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复盘的核心目的在于从行动中学到经验教训,并将其付诸应用,以实现未来的改善。

一、个人复盘

柳传志:”每隔一个月左右,静下心来花5天左右的时间,把近来做的事情捋一遍,写写东西。"

1、对什么进行个人复盘?

1)新的事(第一次做的事)

2)重要的事

3)有价值的事

4)未达预期的事

2、个人复盘要注意的事项

1)坦诚地面对自己

坦诚地面对自己,冷静、客观、实事求是,以开放的心态、批判性思维,多问几个为什么,多想几种可能性,并学会换位思考。

2)"先僵化,后优化”

先参照复盘的一般步骤,按部就班地进行(甚至一开始可能需要写出来);等已经对复盘的逻辑和问题非常熟悉,则可以根据自己的实际情况,有选择地进行适当取舍。

3)记录要点并定期回顾、提醒自己

不仅应该把复盘记录下来,还要定期回顾、梳理一下,把相同或相关联的事件联系起来看,发现共性的问题,以及深层次的问题,以便让自己获得更大的成长。

4)保持开放的心态,避开“经验陷阱”

始终保持开放的心态,不要过快得出结论,或以一时一事的分析得出的结论作为天经地义的“真理”或规律。不要让自己过往的经验限制了自己对新领域或新的可能性的探索,从而变得僵化。

深入反思,对自己推论过程中用到的一些既有规则、假设,保持警惕,问自己“它们是否依然有效”,不要对此“视而不察”或认为它们就是“天经地义”的。

5)习惯成自然

对当天或近期的工作快速复盘,甚至于不需要专门写出来,也有助于形成习惯,逐渐成为下意识的自然动作。

二、团队复盘

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如果团队在既定目标和实际结果两个方面没有取得一致,在复盘过程中就会出现分歧,或者陷入无休止的争吵,从而影响复盘的效果。

实践证明,通过花些时间去澄清目标,设定明确的标准(如预期的顾客满意度水平、项目完成的重要里程碑、新产品的渗透率等),只有建立在对目标与事实达成共识的基础上,大家才能深入探讨成败原因及利弊得失。

1、回顾、评估

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这两种方法从本质上看是“殊途同归”的,在选择时,可以根据自己的目的与实际情况、操作的便利性、事件/活动本身的特性,以及团队成员的状况等因素,相机行事。

比如,如果团队成员发生了较大的更换,参加复盘的有很多新同事,则可以由熟悉情况的老同事把事情过程复现一遍;如果你希望通过复盘,促进团队成员之间的相互配合,或按照规范打法操作,就可以进行过程的回顾。相反,如果团队成员比较稳定、彼此之间相互熟识,而且已经养成了复盘的习惯,你所操作的这次复盘是一系列相关复盘之一,或过程中涉及较多事务性工作,则可以直接让大家对照目标,评估结果的优劣。

2、分析、反思

这一阶段的目标是找出导致成功或失败的根本原因或关键要素。

这一步要回答的问题包括:

1)那些有价值的亮点,是由哪些原因造成的?其中,主观原因有哪些?客观原因是什么?真正起作用的关键成功因素是什么?

2)那些主要不足的成因有哪些?其中,主观原因有哪些?客观原因是什么?最重要的根本原因是什么?

对于一些复杂的项目/事件,不必对所有差异一一分析,而是应该把握关键,针对一些关键事件/议题进行深入分析,找到根本原因。

团队必须针对几个可能的解释进行“头脑风暴”思考,从有限或彼此矛盾的信息中搜寻线索,发掘答案。

事实上,决定下次做什么常常是和诊断、分析不可分割的。只有真正理解了问题是什么、根本原因在哪里,参与者才能想到并提出行之有效的解决方案。

可以使用的工具与方法包括:头脑风暴法、五个为什么、鱼骨图、“思考的罗盘”等。

3、萃取、提炼

是指从具体的实践中,深入思考、提取出一般规律的过程。

这一步要回答的问题包括:

1)我们可以从这个事件/活动中学到什么?

