离职=信息资产流失？Richmail来帮你！

      “老陈离职，把他手头上的客户资源都带走了！”“小白跟进的客户资料全没了……”在企业发展过程中，人员流动是再正常不过的事情，然而，人员流动也会给企业带难以估量的负面影响——信息资产流失！假若某员工受利益驱使，在离职的同时，把企业的资源或客户资料全部带走，甚至泄露给竞争对手，将会给企业的生产运作带来严重影响，给管理者造成巨大困扰。

      邮件，由于其专业性、商务性和便捷性，在当今职场上被广泛应用，成为主流的沟通交流工具，大部分商务合同审核、重要信息传达、重大项目审批等都会通过邮件收发实现。离职员工带走资源，只需将客户的往来邮件保存、下载，并删除原始记录，企业便难以追查。

      自建邮件系统，由于服务器搭建在企业内部，由企业全权把控，使得员工离职给企业带来的不稳定问题得到妥善解决，将影响降低至最小。以Richmail邮件系统为例，从数据备份、权限管理等方面杜绝资源流失事件的发生：

                                                        邮件备份 防止数据擦除

      为避免数据被恶意删除，Richmail支持系统管理员对流转邮件进行管理，管理员可根据业务需要，对用户邮件进行监控，并保留备份和记录，利于公司信息的管理。即使企业员工离职，其邮件往来记录也会被完整保存下来，还可对删除数据进行恢复，不必担心数据遗失问题。

                                                         权限管理 控制信息流转

      Richmail邮件系统通过采用“企业-部门-子部门-用户”组合体系的分级管理模式，从企业至部门，再到员工，针对不同层级的管理，提供不同限制的权限管理。如果某些特定邮件只想让某些特定层级的人员看到，Richmail可对邮件信息和用户划分不同的密级，并对不同密级用户的行为进行严格控制，确保正确密级的信息在对应密级的用户间传递。系统管理员可通过对将离职员工的系统设置特殊层级，限制其邮件收发，预防数据泄露，还可对其状态进行管理，包括锁定、注销与恢复等，方便用户平台的维护。严格管控用户权限，特别是将离职员工，使企业资源流失的风险降到最低。

                                                               审核监控 避免非法操作

      Richmail邮件系统从企业邮箱安全角度出发，提供邮件的监控与审核功能，可以针对性地加强邮件内部控制管理。管理员新建监控或审核规则（邮件主题、正文内容关键词、附件名、单次群发接收人数量或收件人匹配规则以及监控人邮箱地址）后，当邮件投递/接收触发到该规则时，系统自动将该邮件密送一份至监控或审核人邮箱，同时输出监控/审核日志，供管理员查询。通过这种方式，管理员可以了解一段时间内触发监控审核规则的邮件记录，有助于企业管理者对于整个邮件系统安全的管理。管理员还可通过网盘日志，查看一段时间内用户在网盘中进行的操作日志记录：例如文件的上传，下载，删除，实时了解网盘利用情况，分析用户行为。离职员工如进行非法操作，涉嫌外泄公司机密，其行为将无所遁形，有效降低泄密事件的发生。

      除了在数据管控、防止资源流失方面的突出表现外，使用自建邮件系统，员工离职时，账号即时回收，由专人接管，新员工可以沿用原账号与老客户进行往来沟通，避免出现客户流失。与此同时，以给员工分配“name@企业域名”形式的邮箱帐户，有助于树立统一的企业形象，更具职业性，更加专业化，也是企业实力的重要象征，全面提升提升企业知名度。

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