置A列仅能输入500~1000之间的整数（数据——数据验证——小数）
设置B列仅能输入字符长度为8位的产品编码（数据——数据验证——文本长度）
设置C列付款方式仅能输入现金、转账、支票（数据——数据验证——序列） 会生成一个下拉菜单
数据有效性的其他设置
输入法切换（数据验证——输入法模式）
单元格信息
单元格信息保护（数据验证——出错警告）
17、数据透视表
创建数据透视表（插入——数据透视表——数据透视表选项——显示——勾选经典数据透视表布局）
更改数据透视表汇总方式（双击值字段设置）
数据透视表中的组合
汇总多列数据
在透视表中使用计算（数据透视表工具——选项——字段、项目和集——插入计算字段） 右键——数据透视表选项——勾选对于错误值，显示
利用筛选字段自动创建工作表（插入——数据透视表——建好数据透视表——数据透视表选项——分析——选项——显示报表筛选页）

二、excel函数与公式
1、认识Excel公式
运算符： 算数运算符（+ - * / % & ^(求幂)） 比较运算符（= > < >= <= <>）
公式中的比较判断： TRUE FALSE
运算符优先级
- % ^ */ ± & 比较运算符

单元格引用
	相对引用:  A1
	绝对引用： $A$1
	混合引用:  $A1 A$1
按Fn+F4快捷键，切换单元格引用

2、认识函数
如何使用函数：
等号开头、函数名在中间、括号结尾、括号中间写参数
学习以下函数：
SUM——求和
AVERAGE——求平均
MIN——求最小
MAX——求最大
COUNT与COUNTA——计数
RANK——排名
利用定位工具选择输入公式的位置
定位空值对象——在其中一个单元格使用求和、求平均等公式——CTRL+enter填充其他单元格

3、使用if函数
if函数基本使用
函数语法：IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
=if(B2=“男”, “男士”, “女士”)
if函数的嵌套
=if(B2=“理工”,“LG”, if(B2=“文科”,“WK”,“CJ”))
=if(B2>=600,“第一批”,if(B2>=400,“第二批”,“落榜”))
如何尽量回避if函数的嵌套
用if函数处理运算错误：Iserror函数
=if(iserror(D2/C2),0,D2/C2) 如果D2/C2是错误，则用0填充

4、AND 与 OR函数
AND： 表示”且“的关系
=if(AND(A3=“男”,B3>=60),1000,0)
OR： 表示”或“的关系
=if(or(B3<=40,B3>=60),1000,0)
=if(or(and(A3=“男”,B3>=60),and(A3=“女”,B3<=40)),1000,0)

5、使用Countif函数
Count函数
Countif函数语法
Countif(range, criteria) =countif(E:E, 判断条件)
Countif函数计算数值区间
Countif函数超过15位字符时的错误
=countif(A2:A3, A2&"*")

6、Countif函数常用应用示例
在数据区域中寻找重复数据
有两列数据，一列(A列)是全部名单，一列(G列)是参加过体检名单，找出没有体检的名单
=if(countif(G:G, A2)=0,“未体检”,“已体检”)
在数据验证（数据有效性）中使用Countif函数
将某列设置为禁止输入重复数据步骤：
数据——数据验证——设置——允许（自定义）——公式（=countif(M:M,M1)<=1）
在条件格式中使用Countif函数
多个条件的countif
=countif(A:A,A1, B:B,B1)

7、 使用SUMIF函数
SUMIF函数语法
=sumif(range,criteria,[sum_range])
SUMIF函数计算数值区间
SUMIF函数超过15位字符时的错误
=sumif(A:A, F3&"*", B:B)
关于第三参数简写时注意事项
在多列中使用SUMIF函数
使用辅助列处理多条件的SUMIF
SUMIFs函数
sumifs(sum_range, criteria_range1, criteria1,……)
=sumifs(F:F, D:D, I5, E:E, J5)
复习数据有效性
根据库存表制作出库表的有效性
=sumif(F:F, F3, G:G) <= sumif(A:A, F3, B:B)

