不会管理邮件，谈何混职场？

邮件是我们日常工作用得频繁的工具之一，国外的研究机构发现，邮件已经成为阻碍工作效率的元凶，即使是那些非常成功、非常资深的职场人士也不例外。下边，就介绍一些关于邮件管理的小方法，帮助大家提高工作效率。

*学会邮件管理，效率大增*

1.批量处理

电子邮件的设计是为了单向的信息传递，而非双向的交流。在职场上，邮件成为了首要的交流工具。例如，公司的OA系统或一些CMS系统的内部结构，都会绑定企业的内部信箱。外贸领域，通常都以搜索国外公司的联系人信箱，找到后发开发信(销售信)；国外的很多电商平台，EDM（邮件营销）还是主要的手段之一。所以，邮件成为互联网时代，甚至于移动互联网时代最重要的交流工具。

打开收件箱，很多人的习惯是两分钟之内回复紧要的邮件，也希望别人这样做。听闻国外500强的某些企业，公司重要的邮件必须6秒钟内得到回复，有系统的邮件KPI，这样近乎疯狂的“高效”，工作效率反而还是不尽如人意。

要想处理这些问题，还得学会批量处理：

(1).限制自己检查邮件的次数，4、5次最适宜。

(2).在当天的To-do-list（待办清单）里标注处理邮件的时间

如果你能够严格执行，效率会有所提高。当然，每个人的情况都不一样，这种方法也不能限制得过死，需要灵活变通。通过不断地调整、反馈和改善，形成自己的解决方案。做得更严格一点，可以设定闹钟，仿效“番茄工作法”的形式，闹钟一响，立即关闭邮件程序。

2.细分邮件批次

请不要在碎片时间内一步一步清理你的邮件，这样会分散你的心神，影响你专注完成其他重要的工作。

邮件一般默认按时间顺序排列。从最近日期接收到的邮件开始看，或许有可能会漏掉旧邮件里的信息，所以需要把时间提前到一个适当的日期或者时段看会更好。划分邮件的批次，并进行整理和归纳，效果会更好，选择按主题排列、按发件人排列或其他你觉得最合理、最高效的方式排列。把邮件整理到不同的文件夹里，或者贴上标签。

要快速处理邮件，通常只需要排序两次。比方说，按照发件人排列邮件，然后快速浏览有没有哪位领导或公司的重要人物、重要的客户发来的邮件，如果有，就快速处理，然后再看别的。第二步，再按邮件主题排列，快速浏览，只回复哪些非常紧急而重要的邮件主题，要懂得二八法则。

3.收件箱的管理

A.关掉收件箱的所有提醒，比方说，图标和提示音

B.不要把收件箱当成待办事项表

C.设定规则：如果收到的是定期的垃圾邮件，请把此来源的邮箱设为黑名单；对于一些不敢确定是否有用的邮件，请专门存放在“待识别垃圾”的文件夹。

4.邮件回复的原则

没有一封邮件是必须马上回复的，如果真的是很紧急的事情，应该直接打电话，这样会简单高效。

不是每件邮件都必须回复。很多专业的职场人士，在邮件程序建一个“转发”文件夹，把所有别人转发的邮件归入“转发”文件夹里，等到有时间的时候再看，如果是无关的邮件就直接删除即可。

告诉所有人，如果是紧急的事情，请打电话，不要发邮件，把这句话放进邮件的签名栏。