项目管理爬坑百问：高效会议（网易项目管理心法）

概述

会议作为一种群体沟通方式，决定了正式信息在项目组内的传递路径。
从事项目管理工作之后，你会发现自己一下子多了很多大大小小的会。项目全局涉及到的整个过程，你都要去了解。

会上说了一堆，却没有决议，没有动作，那么这个有机体是没有办法正常运作的。

“断舍离”，只开最有必要的会，会而有议，议而有决，决而有行。会议不在多，而在于精，每个会议都要真正开出效果来。

项目中的重要会议

其实，“断舍离”是一种思维习惯，也就是说， 你要有意识地选择，最适合项目现阶段状况的会议。
项目过程中有大大小小的会，这些会分别服务于不同的目的。之前通过复盘会、评审会，我们现在重点来看启动会、每日站会和项目周会。
实际上，只要掌握了这些类型的会议要点，其它类型的会议也就不在话下了。

项目中的会议

启动会

启动会好比是誓师大会，用来快速地聚拢兵力，集中力量干大事！
我曾经经历过一个项目，因为战略调整和重组，这个团队的规模，迅速地从十多个人扩张到了一百多人。这个临时拼凑的百人军团，大多是自上而下从各个部门紧急征集来的。看起来人很多，但因为角色身份混乱，工作习惯不同，团队内部存在着各种冲突和困惑。在这样的情况下，一场启动会就是非常有必要的。那么，怎么做启动会呢？
启动会的目的是清晰目标，明确授权。要做到这一点，你需要分三步走，分别是 why、what 和 how。

1.why

其中，第一步 why 是最难讲好的。但实际上， 只有充分理解了项目背景、目的和意义，才能更好地唤起团队的参与热情。
那个项目的启动会，我们特意邀请到大老板亲自上阵跟大家讲述项目背景。他从公司战略赛道的选择性聚焦，讲到自己对这个事业的追求，话语中所传达出的重视、关注和热爱，是让这个 why 真正打动人的核心要素。

2.what

接着是 what， 描绘蓝图，设定清晰的愿景，包括项目的三年目标、五年规划，越清晰越好，为的是让团队看到未来的样子。

3.how

最后一步是 how， 也就是明确团队之间的责任分工以及合作公约。
对于一些新组建的团队来说，也可以加入一些破冰的环节，让大家打破边界，尽快建立新的协作模式。你还可以留一些时间给重要的角色代表发言，大家的热情相互感染，会让士气空前高涨。这时，启动会的效果就达成了。
关于启动会的内容，你可以从以下十个方面着手准备：

1. 项目背景
2. 项目目标
3. 项目范围
4. 里程碑计划
5. 主要风险
6. 组织架构
7. 责任分工
8. 流程机制
9. 沟通方式
10. 支持工具

其中，沟通方式指的是，会议的时间安排、频率及参与人员；支持工具一般是指项目组统一使用的任务管理、文档管理、代码管理的工具。
需要注意的是， 只有在新项目或新阶段准备启动，涉及到方向、目标、人员、职责的调整的时候，才需要开启动会来进行公开的澄清和授权。

每日站会

随着敏捷的普及，每日站会的概念也是深入人心。然而，很多站会被当作是例行公事的汇报会，枯燥无味，还有一些站会开得冗长且低效。
其实，开好站会的关键，是要还政于民。站会满足的是团队的自组织需要，而不是 leader的监控需求。
那些把站会开得很持久的团队，往往已经形成了自我管理的氛围，团队每天会通过站会了解整体状态，并对暴露出的风险和问题做出集体决策。
作为项目管理人员，你要引导团队不断建立和完善自己的规则，并在运行顺畅之后，把站会还给大家，让大家自己决定站会要怎么开。

其实，真正自我管理的站会，除了团队成员自己决定站会时间之外，连主持人都是成员轮流来当的。

项目周会

通常情况下，对于 10 人以内的小团队来说，如果已经有了每日站会，就不太需要再另外设置周会。
但是，当项目组的规模继续扩大，分成了若干的工作小组之后，你就需要利用项目周会，周期性地对项目的各个角色、各条线的进展和风险做全面的检查了。
项目周会的目的，是解决整体计划层面、跨团队协同配合的问题，包括产品、运营、市场、研发等环节。由于项目周会是面向各个角色负责人，甚至面向全员的全局性会议，所以，项目周会就天然地成为了一个最能直接把控整体脉搏的地方。
项目周会的内容，除了常规的各角色进度和风险同步之外，你还需要根据项目组每个时期的整体阶段性重点，来设置相应的环节，让大家清晰地感受到项目组明确的导向，也就是什么是当前最重要的。

保障会议品质的关键

实际上，会议的品质，很大程度上可以看出一个项目团队的互动品质。

1. 明确会议边界

每个会议都有特定的主题和目的，并有明确的参会人员范围，这个就叫会议的边界。
你可以写下目前参加的每一个会，问问自己：“为什么要开这个会？会议的边界是什么？哪些议题适合在会上讨论？”对于那些与主题不相干的议题，你要坚决舍弃。

想要彻底改善，项目经理要做好两个确保：

• 确保各部分的进展信息在会前统一提交，会议当场只说重要问题、风险及需要支持的地方；
• 确保会议当场严格围绕主题开展，对偏离主题的讨论，及时叫停！

另外，参会的人，也应该是有边界的，并不是越多越好。 相关问题的主要决策人，对这个问题有责任的相关人员、负责执行决议的人员是必须参与的。发送会议邀请时，你要明确哪些是必须参与的人员，并抄送那些可以选择参加的人员。

2. 建立会议规则

我们曾经做过一个“会议小恶魔”的游戏，就是让每个人想尽办法地破坏会议，借此去体会开好一个会，需要哪些要素。结果我们发现，像迟到、拖堂、开小会、看手机等行为，问题虽然不大，但是频繁发生的话，就会大大地影响会议品质。
特别是对于一些周期性的常规会议，约定好会议规则是非常有必要的。主持人要引导大家建立会议规则，对于迟到、请假、拖堂、跑题等行为建立公约，并成为规则的守护者。
我身边有些做得好的项目周会，光是会议规则就已经迭代过五六个版本，从迟到红包、拖堂红包开始，到轮流担任“规则守护大使”的角色，最后发展成由主持人判定违反会议规则者，即自动成为下次会议的主持人……不得不说，这一招真的很管用。规则上的推陈出新，在活跃了氛围的同时，还共同构建出了高效的会议品质，最终是对每个人的时间负责。

3. 做好会后跟进

要想真正做到决而有行，最终靠的是有效的会后跟进，真正把决策落到实处。
会议主持人要及时汇总讨论的结果，并形成会议结论。对于无法当场确认的问题，一定也要进行记录，并明确跟进人和完成时间。 会后所有跟进事项，直接进任务系统，确保跟进到底。同时，要在会议纪要的邮件中明文呈现，下次会议统一回顾。

总结

今天介绍了项目中要开好的重要会议，以及保障会议品质的三个要素。
会议设计和流程，也需要根据项目各阶段的情况做相应的调整。既然项目的状态和团队的状态一直在变化，那就要根据这种变化去动态调整，想清楚我们到底要开哪些会？不开哪些会？怎么把会开好？

只要你坚持只开最有必要的会，开真正高效且产生决议的会，大家不但不会排斥，还会积极参与，会后还会有“这么短时间就达成一致”的满足感！所以你看，会议不是目的，借助会议去做好群体沟通，让大家看到有效的进展，才是最重要的。