2)有哪些可以坚持或推广的做法?

3)有哪些做法不奏效,或有待改进?

4、转化、应用

只有将学到的经验教训付诸后续的应用,转化为未来的行动改进,才是完整或真正的学习。因此,在复盘时,要制订学习转化与后续应用计划,并落实到实际行动中。

这一步要回答的主要问题包括:

1)如果有人要进行类似的行动,我会给他什么建议?

2)接下来我们该做些什么?

3)哪些是我们可直接行动的?哪些需要制订专项改进计划?哪些是组织需要改进的建议?

要让复盘真正起作用,就必须落实到具体的行动措施,并执行到位,注重后续反馈。包括:

1)关注可控范围

参与者必须关注自己能控制的事情,而不是超出自己控制范围的外部力量,否则,这个过程可能不会产生直接的影响。

2)固化成功,改进不足

将导致成功的有效做法或关键要素继承下来,固化进制度、流程或规范之中,或推广出去,分享给其他相关人员。

3)考虑后续行动措施

a、马上行动:哪些是自己可控、立即可以采取行动的?

b、专项计划:哪些是需要制订专项计划,在一段时间内实施、推进的?

c、管理改进:是否需要在组织层面采取系统化的改进措施?

4)明确、具体,有负责人、时限

每一项行动措施都要明确、具体,同时指定责任人,并明确时间表,包括开始时间和截止时间。如有必要,还要制订实施计划,阐明行动的目标。

5、复盘引导:团队复盘成败的关键

团队复盘的质量关键在于引导的品质和流畅度。

复盘引导师,请参考【复盘引导师】。

三、项目复盘

“事后回顾”,指在项目进行期间,在任何一个能定义出开始和结束的事件之后马上进行,而不是等项目结束以后再进行。

1、事后回顾的指导原则

1)马上开事后回顾会

当所有参加者都有时间时,就马上开事后回顾会,这时所经历的事情和问题在他们的脑海里仍栩栩如生,而这些总结也可以马上得到应用,甚至第二天就用得上。

2)营造良好的氛围

理想氛围之一是,大家要开诚布公,愿意学习和改进;

事后回顾会是一个学习的过程,而不是批评、追责或表扬,也绝对不能变成对个人行为的评论会;

所有和事件相关的人都出席这个会议,每个人都有同样的发言权,普通员工也可以畅所欲言,对上级领导的行动和指令提出意见;

坦诚是建立团队凝聚力的核心,不能有居高临下的领导,所有有关人员都拥有自由发表自己看法的权利。

3)任命一个联络人(或复盘引导师)

营造氛围,引导人们畅所欲言,使会谈过程简洁而高效。

4)回顾预期目标

针对任何一个有着明确的目标和行动计划的事件或活动,引导大家讨论:预期目标是什么?假定会发生什么情况?确保大家对目标达成一致理解。

5)再现实际情况

引导大家去了解事实,理解那些真正发生的事情,而不是某个人的观点或意见;

在这个过程中很有可能会发生分歧,而这恰恰是宝贵的学习机会,让人们畅所欲言,把自己的所见、所想都讲出来,有助于增进相互理解和团队整体协同;

6)比较实际和计划的差异

真正的学习过程是从比较计划和实际发生事情的时候开始的,分析“为什么有差别”以及“我们从中能学到什么”,有助于找出成功和不足之处,然后将总结的经验糅合进后续行动的步骤中,制订行动计划,以确保优点,改掉缺点。

7)记录事后回顾过程

记录事后回顾过程中的主要部分,能使人们明白发生了什么事情,便于经验的传承和知识分享;

将这些鲜活、宝贵的经验教训变成团队/组织可以传承、共享的财富,并从众多事后回顾中发现共性的问题,从而修补组织短板,促进组织发展,就能充分发挥团队复盘的作用。

2、项目复盘的12条秘籍

1)召集会议

强烈建议组织一个面对面的会议;

要以最快的速度召集项目复盘会议,比较理想的情况是项目结束后两周内;

