Word常见基本操作-《和秋叶一起学Word》

总体思路

1. 大量重复的工作懂得批量处理。
2. 反复要做的固定操作固化为“模板”“套路”。
3. 碰到异常情况知道准确高效的解决。
   
   
   

00 快捷键总结

复制、粘贴、剪切、全选、撤销、反撤销、保存、另存为省略。

按键	用法	替代方法
Alt+Shift+8	显示/隐藏编辑标记	开始选项卡-段落-…
Ctrl+ P	打印预览	文件选项卡-打印
Shift+Enter	键入软回车

01 样式的标题

1.1 设置标题

1. 开始选项卡中样式菜单选择设置标题，此后对于所有标题修改格式，可以直接在此修改。既可以整体修改，也可以单个修改后右键更新***以匹配内容。
2. 默认的标题级别为：标题-标题1-标题2-正文。
3. 快捷键：在对应标题右键点击修改，进入修改样式-格式-快捷键，设置需要的快捷键，推荐是Alt+数字。可以实现快速排版。

1.2 多级列表

1. 优势：可以根据上一级标题自动关联、自动延续

2. 开始选项卡-段落-多级列表下拉菜单-定义新的多级列表，可以对应修改样式实现自动编号。

注意：点击定义新的多级列表后，可选择将级别链接到样式，这样可以实现强制匹配。也可以分别设置更新***以匹配内容。

02 导航窗格(查找、替换)

1. 打开导航窗格：左下角点击第1页，共n页或者视图选项卡-显示-导航窗格。在设计选项卡修改选择样式/主题，右边可以修改更多细节。
2. 按顺序搜索图片/表格等：导航窗格中搜索框右侧下拉菜单中选择图片/表格。
3. 高级搜索：调出查找替换框后，选择定位，可以定位各种类型格式。
   
   
   

03 页眉页脚

3.1 页眉页脚

1. 从文档内容编辑模式，要进入页眉页脚编辑模式。通过在页眉页脚处，可以双击鼠标或者右键选择编辑页眉/脚。在该模式下，页眉和页脚工具的设计选项卡中，可以选择页眉页脚的三栏式等。
2. 删除页眉横线：可以在开始选项卡-字体-清除所有格式，也可以开始选项卡-段落-边框下拉菜单，选择无边框。
3. 页眉根据标题变动而变动：进入页眉页脚编辑模式，插入选项卡-文本-文档部件-域，选择StyleRef，确定。

3.2 页码设置

1. 添加页码后，注意页码是灰底的，表示是可变动的量。
2. 设置不同方向页眉页码：在页眉页脚的设计选项卡中勾选奇偶页不同，此后，奇偶数页页眉页脚再也不相关了。
3. 从任意页开始设置页码：从要开始的页前一页插入分节符下一页（页面布局选项卡-页面设置-分隔符下拉菜单-分节符下一页）；进入页眉和页脚编辑模式，在新设计选项卡-导航-链接到前一条页眉，点击后取消；插入页码，此时不是从1开始编号，在页面布局选项卡-页眉和页脚-页码下拉菜单-设置页码格式，设置起始页码为1。
4. 设置为“第一页，共八页”：插入x/y型页码，修改内容。把数字改为中文，需要在数字上右键点击修改域，再更改格式即可。注意：也可以通过插入选项卡-文本-文档部件-域，分别插入Page和NumberPages来完成。
   
   
   

04 打印

双面打印并预留装订位：

1. 顶部装订：设置页边距或标尺功能即可；
2. 侧边装订：设置奇偶页不同和装订线，然后设置不同方向页眉页码（前文已提），注意：奇数页为正面。
   奇偶页不同：页面布局选项卡-页边距-自定义页边距-页边距-页面设置-板式-勾选奇偶页不同。
   装订线：页面布局选项卡-页边距-自定义页边距-页边距-修改装订线长度。

缩放打印

文档选项卡-打印-设置每版打印n页

打印格式错乱

由于会存在字体、版本等兼容性问题，最好另存为pdf再进行打印（快捷键F12）。

05 文本选择

1. 灵活使用左侧右侧箭头，区别Alt、Shift和Ctrl键与鼠标组合的不同用处。
2. 此外，开始选项卡-编辑-选择-选择所有格式类似的文本，通过这个功能快速全选格式类似内容。
3. 可以单独创建一个我的正文样式，非常快捷进行排版。
   