8、使用Vlookup函数
Vlookup函数语法 ： VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
=vloopup(G6, $B$5:$E$10, 4, 0) 0代表False：精确匹配 1代表True: 近似匹配
Vlookup中使用通配符
=vloopup(A2&"*", 找数据源必须以找的那列位开头, 4查找列在数据源中的第几列, 0)
从左向右查找，不能找从右向左查找
VLOOKUP模糊查找
只有在找数值匹配时，才用模糊匹配；其他情况下，用精确匹配

使用isna函数处理数字格式引起的错误
将数值转换为文本：使用A2&""
=vloopup(F4&"", A:D, 3, 0 )
将文本转换为数值：使用A21 或者 --A2
既有文本和数值，查找不到对应的值，使用isna:
=if(isna(vloopup(F4&"", A:D, 3, 0 )), vloopup(F41, A:D, 3, 0), vloopup(F4&"", A:D, 3, 0 ))
如果字符长度超过15位，用*号连接

Hlookup函数：找那种一列是一组数据

9、Match和Index函数
函数语法： 查找函数match 与 引用函数index
MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
INDEX(array, row_num,[column_num)

Match+Index与vlookup函数比较
=index(B:B ,match(A2, A:A, 0))

使用Match与vloopup函数嵌套返回多列结果
=vloopup($A3, $A:$K, match(B2, $A$1:$K$1, 0), 0)

认识column函数
column(reference) 当前单元格的列号
=vloopup($D4, $A:$K, column()-3, 0)

使用函数引用照片 将照相机添加，插入照相机，作为底座

10、邮件合并
简单的邮件合并
批量生成多个文档
利用word发送文件
每页显示多条邮件——选择题，excel已经将每条数据保存好了
邮件合并完的数字格式处理（alt+f9）
数字格式 # “#,##0.00”
日期格式 @ “M/d/yyyy”

复杂的邮件合并
利用邮件合并批量生成单个文档
为不同的邮件插入不同的附件

11、认识日期和时间
回顾日期格式

时间格式

基本的时间与日期运算
date(year, month, day)
=date(year(B1),month(B1)+C1, day(B1))

有一个开始日期，计算本月的最后一天——算下月的第一天然后减1
=date(year(B1),month(B1)+1, 1)-1
求本月的天数
=day(date(year(B1),month(B1)+1,0)) 然后再将格式改为常规
datedif(开始年份,结束年份,“y”) 计算开始年份到结束年份的年数
=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“月”&DATEDIF(A2,B2,“md”)&“日”

返回一年中的周数: weeknum(serial_number, return_type)
返回一周中的第几天：weekday(serial_number, return_type)
根据指定的数值格式将数字转化为文本：text(value, format_text) =TEXT(B2,“aaaa”)

12、条件格式与公式
使用简单的条件格式
为特定范围的数值标记特殊颜色
查找重复值
为数据同时表中的数据制作数据条
标记大于、小于、介于、等于的值 找重复值 删除重复值：数据——删除重复值
开始——条件格式——数据条
插入——切片器：目的就是筛选器

定义多重条件的条件格式
如何管理条件
创建多重条件
多重条件的优先问题
如果先后条件有交叉区域， 后设置的条件会覆盖前设置的条件

使用公式定义的条件格式
条件格式中公式的书写规则
使用weeknum函数标记周末
条件格式——新建规则——使用公式确定要设置格式的单元格
将数量大于100的整行设置为红色背景：注意相对引用的错误，要使用混合引用
标记未来15天的日期

13、简单文本函数
使用文本截取字符串
left(text, num_chars): 从左开始截取三位字符
right(text, num_chars): 从右向左截取三位字符
mid(text, start_num, num_chars): 从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符

获取文本的信息
Len与lenb函数
Len(text)：返回文本字符串中的字符个数 求字符 len(张三)=2 len(zhangsan)=8
Len(text)：返回文本字符串中的字节数，与双字节字符集一起使用 求字节 lenb(张三)=4 lenb(zhangsan)=8
Find函数
find(find_text, within_text, start_num)：返回一个字符串在另一个字符串中出现的起始位置