开会的地点尽可能靠近项目进行的地方,避免选在没有特色的或宾馆式的地方;

可以考虑将复盘会变成一次庆祝活动;

至少要保证每个人发言时间不少于20分钟,如果是长期的、连续的和复杂的大项目,还应适当延长时间;

确保有足够的辅助工具(例如即时贴、记事本、海报纸等)。

2)邀请合适的人

如果可能的话,邀请一个“客户”参加研讨;

如果有一个类似的项目正准备开始,或已经开始了,那么邀请这个新的项目小组成员参加复盘会,将是非常有价值的事情,因为可以让刚刚总结出来的经验和问题,一提出来就能立即传递给新的使用对象;

如果有其他项目小组成员过来参会的话,要尽量将自由交流时间拉长点;

项目负责人必须参加,项目的主要成员也应该参加;

让项目负责人、联络人或经理安排会议的日程,他最有决定权,知道谁应该参加,谁在项目小组里有影响力;

在召集与会人员、和他们联系时,要同时申明会议的目的:通过这个项目学到经验,使将来的项目能够更加顺利地进行;

3)任命联络人(或复盘引导师)

要保证项目复盘的各项工作顺利推进,必须指定一名独立的联络人(或引导师);

这个人最好是与这个项目关系不大的第三方人员;

联络人不能是上级主管部门的领导,保证会议的中立性,完全摆脱任何对个人行为的评价;

联络人的核心职责是引导大家讨论、开好项目复盘会,他不必熟悉要讨论的内容,也不必是项目业务方面的专家。

4)重温项目的目标和交付成果

从明确最初的目标开始,询问“我们预期的目标是什么?”以及“我们真正取得的成果是什么?”;

联络人可能要问客户或参与者:“你们是否达到了预期目标”,并可以按照项目的“关键成功因素”(KSF)或“关键绩效指标”(KPI),逐个了解项目是否实现了预期目标,是否让客户满意,包括工期、成本、质量等。

5)重温项目的计划或过程

对于大型或复杂的项目,应该重新审核项目计划,将它和实际进行的情况进行比较,找出其中的差距;

联络人可以和小组成员一起,画出一个项目实际进度的流程图,同时确定出各个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。用这种方法,可以发现项目哪些部分延迟了,哪些提前了,哪些完成得效率很高,哪些拖拖拉拉,哪些部分小组成员还不大清楚做到了哪一步。

6)询问“什么做得很成功”

永远从做得好的地方开始!我们应该尽可能积累好的实践方法,并尽量避免错误;

联络人可以询问:“在向目标迈进的过程中,我们取得成功的有哪几步?项目中真正做的很棒的是哪些地方?”

必须多问几次“为什么”,它会使你很快找到问题的根源;

保证每个人都参加讨论,请那些不作声的人发言。

7)分析成功的原因,并将结论转换成对将来工作的建议

秉承客观公正、实事求是的原则,排除感情色彩,找出成功的原因,总结出重要、可以重复使用的经验和建议;

总结出的经验和建议,必须基于大家公认的事实;

主要采用团队对话引导的方式,让大家畅所欲言,以开放的心态,自由地探讨,不压制任何不同的声音,并将冲突引导为富有建设性的、创造性的对话,逐渐达成共识。

8)询问“哪些可以做得更好”

没有完美的项目,即使是取得了全面成功的项目也有可以改进的空间。因此,接下来要围绕着“哪些地方可以做得更好?“,“哪些过程的次优的?”,“还有哪些遗憾或缺陷”等问题展开讨论;

再次运用“多问几个为什么”的技巧,探询一下影响项目组未能做到最好的原因。

9)找出困难和改进建议

项目复盘应放眼未来,不要纠缠于过去的错误;

找出“绊脚石”和容易犯的错误,以便将来不再犯这类错误;

下列问题会非常有用:

“在当时给定的信息和知识条件下,我们能做得更好吗?”

