管理实操-效率6-检查清单2018-03-13

为了方便日常工作，现在设计了检查清单。

一：目标，

1：自我提醒

检查请的首要目标是帮助自己不要遗漏某些工作。是为了让自己的工作更出色。

2：方便监督

如果自己的工作有直接的汇报人，那么这个检查清单可以直接作为工作的组成部分。

二：原则，

如何设计检查清单的内容，并非对抄岗位职责，而是满足一下原则。

1：实际有用+快速迭代

①：如果检查清单设计出来只是为了应付检查，明明没做到也打个勾，这就没有必要了。

②：快速设计出样表，然后就开始执行。在执行的过程中不断添加或者删除。比如我把人事台账从月度检查改为每周检查。

2：任务属性

①：重要。这个工作是重要的，不是可有可无的。

②：容易被忘记。这个工作如果忘记做了，短期之内没有很大影响，但是一旦出问题，或者被检查到，就会有严重后果。比如我们要求扫描整理合同，如果不出法律纠纷，这些合同都没有用了，但是一旦有坏账需要打官司，这个工作就非常重要。

③：长期工作。这个工作是长期在做的，而不是临时安排的任务。比如管理安全生产标准化的台账，每个季度都要填。

3：被动任务。

①：不需要提醒的被动任务。比如客户要求我们对账，或者收到了现金要清点，这都属于被动完成的任务。一些接电话报价，开单岗开销售单，仓管发货，这种事情都是日常每天必须做的事情，不需要被提醒也就不需要台账。

②：可以提醒的被动任务。

比如领导交办的事项，如果事项比较多，就容易忘记。或者分不清主次，这时候检查清单既可以提醒自己哪些事情待办，也能提醒领导那些事情自己正在做。

三：结构

1：自我提醒+配合监督

管理岗位除了自我提醒的部分，还需要设计好哪些是配合其他岗位监督的。比如财务办公室，财务主管下面又财务助理，每个财务助理的日常工作并不相同。

财务助理的每日检查清单做出来以后，财务主管则应该降低频率的检查助理的工作内容。而不是仅仅看他的每日检查清单。

如果助理每天要勾稽发票，那主管每周看一次就可以。如果助理每周要认证一次发票，那主管每月看一次即可。

2：表格设计

①：每日，每月分开。

每日表格和每周，每月表格不要挤在一起，分开来设计。这样可以保持月度检查清单一年更新一次。每日检查情况每月更新一次。

②：电子表格或者打印

如果需要主动汇报的任务比较多，则做电子表格比较方便，这样每天方便发邮件。

有的工作比较琐碎也不是每天需要查看的，则直接做成纸质清单。自己填写即可。