   
   

06 页面设置

6.1 总体页面设置

1. 调整页边距：页面布局选项卡中设置页边距；或者，通过标尺功能（在视图选项卡-显示-勾选标尺），调整。
2. 标尺灰白交界处A、B、E就是页边距线；标尺上的三角形C、D是控制段落对齐的缩进工具。
   
3. 在标尺上，以下四个模块分别是：A首行缩进、B悬挂缩进、C左（侧）缩进、D右（侧）缩进。
4. 纸张方向：页面布局选项卡-页面设置-纸张方向选择。如果要求既横又纵，页面布局选项卡-页面设置-分隔符下拉菜单-分节符下一页，就可以设置了。

6.2 孤行现象

应对方法：

1. 缩小字体。（快捷键：Ctrl+{）
2. 调整行间距。（在开始选项卡-段落调整）
3. 更改内容。
4. 孤行控制（推荐）：选择文本后，开始选项卡-段落-换行和分页，然后勾选孤行控制，不会出现孤行，但有可能出现孤段。
5. 调整页边距（推荐）。
   
   
   

07 模板

在设计范本时，至关重要却容易被忽视的是梳理内容层级。先胸有成“级”，才好依葫芦画瓢。

1. 保存模板：设定/制作好后，另存为.dotx文件。
2. 使用模板：开始选项卡-样式右下角菜单-第三个方形的管理样式-导入/导出，点击右边关闭文件，就删除了Normal.dotx的默认样式，点击打开文件，导入后，选择需要的样式进行添加并且改写。
3. 分工合作后的批量合并：按照章节顺序命名文件，插入选项卡-文本-对象-文件中的文字，选择要插入文件，插入即可。
   
   
   

08 插入元素

8.1 插入Excel表格/统计图

1. 直接粘贴：可能格式不匹配。右键粘贴选项中，有多种格式可以选择。
2. 选择性粘贴：开始选项卡-粘贴-选择性粘贴。
   粘贴链接意味着此次粘贴会随着原始Excel文件变动而变动，可以在表格上右键选择更新链接。
   粘贴意味着直接粘贴过来，可以在Word内用Excel修改 （推荐）。

8.2 插入组织结构图

1. 直接画图：先在插入选项卡-插图-形状-新建绘布画图，创建一块区域。
   注意:连续绘图可以在图案右键选择锁定绘图模式；画垂直线可按住Shift拖动。
2. SmartArt：2013版本后才有的功能，只能在.docx实现。可以用Tab新建下一级，Enter键新建同级。
   
   
   

09 邮件合并

9.1 批量打印信函

函证可以运用此功能！

1. 需要一个Excel表格内有不同需要打印的信息，特别地，必须第一行为列名。
2. 点击邮件选项卡-开始邮件合并-选择收件人-使用现有列表，选择Excel文件。
3. 点击邮件选项卡-编写和插入域-插入合并域-选择需要批量插入的列名。此时为灰则表示是变动量。
4. 按Alt+F9，显示域内代码，删除{ ASK 请插入姓名 \* MERGEFORMAT }。
5. 点击邮件选项卡-完成-完成并合并-编辑单个文档，勾选全部，点击确定。
6. 此时结果是创建了一个信函1.docx，其中每一页有不同的信函。

9.2 批量打印工资条

特点：一页将有多条工资条，而批量打印信函是一张纸内容变更一次。

1. 步骤和批量打印信函1-4步相同，但是是多次键入不同列名。
2. 将工资条表格多个复制粘贴以填满第一张纸。
3. 除了通过Alt+F9删除询问语句之后，对于数字格式还需要设置保留位数。要在{ MERGEFIELD 实发工资 }改成{ MERGEFIELD 实发工资 \#0.00}。以上修改要在所有位置进行一遍。
4. 在每一个表格分隔处，邮件选项卡-编写和插入域-规则-点击下一条记录，逐个复制插入。纸张最后不需要插入，因为下一张纸是天然的下一条记录。