“在现有信息和知识条件下,我们怎样把这些项目做得不一样,以保证获得更大的成功”

“根据你现在的经验,你对将来这类项目的小组成员有什么建议”

“如果下次仍有机会做类似项目,你会在哪些方面采用不同的做法,以便做得更好”

10)确保没有遗漏,每个人都畅所欲言

不能让任何人在离开会场时觉得事情还没有说清楚,或觉得自己有价值的意见没被重视;

可以利用打分或大家评价的方式,来确认是否有被遗漏的事项。可以问大家:“现在想一想,你对这个项目的满意程度如何,如果10分为满分,你打多少分?”

如果有人打了不到10分,你可以问:“你觉得怎样才能达到10分呢?”用这个方法,就可以知道他们没有表达出来的、不满意的地方了。

11)询问“接下来做什么”

项目复盘要付诸行动,才能真正发挥价值;

如果与会者中有人正准备再做一个类似的项目,那么可以提醒他们是否能利用刚刚总结出来的经验教训,去对自己的项目计划、方法等加以优化;

12)整理并分发会议记录

有一个结构清晰、简明扼要但保持完整性的会议记录,是非常重要的。但是,如果过于简略,缺少必要的细节,也将大大削弱会议记录的价值;

要尽可能详细地记录对将来工作有帮助的建议,将其醒目地标注出来,适当的时候要直接记录大家的发言。之后,应征求每一个参会者的意见,确保没有任何人的话被误解,也没有重要事项被遗漏;

一旦统一,要将最终的文件分发给大家,并共享给可能会从中受益的人。

3、多重迭代式项目复盘操作模式

分层级复盘

1)项目内部各小组或职能条线的复盘

2)项目组层面的复盘

对一些大的项目,如果无法让全体成员都参加,可以选择各小组的负责人及业务骨干参加。

分阶段复盘

1)关键活动或事件复盘

可对一些新的、重要的,或有价值的、未达预期的事件或活动进行复盘。

2)定期进行项目进展回顾

可在常规的进展汇报、问题研讨之外,组织复盘会议(事实证明也是非常有效的)。

3)项目阶段性复盘

在项目的每个阶段进行复盘,总结上一阶段工作,学到可以应用于项目后续工作的经验教训;

对项目的阶段性复盘,不仅有助于发现项目中隐藏的风险与“短板”,也可让项目组成员更深入地把握项目规律,更好地相互配合,从而提高项目成功的概率。

4)项目总体复盘

在项目结束之前或之后不久,进行总体复盘。

4、项目复盘的关键成功要素

1)领导重视

如果领导不重视,日常复盘和项目阶段性复盘可能都是很难开展,更不要说坚持下去;

领导不仅要亲自参加,而且要主动推动复盘成果的落地;

2)明确责任

3)积少成多,图难于易

对于大的项目,在执行过程中,要定期或阶段性复盘(可能每半个月到一个月要进行一次);

对复盘结果要形成书面的资料,一方面是工作计划、检查、推动使用;另一方面也可提供后续参考,为项目总体复盘提供素材;

如果没有这些日常的积累,项目总体复盘可能就会流于表面,仅凭项目参与方的印象,对于一些大项目而言,难免会有偏差。

4)把复盘当成推进工作的一部分

不要把复盘当成一项额外的工作,而是与实际工作研讨、推进、检查、调整紧密结合起来,把复盘当成工作的一部分,是一种基本的工作方法;

复盘不只是提升能力或学习的一种方法,对于复盘的结果不能是“说说而已”,必须认真对待,把它真正落实到位;

通过复盘,发现目标或计划有些偏差,应对目标或计划进行及时调整。如果发现实现目标的策略打法或运转模式、沟通策略与机制等存在问题,也应及时改进。

四、经营与战略复盘

好的企业家不是教出来的,而是干出来的。企业的经营与管理是一个特别复杂而微妙的系统,不仅要具备一定的知识和技能,也要有相应的经验,甚至是直觉和智慧。为此,从经验中学习将是企业家“修炼”的重要方式。

战略性复盘,指对于公司发展的重要节点、战略方向与路线选择、战略部署进行检讨和反思;

