Excel多级下拉菜单的制作

编辑Excel表格的时候，有一类数据是相对固定的，比如说性别或者行政区划，如果数据量很大的话，每一项都手动输入就比较浪费时间而且容易出错，这时我们就可以给每组数据制作一个下拉菜单，以后我们只需从菜单里选择相应的内容即可。

基础知识

数据有效性是下拉菜单的基石，在数据选项卡下面，数据验证，选择序列，输入或选择有效性数据来源。

一级下拉

需求
制作学生成绩表下拉列表，年级从一到六年级，学生学科有语文、数学、历史、体育和政治，成绩分为A、B、C、D四个等级。

## 方法1：常规下拉制作，数据有效性-序列
选择年级列，数据-数据验证，选择序列，来源里输入“一年级,二年级,三年级,四年级,五年级,六年级”，注意这里的逗号为英文状态下的逗号。同理设置学科列和成绩等级列。

## 方法2：批量定义名称制作
创建数据有效性的数据源区域，分别输入成绩等级明细、年级明细和学科明细，如下图。

选中数据源数据，Ctrl+G进行定位，定位条件选择常量。打开公式选项卡，根据所选内容创建，选择首行。这时候就会根据首行创建相应的名称。然后同样的设置序列，数据来源 ”=成绩等级”，其他列同理设置。

## 方法3：通过公式设置数据有效性
通过公式来设置数据来源，首先用counta分别计数有多少成绩等级、多少年级和学科，然后通过offset偏移函数来扩大数据范围。最后的公式为：
=OFFSET($J$10,,,COUNTA($J$10:$J$22))
该公式可以理解为从等级A开始扩展有数据的区域，将有数据的范围全部选中。作为下拉菜单数据来源的数据源。最后同上方法，设置数据验证，序列的数据来源输入该公式。

二级联动

需求：
根据数据源创建部门人员的联动，选择部门后只能选择对应部门的人。注意思考是否可以实现动态的一二级联动。

## 步骤1
完成部门常规一级下拉菜单的制作，方法见本文上。
## 步骤2
构建数据源区域，列出每个部门的人员名单。

## 步骤3
批量定义名称制作，创建各个部门的名称管理。Ctrl+G定位常量，然后公式选项卡下根据所选名称创建。
## 步骤4
数据，数据验证里来源输入=INDIRECT($B11) 即根据部门列所选部门，联动出相应的员工姓名。

三级下拉

三级下拉的难点其实不在于设置有效性，而是数据源的重排。数据源一般如下图所示：

最常见的行政区划，即省市区的三级联动，往往常规的做法是一个表把各个省的城市全部放在一列，然后另一个表把各个城市的区全部放在一列，如下图所示。但是这样手工重排的工作量其实非常大，这时候我们需要借助函数来对数据源进行重新整合。

首先需要将数据源进行排序，按省份为主要关键字，城市为次要关键字进行排序。方便后面公式进行计数。然后将一级下拉菜单、二级下拉菜单和三级下拉菜单的数据分别进行下面格式的整理，省份、省份+城市、城市+区县。如下图所示。

## 一级下拉菜单制作
直接通过常规下拉制作
## 二级下拉菜单制作
首先用countif计数该省份下城市个数，然后用match函数找到该省份下第一个城市的起始位置。最后通过offset+indirect+countifs+match函数来作为序列来源。
=OFFSET(INDIRECT(“D”&MATCH(J2,C:C,)),MATCH(J2,C:C,)+COUNTIF(C:C,J2)-1)

## 三级下拉菜单制作
方法同二级下拉菜单。最终效果图如下：