注： 纸张可以改为横向，并且要预留裁剪区域。

9.3 批量打印桌签

1. 邮件选项卡-开始邮件合并-开始邮件合并-标签-标签选项-点击新建标签，设置好标签的尺寸、个数和页面尺寸等。
   区别标签长度/宽度与从页面长/宽的区别。其中： 侧边距+横向跨度=总页面长、上边距+标签宽度=总页面宽。
2. 在单个标签中复制表格，插入域。
3. 通过Alt+F9修改小数点、询问语句之外，还可以改{ MERGEFIELD 领用日期 }为{ MERGEFIELD 领用日期 \@ yyyy-MM-dd}，以此修改日期格式。
4. 点击邮件选项卡-更新标签，可以把当前模板快速复制到其他区域中去。
5. 可以点击邮件选项卡-预览结果-预览结果-查看预览，再点击完成。

9.4 批量打印工作证

难点是批量插入工作证对应的员工照片。

1. 在Excel表格的创建某一列，列名可以设置为“图片”，内容为对应照片的文件名。
2. Word表格中，插入对应的域。
3. 在要插入照片的单元格中，插入选项卡-文本-文档部件-域，在左栏列表中选择IncludePicture，中间栏输入任意字符来占位。
4. 按Alt+F9，将{ INCLUDEPICTURE "占位" \*MERGEFORMAT}中占位删除，并在此邮件选项卡-编写和插入域-插入合并域，点击“图片”。
5. 完成合并，此时照片仍未显示。
6. 必须将Word文档保存在有图片的文件夹内，打开该Word文档，全选后按F9，完成。
   
   
   

10 排版

10.1 制表符/制表位排版

1. 打开标尺，在左侧标尺上方，可以设置制表符是居中/左/右，这样插入的制表位是相应变化的。
2. 在上方标尺点击一下，基于该段落，就插入了一个制表位。
3. 在内容里面按下Tab键就可以实现排版。
4. 填充点：双击制表位，在制表位-前导符，勾选需要的符号。

10.2 表格排版

Alt+鼠标左键可以调整不对齐文本。

题注功能：

1. 新版Word特有功能。
2. 引用选项卡-题注-插入题注，可以进行命名，注意是下图上表。
3. 还可以根据标题一等来进行更新，如表3-2，三章.图2
4. 之后所有图片排版都可以自动更新。

10.3 图片排版

常见问题：

1. 只显示一行：段落格式中设置行间距只要不设置成固定值即可。
2. 首行缩进：段落格式中取消首行缩进即可。
3. 图片悬浮于文本内：点击图片，布局选项悬浮框选择上下型环绕。
4. 多图排序：制作表格来填充。

常见图片排版类型：

1. 嵌入型：认为图片是文字，拖动会显示方框。
2. 文字环绕型：文字会环绕周围。细分为4种。区别紧密环绕型和穿越环绕型。
3. 浮动型：会覆盖字符任意浮动。细分为3种。

10.4 段落排版

通过段落格式或者上方标尺的下方游标设置首行缩进或悬挂缩进。

整体缩进通过段落格式设置。

对于正文或不同格式类型正文，可以设置不同类型的标题样式，通过设置快捷键批量进行排版，利用更新操作或者直接修改。

与下段同页/段中不分页/段前分页

1. 设置方法和孤行设置一样。
2. 与下段同页：适合标题，一定和下段出现在同一位置。
3. 段中不分页：整段不会由于纸张问题而分隔开。
4. 段前分页：类似于插入分页符。（分页符快捷键是Enter+Ctrl）
5. 对于标题1、标题2等，默认了与下段同页/段中不分页。

10.5 列表排版

1. 项目符号中的特殊符号：开始选项卡-段落-项目符号下拉菜单-定义新项目符号-符号，选择最下方Wingdings字体；同样的也可以设置图片等。
2. Tab键：在标题中按Tab键可以直接把标题降一级。
3. 换行符：向下箭头是自动换行符^l(软回车、通过Shift+Enter键入)要换成段落标记^p(硬换行)。
   软回车
4. 关闭编号自动识别：可以在悬浮框永久取消；在文件选项卡-选项-校对-自动更改选项-操作时自动套用格式，勾选自动编号列表开启。