战术性复盘,指对项目运作的过程、方法以及日常运营中遇到的问题等战术性工作,进行分析、检讨,总结经验教训;

"务虚会“,指在面临重大决策之前,一把手要和团队成员以及外部顾问,反复地讨论,不是谈具体做什么和怎么做,而是想清楚相关的原则、大思路、根本性的问题,并达成共识;

1、季度业务复盘会

1)回顾绩效目标

对绩效指标的回顾,选择一些最关心的指标,如收入或用户增长、利润、客户满意度等,做成“仪表盘”,在回顾会上对仪表盘上的主要指标实际状况进行回顾,看是否处于合理范围之内,或者有异常?

2)分析差异的原因,以及是否需要优化衡量指标体系

深入地分析造成差异的根本原因,甚至要以开放的心态,对指标的设定进行反思,看是否需要调整指标机器赋值。

3)重要事项讨论

要对公司重要项目、业务进展状况,以及上一季度公司内外的关键事件进行回顾、研讨;

要对产品的研发状况进行深入的讨论,包括与预期目标相比的实际状况、遇到的问题、原因分析、需要的支持以及改进计划等;

及时通报、讨论竞争对手的状况、市场的变化等相关信息,看是否需要调整目标、策略,或者制定全新的策略;

聚焦于关键事项进行深入探讨。

4)制定新的绩效目标以及具体行动计划

基于前期的讨论,公司和各部门制定新的绩效目标以及行动计划。

2、年度战略复盘与规划研讨会

在变化比较快的行业里,不一定要按照年度来进行战略复盘,可以划小时间周期,按季度来回顾;

对照季度/年初确定的战略和目标,回顾一下实际执行情况,对这个过程中发现的一些重要问题进行研讨,看看它们对公司的战略与目标可能有哪些影响;

企业经营与战略是一个非常复杂的系统,不能只看企业内部,必须“内外兼顾”,对于企业外部环境、客户、竞争对手、合作伙伴等的相关变化,也要定期更新,并反思、分析,发现趋势或规律,顺势而为。

3、组织学习史

将组织过去数年的发展历程绘制成一幅画卷,列出其中的关键变化或重大事件,让大家对其进行反思、回顾,从而学到一些经验教训,用以指导组织当前正在或即将推行的变革措施。

反思自身发展历程,从中学习;

1)绘制组织学习史

2)组织学习史集体反思会

4、组织与战略复盘的关键成功要素

1)一把手亲自主导

带领高管团队在合适的时点、以合适的频次进行战略复盘,是一把手的基本职责,也是其领导力的重要体现。

2)明确分工、形成机制

明确各部门的分工与职责,形成机制、长期坚持;

最好让相关部门先完成自我复盘,这样可以做好准备,提供公司层面复盘会议的效率,也可以把握重点,深入探讨共性或重要的问题。

3)内外兼顾

不能忽视对行业、产业、客户、合作伙伴,以及竞争者、外部环境的洞察与共识,经营与战略决策需要建立在对这些因素的综合判断上;

必须结合经营与战略复盘的主题,拿出专门的时间进行对市场洞察、竞争形势的分析研讨。

4)到位的引导尤为重要

经营与战略活动涉及的因素众多,也是对企业运作一些根本问题的综合判断,错综复杂,不存在绝对的对与错;

要让公司内部有丰富业务管理经验(至少参与过经营分析与战略规划)、有一定职级、有熟练复盘引导经验的认证复盘引导师负责,要么就聘请外部复盘引导专家。

5、小企业/创业公司同样需要经营与战略复盘

选择进入那些市场?目标客户是谁?他们有哪些“痛点”?他们有没有支付能力?公司为他们提供哪些产品和价值?相对于竞争对手而言,公司的独特价值是什么?如何交付这些价值?能否在确保客户满意的同时获得利润?等等。

一边干、一边学,逐渐从“蒙着打”变为“想着打”,再到“瞄着打”,逐步学会制定战略;

先选准一个切入点,快速行动,然后无论对或错,都尽快地进行复盘,从“试错”中学习,并迅速调整。

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