猫胡说080 《行政:不应该是救火队员》

日常行政工作的特性之一是繁杂、琐碎的。

正因其相关的工作特性，在日常的行政管理工作过程中，很容易会因为忽视一些细节而导致问题的无限放大，造成多处“火情”，让自己到处奔波忙于“灭火救灾”中。

“办公环境运转异常、各种费用支出及统计、合同无法及时找到、库房环境杂乱无章、会议室设备运转异常、费用预算又要超出、资产台账总是账实不符……每天都快忙死了，关键时候领导还总是临时加活，好像是火上浇油，让人分分钟想要炒老板鱿鱼。”

这种总是处于到处“救火”的场景是不是似曾相识？

---

行政工作要想做好，做的轻松，让自己从繁杂的事物中解放，从救火员变成防火员，一个行之有效的工作方式或习惯就显得尤为重要。

1、行政工作的标准化及规范化

上面说到，日常行政工作的特性是繁杂、琐碎的。所以建立行之有效的工作标准和规范就尤为重要。

将日常行政工作内容按时间维度进行分类。什么时间段要完成相应的日常工作，工作的内容是以什么样的标准完成，这些都需要团队负责人进行量化，并对完成结果跟踪、对问题进行收集和整改。

只有让团队中的每个人清楚日常工作的内容，就能预防和避免工作中的混乱现象。只有对工作内容明确标准，规范行为，才能保证行政工作的时效性和准确性。

2、一双发现问题的眼睛和一个解决问题的头脑；

行政工作中很多的问题是潜在的，都是不能及时显现出来的。但当问题暴露时，也许造成的损失和影响就是无法想象的。

作为一名专业的行政人员，每天在完成日常工作的同时，还要对职场运营的环境，有一双善于发现问题的眼睛，和解决问题的头脑。任何对日常办公环境有影响的可能，行政人员都应该确认并及时消除。

3、建立产品经理思维

产品经理思维其实不是一两句话就能描述完整的。但在这里，猫胡说简单概括为一句话，即“同理心-换位思考能力”。

说到同理心，比较常见的一种是，你认为的≠用户认为的，因此我们需要站在用户的角度考虑问题，包括：符合用户已有的认知，变成傻瓜来体验流程，抛弃自己的主观意识等等。

公司的发展靠用户经营。企业具备同理心，就能够知道用户真正想要什么！职能部门是为企业经营服务的，而行政部的用户就是企业及员工。如何给我们的“用户”带来便捷和舒适体验，就需要行政人员也具备产品经理的思维。

如果这一年，你的行政工作没有被表扬，请不要灰心，因为岗位赋予你的责任，你理应完成。但如果也没有被人提出意见和批评，那恭喜你，说明你的行政工作已经做的很好了。

---

猫胡说通过以上三点的实践证明，工作中的很多问题和风险都是可以提前预防的。只有消灭“火情”，将自己从救火队员变成防火队员，把风险控制在事前，这样的行政工作才有意义。

你，是救火队员or防火队员呢？

图片来源：网络