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减少收件量
简化电子邮件最关键的一点是，绝不让没有必要的邮件进入收件箱。尽管我们每天都会收到数百封邮件，但大部分邮件会直奔垃圾文件夹或垃圾箱，根本进不了收件箱。收件箱只接收最重要的邮件，否则你就会被排山倒海的邮件淹没。
下面是减少收件量的几种方法：
1.垃圾邮件。我推荐大家选择能过滤垃圾邮件的邮箱，我现在收到的垃圾邮件基本为零。我以前用过的某些不能过滤垃圾邮件的邮箱简直不能和它相提并论。用哪些邮箱的时候，我常常需要不厌其烦地把几十封邮件标记为垃圾邮件。.
2..通知邮件。现在在线购物十分发达，我经常收到他们这类网络服务商发来的通知邮件，收件箱都被这类邮件塞满了。于是，我设定了过滤功能（如果你用的Mail应用程序或Outlook,这个功能叫作“规则”），把它们自动文件夹并标记为“已读”，或者直接丢进垃圾箱。只要我愿意，随时都可以打开“支付”文件夹查看通知邮件。这么做可以避免收件箱被弄得乱七八糟。
3.批量处理。一天下来，我会收到很多可以迅速处理（每封需要花十到十五秒）的邮件。我很了解这些邮件，所以设定了过滤功能，把它们自动丢进一个名为“批量”的文件夹里，每天集中处理一次。我只需要花上一两分钟就能搞定整个文件夹，这些邮件完全不需要出现在收件箱里。
4.搞笑邮件。如果你有寻种喜欢发连锁邮件或搞笑邮件的亲戚、朋友，请给他们发封邮件，告诉他们你正在努力减少收件量，尽管他们能想到你让你受宠若惊，但你以后不想再收到这类信息了。有些人可能会伤心，但他们很快就会没事的。有些人可能会继续发这种邮件。我对这些人设定了过滤功能，他们的邮件会被直接丢进垃圾箱。简单来说，他们上了我的“黑名单”。如果他们给我发了专卖店重要的电子邮件（这种情况很少见），肯定会打电话过来，问我为什么还没回复。我会说，它可能正躺在我的垃圾箱呢！
5.公之于众。减少邮件的一大策略就是“打预防针‘，让所有人都知道不要给你发某类邮件，告诉他们去哪里寻找常见问题的答案。由于大多数给我发邮件的人都是从我的网站上找的联系方式，所以我 在网站上发了个公告，给大家”打预防针”。如果大家都按公告做，我收到的邮件就会少很多。比如，他们与其他发邮件问我要某个链接，还不如直接把链接保存在“常用 ”书签里。如果有建议、意见或问题，他们可以直接写在我为此设立的网页上。我还打算做一个“常见问答”页面，回答大家最常提出的问题。这些公告卸下了我肩头的重担，我都会看，但只在闲下来的时候回复。如今，我的收件箱已经清爽移了。即使你没有自己的网站，也可以发布公告，或者做个“常见问答”页面。你可以把链接通过邮件发给别人，放在社交网站上，也可以用备忘录的形式发给同事。
用最短的时候清空收件箱
经过上面几步，现在只有最重要的邮件才能进入收件箱了。但问题在于，怎么才能用最短的时候清空收件箱？我通常能在二十分钟内清空收件箱，但每个人花的时间都不一样，这取决于你有多熟悉下列方法，你会收到多少封邮件，还有你处理邮件时有多专注。但无论如何，只要你对下列方法运用得当，都能用最短的时间清空收件箱。
1.临时文件夹。如果你的收件箱满满当当的，里面有成百上千封邮件，那就创建一个名为“待处理”的临时文件夹，把所有的邮件都丢进去，稍后再回头处理。你可以说每次花上三十分钟，陆续把它们解决掉。你需要先清空收件箱，再运用下列方法，花最短的时间让它保持空荡荡的状态。
2.待办事项清单。很多时候，一封电子邮件之所以会留在收件箱里，是因为你需要先完成某些任务才能把它删掉。与其把它留在收件箱里，把收件箱当待办事项清单来用，不如把要做的人任务记在真正的待办事项清单上，比如笔记本、线上待办事项程序和备忘录上面。把要做的任务从收件箱里挪出来。如果有必要的话，你在记录的时候可以提一句这封邮件。然后，你就可以把邮件存档，置之脑后了。这样一来，你就能迅速解决收件箱里大多数邮件了。当然，那些任务你还是得去做，但至少它们现在写在了正式的待办事项清单上，而不是挤在乱哄哄的收件箱里。
3.迅速处理。有条理地逐一攻克，每次只处理一封邮件。打开邮件，然后马上解决。你的选择如下：删除、存档、（供日后参考）、迅速回复（存档或删除）、写进待办事项清单（存档或删除）、马上完成任务（如果所需时间不到两分钟。然后存档或删除）、转发（存档或删除）。请注意，无论你选择哪一项，邮件的命运只有“存档”或“删除”这两项。不要让它们留在收件箱里，尽快把它们清除出去。迅速解决掉一封，再处理下一封。熟练的人一下子就能解决掉几十封邮件。
4.不吝删除 。你可能觉得每封邮件都需要回复，但事实并非如此。请扪心自问：“如果我删掉这封邮件，最糟糕的情况会是什么样？”如果答案不是太糟糕，那就删掉它，继续处理下一封吧。你不可能回复所有的邮件，只要选择最重要的回复就行了。只要限定回复并采取行动的邮件数量 ，你就能在最短的时间内做完最重要的任务。这就是“二八定律”在工作中的体现。
5.直到清空。只要打开了收件箱，就要不清空誓不罢休。不要只是随便看看，把邮件继续留在收件箱里，而是要把它们挪出去。给自己定个规矩“关闭收件箱时，邮件一封也不能剩！现在，你的邮件箱应该变得空荡荡的了吧！
简明扼要，尽量把邮件写得短小精悍
提高邮件处理效率还有一个诀窍，那就是惜字如金，尽量把邮件写得短小精悍。经过自动筛选和垃圾邮件过滤后，你已经选出了少数几封必须回复的邮件。现在，可别用又臭又长的回复让之前的努力全都化为泡影。我规定自己每封回复不超过五句话，有时甚至更短。这迫使我惜字如金、简明扼要，这样还有助于缩短回复邮件的时间。
你对自己的限制可能跟我不一样，或许每封回复不超过七句话更适合你。花几天时间做做试验，寻找最适合你的限额，然后努力坚持下去。关键在于设限，它会迫使你只说最重要的事，减少花在写邮件上的时间。