浅谈通过信息手段提高执行力

执行力问题如何在办公软件中得到开发和应用呢？该办公软件应提供或实现什么样的功能和服务，方可达到提高企业执行力？ 管理的对象，是人。对人的管理，表层看是依靠制度，深层看、长远看，是靠文化。要形成好的管理制度、特色的管理文化，必须处理好企业管理当中每天都发生的形形色色各种各样的执行问题，重视执行过程、执行跟踪、执行环节、执行反馈、执行效果等，培育好企业的执行文化，方可实现企业文化落地。探讨执行力的问题，大家、学者、企业家都有很多高深见地，均把执行力问题提高到企业战略的层面高度，本文试从如何借助企业信息化手段来提高执行力这方面进行些初步的探讨。

现在许多企业都很重视企业信息化建设，但普遍问题在于很多办公自动化系统的使用率不高。究其原因，有主观原因，如领导特别是一把手不带头使用，中层干部或要害部门不使用；也有办公系统设计、操作、不贴合企业实际工作流程或管理流程等软件自身问题；加之每个企业对于办公软件的个性化需求与开发商注重普适性软件市场开发的矛盾。解决好这一问题，首先，还须提高领导者对于信息化办公工具的重视；其次，软件开发商须根据企业普遍存在的管理短板来开发出解决企业核心或重点的某一方面而不是全面的信息化办公解决方案；再次企业应转变观念，对于信息化办公不能强求大而全，而在于专和实。那么，执行力问题如何在办公软件中得到开发和应用呢？该办公软件应提供或实现什么样的功能和服务，方可达到提高企业执行力？ 

     
一、实现战略任务的分解。    
也就是工作目标与任务的建立。作为管理者，要围绕企业战略目标，做好任务的分解、计划、组织、分配和下达。任务是企业日常工作的中心。企业一切工作其实都围绕任务而展开，企业员工一切行为也是围绕任务做好执行工作、落实工作、整改工作。因此该软件必须能实现创建任务、分配任务的功能。

二、实现任务的跟踪与反馈。    
具体任务下达至人了，期限和责任也明确了，团队也建起来了，可如何促进任务的执行呢？这是执行的最核心问题。也是企业管理效率的直接反映。所以，任务执行中的动态跟踪极其重要。作为管理者，必须借助工具来随时掌握任务执行中的过程情况、过程资源。可以用电话追踪执行人，用文件、传真追踪执行情况。当然也可以用内部办公自动化信息系统追踪执行动态，做到随时随地控制任务的执行进度和质量，洞察任务执行的方向性偏差，纠正任务执行的指令，从而保证任务的执行处于良好的可控状态。因此该软件须实现任务的追踪记录和动态监察之功能。

三、实现虚拟扁平化的协同组织。企业生产经营中的目标与任务，其中90％不是一个人、一个部门能单独完成的，往往需要跨团队、跨部门协作。因此，抓好执行，建立扁平化的协同组织至关重要。但是，众所周知，企业的组织机构往往要求相对稳定，不能因为一项任务而进行组织机构改革或重组，这就要求我们在企业内部建立起一个虚拟的扁平化组织。即赋予人力资源调配的灵活性，按照日常任务进行跨部门、跨地域的人事组织和人力调配，在任务结束时，该虚拟组织也同时解散。建立虚拟扁平化组织，应该也是该软件必须具备的功能。

四、实现沟通渠道建设。矛盾总是存在于任何事务中。企业管理中，相当多的工作在于协调。如果部门部门间存在很大的“竖井”现象，沟通不畅，执行工作当然会卡壳儿。很多企业每天都发生这样的事情，很多管理者每天都应对这样的事情。因此，建立内部顺畅的沟通机制，尤为重要。沟通机制可以通过开会、文件、制度来硬性约束，形成内部紧密协调配合的做事风格。但这种办法对于现代企业来说，特别对于知识型团队，高素质团队来说，效果不好。而通过现代办公信息化手段，诸如企业集团即时通讯工具、企业邮局、企业论坛等，可加强员工与员工之间的日常交流、部门与部门间的自我协调，形成内部宽松的工作氛围，自我管理的工作氛围，自我处理和化解矛盾的工作氛围，进而形成企业严宽有济、互动协同的企业文化。因此，该软件必须符合并集成当前办公即时通讯、手机短信绑定、移动办公等便捷的人文交流环境建设的需求。

五、实现以任务执行为中心的绩效考核机制.企业绩效考核的办法很多，如果重视执行文化的培育，就必须建立起以任务的执行为中心的绩效考核机制，辅助其他考核办法，把企业对人对事的评价系统逐步完善起来。以任务执行为中心绩效考核，就是把员工对于任务的自我管理、协同参与、主动工作的业绩和过程，进行考核，比如对员工的每周工作汇报，季度工作汇报、年度工作总结，员工自身的任务数量与质量，员工参与协作的任务数量与质量等方面进行计算机统计与考核。因此该软件须具备以任务执行为中心的考核机制功能。

六、实现“学习型组织”团队建设。    
一个企业最宝贵的资产是无形资产，除了企业品牌外，企业无形资产，还应包括企业的经验、成果、人才等。如何积累企业的知识经验呢？在任务的执行过程中，可透过员工各种反馈、资料经验上报、共享，逐步形成企业经验知识库；在协同办公中，员工与员工间，部门与部门间可通过任务协同参与，互相给意见、互相监督与帮助，互相提供经验与交流，从而在学习中达到提高企业人员素质的根本目的。因此该软件还须达到企业内训平台与企业知识管理的功能。 
             
 对于执行问题，当然还有很多办法，在此仅讨论如何真正从解决执行力的本质、机制或方法上入手，设计开发出普适性的执行力专业解决方案。针对企业执行力管理系统，应是一种基于“过程管理”和“执行力”管理理论的新一代协同办公软件，应是基于执行力、过程管理理论而开发的软件。可实现企业内部的垂直管理、扁平沟通、群组协作、高效办公。 主要特点应该有：基于互联网络的塔型任务协同软件产品；  以任务树、消息链，实现任务的层层分解，实现工作协同，实时交互； 基于WEB无客户端的实时讯信交流与沟通；任务过程跟踪、交互反馈，让员工工作事项一览无余； 资源共享、消息提醒、知识积累；在线消息提醒、周期事务提醒，邮件、短信多路通知；个人日程、员工周报，汇报审批框架，实现企业员工、部门绩效考评； 强大灵活的系统安全设计，满足不同需求的系统功能安全、资源访问安全；丰富多样的任务甘特图、绩效考核统计分析图例，实现直观管理分析与考核评价参考。   

21世纪是互联网数字时代，人们的办公交流越来越依赖网络，许多信息化程度较高的企业，要提升企业执行力，培育企业执行文化，应重视并使用好具备执行力能力的办公解决方案，借助办公信息化手段提高执行力，应该引起普遍重视，否则，企业执行力问题，提得再多，仍还只是停留在理论层面。