10.6 目录和封面封底

略

11 Office互换

11.1 Pdf & Word

1. 可复制：可以Word直接转换；通过smallPDF、iLovePDF、LightPDF在线转换。
2. 不可复制：通过OCR功能，如Abbyy FinReader、OneNote、SolidDocuments、Adobe Acrobat Pro。

对于Word to pdf可以直接F12另存为。

11.2 Excel to Word

插入Excel表格方法在前文"插入元素"已经说明。

11.3 Word & PPT

Word to PPT

1. Word需要已经设置好了标题级别，PPT将以这个标题为内容。
2. 开始选项卡中点击右键-自定义快速访问工具栏-中间栏下拉菜单选择不在功能区中的命令，中间栏列表中找到发送到Microsoft PowerPoint的选项，添加并确定。
3. 在Word左上方将会有快捷键，点击即可。

PPT to Word
打印备注页/讲义：文件选项卡-导出-创建讲义，选择不同板式

12 常用技巧

竖排文字中英文字母横着显示

页面布局选项卡-对齐方式-文字方向，选择纵向。选择英文文字，开始选项卡-字体-更改大小写下拉菜单，选择全角（表示跟中文一样占两格）。

设置自动保存

在文件选项卡-选项-保存，设置自动保存时间。

一版显示多页

点击视图选项卡-显示比例-多页，也可以设置显示比例。投影时建议设置显示比例为页宽。

关闭校对

文件选项卡-选项-校对，取消在Word中更正拼写和语法时所有勾选项。

文字间距太大

常见的可以通过删除空格、设置两端对齐、更改字符间距完成。
对于网页链接，在开始选项卡-段落-中文板式，勾选允许西文在单词间换行。

特殊符号

在插入选项卡-符号-符号-其他符号，选择Wingdings字体，找出想要的即可。

快速改变大小写

选择文本，开始选项卡-字体-更改大小写下拉菜单，有很多选项。

汉字加拼音

选择文本，开始选项卡-字体-拼音指南，再设置具体格式。

修改痕迹

比较修改痕迹：审阅选项卡-比较-比较-比较，分别导入原文档和修订的文档。
修订：审阅选项卡-修订。随后可以插入批注、接受或拒绝修订。

清除所有格式

1. 选择文本，开始选项卡-字体-清除所有格式，但是无所清除超链接。
2. 复制，选择只保留文本粘贴。
3. 从txt粘贴过来。

给跨多页的表格设置标题

选择表格标题，会出现表格工具，然后布局-数据-重复标题行，点击即可。

斜线表头

点击单元格，设计选项卡-边框-边框，设置斜线，如果是三分类型，需要插入选项卡-插图-形状，选择直线，进行绘图。文本内容可以通过标尺进行挪动。

统一多表格格式（VBA编程）

视图选项卡-宏-录制宏，命名后确定，然后视图选项卡-宏-停止录制，再点击视图选项卡-宏-查看宏，下拉菜单拉到最后选择自定义的命名，点击编辑，可以查看代码。修改代码后点击运行即可。
代码中，网格表样式4可以改成自己保存的表格样式。

Sub 统一表格样式()
' 统一表格样式 宏
'计算当前文档中的表格总数,
For i = 1 To ActiveDocument.Tables.Count

'修改第i个表格的样式
    ActiveDocument.Tables(i).Style = "网格表 4"

'修改完成后，继续修改下一个
Next i

'直到i等于表格总数
End Sub

删除尾注横线

试图选项卡-视图-草稿，选择引用选项卡-脚注-显示备注，在尾注编辑栏中删除尾注分隔符和尾注延续分隔符。

减小Word大小

1. 一般是图片占空间，点击图片，格式选项卡-调整-压缩图片，选择分辨率，确定即可。如果取消勾选仅应用于此图片就会应对所有的图片。
2. 可以保存为pdf。
3. 另存为新的Word，这样就会少很多备份文件。
4. 文件选项卡-选项-保存，取消将字体嵌入文件。