关于身份证
通过身份征前六位判断地区
=vloopup(–left(B3,6), 地区码！A:B, 2,0)

通过身份证计算出生年月日
=DATE(MID(L10,7,4),MID(L10,11,2),MID(L10,13,2))

身份证验证

14、数学函数
认识函数
round(number,num_digits)：按指定位数对数值进行四舍五入
roundup(number,num_digits)：向上舍入数字
rounddown(number,num_digits)：向下舍入数字 rounddown(-1.4,0)=-1 rounddown(1.4,0)=1
int(number)：将数值向下取整为最接近的整数 int(-1.4)=-2 int(1.4)=1

mod(number,divisor):求余数
对数的小数部分小于0.5的取整，大于0.5的取到0.5
=int(a1*2)/2

函数引用实例
通过身份证判断性别
340322960201382
340322199602013823
=if(mod(right(left(a1,17),1),2),“男”, “女”)
特殊的舍入方式
基于位置规律的引用
将一列数据每隔三个排在一行
=index($A$1:$A$15, row()*3+column()-10)

15、认识数组
数组生成原理
SUMPRODUCT函数
SUPMPRODUCT(array1, array2, array3)：返回相应的数组或q区域乘积的和

如何使用lookup进行精确匹配
lookup(lookup_value, array)：从单行或单列或从数组中查找一个值

16、认识indirect 单元格引用
了解indirect函数的意义及语法
indirect函数与index函数引用方式的对比
=index(E:E, row()*5-25)
=indirect(e&row()*5-25)

处理跨表
引用多个sheet表的相同位置内容
=indirect(A4&"!g2")
引用多个sheet表的不同位置内容
=vlookup(“张三”,indirect(A4&"!A:G"), 7, 0)

indirect名称引用
为区域定义名称
制作二级下拉列表
定义某些下拉数据的名称
第一列：数据验证——序列——选取表头
第二列：数据验证——序列——indirect(第一列所在地址)
取消表头的数据验证

三、Excel图表美化与动态图表
1、认识图表中的元素
图表标题
坐标轴标题
图例
数据标签
模拟运算表
坐标轴
网格线

2、创建并美化柱形图
了解主次坐标轴的概念
制作折线与柱形符合图表
制作计划与实际对比图
制作双向柱形图

3、动态图表实现原理
理解图表中的数据系列
手工修改系列中的数值与坐标轴数据
小试牛刀——利用IF创建简单的动态图表
开发工具——插入——表单控件——设置控件，勾选上为True，否则为False

４、利用Offset函数与控件创建动态图表
Offset函数概述
offset(reference, rows, cols, height, width)：以指定的引用为参照系，通过给定偏移量返回新的引用
Offset函数的动态引用示例
counta($A:$A)：计算A列区域中非空单元格的个数
用offset取一个动态数据区域，用来刷新数据透视表
动态图表１　永远返回最后10行数据
=offset(Sheet1!$A$1,counta(Sheet1!$A:$A)-10,0,10,1)
动态图表2 通过控件控制图表数据

5、制作双向条形图（旋风图）
设置主次坐标轴
设置条形图方向
设置图表方向
将图表坐标轴上的负值变为正值：
右键——设置坐标轴格式——数字——类别选为自定义——格式代码0%;0%
Excel2019 ：坐标轴数字自定义设置：0;0;0 正值;负值;零
如10^0.0;-100.0;0，将坐标轴设为10的多少次方

6、制作甘特图
制作普通甘特图
插入——条形图——堆积条形图
制作动态甘特图

7、饼图美化与PPT图表
饼图变薄
双层饼图的制作
PPT图表的动画：在效果设置中又针对图表的效果

8、宏表函数
利用宏表函数获取信息
get.cell(type_num,reference)
get.workbook(type_num, name_text)
宏表函数的更新问题
宏表函数常见应用

查看公式计算结果：Fn+F9