DEVONthink Pro Office &文件夹整理

由于网络的格外通畅，接触的领域越来越多，每天都会下载收集大量的文档、图片、视频等。稍稍不注意就会把固态硬盘的电脑塞爆，并且各种文件散落在电脑各处，不易寻找，甚至可能会造成丢失。
我使用DEVONthink Pro Office 作为文件系统进行管理。虽然我以特定应用作介绍，但是进行分类、分级的方法是在各种文件系统下都是通用的。(友情提示：作者是个写代码的，不以视频处理为生，如果是视频工作者度量单位可能会有误差)
在介绍具体的分类分级方法前，先思考2个问题，我们有多少文件？它们和我们有什么关系？

1. 我们有多少文件？

以文件量来说，我认为每个人所拥有的文件大约在1Gb到3Tb之间。这个数量级可是差了3000倍，这3000倍的差别在哪里呢？是A比B的文件就会多这么多吗？显然不是，是因为每个人计算的边界不同。有人认为自己电脑磁盘里的所有文件是自己的文件，有人认为只有最近在做的几个项目和自己外出旅游拍的照片是自己的文件，还有人认为文件需要包括自己网盘里几Tb的视频资源。

2. 如此多的文件和我们有什么关系？

其实可以看的出来，前面提到的文件和我们之间的关系有的紧密些，有的和我们看起来关系并不那么大。就像我们最近在追的剧，我们下载下来也只是缓存了剧的一个特定清晰度的副本，甚至可能还是盗版，这显然不是我们的文件财产。这些剧大多数我们只会看一次甚至一次都不会看。就像松鼠收集食物一样，收藏的数量越来越多，但是和我们的联系却比较少。而另外一些数据，比如说我们的证件照、票据等我们会多次利用，甚至希望可以随身携带。显而易见这两种数据对我们来说意义是不同的。那么对文件进行不同级别的分类，并进行不同级别的备份，既能够保证数据安全、也能让所需的文件触手可及。

如何分级

文件分级

先放上个人对文件的分级，将所有的个人数据按照热数据、历史数据、网络数据进行分别处理。
热数据是指包含个人信息、个人收集、个人产出、最近在做的事情在内的一组数据，同时在我的热数据中包括了PKM的全部内容。
历史数据级别包括了所有我拍摄的/被拍摄的照片、视频，我看过的书，我曾经所做事情后保留下的资料(解释下，这里可能包括某些日后撕逼要用的截图、邮件等事件发生的证据，非保密的部分)，还有可能包括了现阶段在使用的一些参考资料（论文等）。
网络数据级别是最不重要的级别，这一级别的数据量巨大，而且还不重要。主要包括下载、”收藏“的各类视频教程、书籍、电影、音乐等，基本上是满足自己松鼠症而存在的。为此我买了一个3T的移动硬盘，将其中的2T左右分给了这一级别的文件。
我在DEVONthink Pro Office中创建了三个库(普通文件系统用户可以采用三个文件夹)：

• 热数据 (200+Mb)：me & now
• 历史数据(7.6Gb) : mine & history
• 网络数据(n Gb) : others (这里只有网络数据的一部分，具体原因见后面)

同时对三种级别的数据我分别采取了不同备份策略。

• 热数据: 坚果云webdav同步(其他文件系统可以百度云、dropbox同步文件夹)，iPad、Mac 、假想的iPhone 同步。
• 历史数据: timemachine 双备份
• 网络数据: 只有移动硬盘中有一份完整的存储。

如何使用

以上的部分已经构建出了一个比较完整的多级别文件存储系统。但是使用的时候到底是如何对应到系统中呢？
以256Gb的电脑存储空间为例，50G的空间用来安装软件、接下来云同步所有的热数据。如果历史数据内容少，则可以在电脑中放一份完整的历史数据，但不需要云同步。如果历史数据较多，可以把除了照片、视频的部分都放进电脑中。这样在需要使用文件的时候都可以最方便的拿到数据。
而最后一个级别，网络数据不是永远的存在于硬盘里。这样就真的成了松鼠收集东西只为了获得安全感。应该做的是根据常用程度，比如常听的高清音乐、有计划要看的电影、电视剧，放入到电脑中网络数据的部分，这样在想要看的时候也就无需连接繁杂的外接设备。还可以体验把网络资源终于看完了的快感。

任务文件管理

在项目文件夹中用日期+任务名称的方式对文件夹进行命名，并辅以label标注，我采用绿色作为已经完成的标记，红色作为TODO，这样可以一眼分辨出哪些文件夹和我当前要处理的事情相关，可以更快的集中到需要的文件夹中(注：不是任务管理，这里仅仅是对文件夹进行简单标注)。根据这样的标注信息还可以很方便的区分出哪些是比较早期的已完成的项目，便于进行归档。

DEVONthink示例

一个特例

使用公司电脑，或者公司账号时。只需要同步热数据，保证基本使用即可。对于工作中的项目资料等建议单独创建一个本地文件夹不做同步。如果有条件的话可以用公司提供的同步工具进行同步。