从手忙脚乱的焦虑迅速成长到高效处理的游刃有余，工作一年，我做了这些

by/一支木

工作一年，目前是一名咨询公司的项目经理。

作为一名咨询师，常常会面临多线程工作任务，工作量繁重。工作状态经常是电脑上同时打开多个PPT，文档及表格来回切换。并且要习惯被客户一个电话打过来，哪怕你在出差路上，也要及时投入状态修改方案的情况。

然而撰写方案这种事情是需要留出大块的时间去思考的，也是需要长期的项目积累的。因此，刚入职的时候，项目经验尚欠缺的我常常是打开文档，一边要搜集资料，一边要整理语言，被一个邮件一通电话一场临时会议打断，回来时又要重新梳理。

一整天下来，时间花费了很多，但是效率却不高，自信心严重受挫。

网上有很多时间管理方面经验，五花八门，工具太多，能够真正应用并坚持下来的也并不多。

在我看来，项目多，自然花费的时间要多一点，一天就24小时，如何在8小时工作时间内，高效利用你的大脑，调动你的思维，提升效率才是核心。

高效的基础，源于你对要做的事情有足够的积累。

初次接触这一行，对于行业内的报告、培训可以说是基本没有任何了解。所以在最开始写东西时也没有思路，交上去的东西常常要被上级修改很多次。

所以第一件事要做的，就是从提升工作质量入手。

我对公司内部的学习资源进行了整理，梳理了近几年优秀的行业报告，进行分类分析，每天抽出1个小时左右去研读。。去看每个模块该怎么去写，要突出的重点是什么，并且把优秀的内容分模块摘录出来。

这样一来，我在写新报告的时候，逻辑就更清晰，也知道一份好的方案，出彩在哪里。

当你可以具备可以写好报告的一定水平后，随着项目的增多，就要考虑，如何在最短的时间里，拿出最好的方案。

这就不仅仅涉及到你对工作内容的掌握，更需要你能够合理安排工作事项，掌握什么时候去做什么类型的工作，在做一项工作时充分调动思维力及行动力高效完成。

第二件事，质量与效率兼顾。

根据工作内容把时间模块化

我把工作内容进行分类，一类是需要大块的时间去完成，比如方案大纲及方案内容撰写，一类是零碎的也需要脑力的，比如方案细节性的修改，另外一类则是简单的或者重复性的，比如回邮件，填写工作进步表等。

根据工作内容，相应地进行时间的模块化。模块化的东西会形成习惯，也就节省了自己需要去经常做计划的时间，操作起来也很方便。

我的模块化方法，是固定时间段，分为深度工作和简单工作两个部分。

比如，

针对一天，我会从上午和下午抽出两个固定时间段去进行深度工作，比如方案撰写、方案修改。

9点到公司，冲杯咖啡，稍微休息调整一会，按照优先等级确认一下今天的工作事项。9点半到11点半会进行难度较大，需要大量耗费脑力的方案撰写类事项。

这期间遇到的客户临时电话以及邮件，我会先在桌面上的标签中记下来。11点半-12点之间集中整理回复。一定要在当天完成，免得过期或者忘记。下午的话和上午模式一样，也是固定的深度工作时间模块+零碎事项的集中整理。

充分休息，更加高效

一般情况下，中午都要进行半小时的休息。大脑的精力是有限的，长时间的疲劳会让注意力下降，这个时候继续工作，效果反而没有你短暂休息一会再继续工作好。

因此一定要保证充分的睡眠，晚上，中午都一样，勤奋是一种美德，但美德要用在刀刃上。

加班的话，不要超过11点半，道理你也懂得。如果工作量多到一定要加班完成，那么建议一周内加班过11点半的次数不要超过3次。如果还是不行，那么这个时候要么你要推掉一部分工作，要么就是你的工作方法有问题，看看是不是做了大量重复性的工作。

如果出现这种重复性工作的情况比较多，那要去及时沟通。要和客户进行充分的沟通，明确需求，不要在什么都不了解的情况下瞎干，否则很容易出现你吭哧吭哧做了半天，结果不符合要求重做，白费功夫。另外，如果这个工作在deadline之前你一个人的确完不成的话，要及时向上级说明情况，加派人手，保证结果质量。

总之，一个原则，在自己身体及精力允许的范围内，以尽可能高的效率完成工作。

定期总结

针对一周，我一般会填写项目进度表，了解过去一周都做了哪些项目及耗费的时间，未来一周的计划，做个梳理，这个事情一般不会超过1个小时，但是，会让自己对工作的整体情况有清晰的了解。

同样，三个月，半年，都要根据年初制定的计划，看自己有没有做到相应的项目量，项目进度有没有按期完成。中间遇到的问题，不管是与客户沟通方面的问题，还是自己工作水平的问题，都要及时总结。

提升办公技能让你效率倍增

这个相信大家都深有体会，无论是表格、PPT还是WORD，掌握运用的技巧，做出的方案不仅质量高而且展现出来也很亮眼。

关于PPT的学习教材网上非常多，建议先收集一些PPT模板的网页，从模仿开始做起。同时，在一些公众号上，比如秋叶PPT等，都有一些提升PPT技能的方法与课程，只要抽出一段时间进行系统学习，都会有较大的提升。这样，你就不会再有那种，别人都下班了，你还在一页一页去调整PPT的郁闷了。

无论是什么类型的工作，都要去深挖每一个可以优化的细节，就像工匠一样精心打磨，

以上的内容都是提升工作技能常用的方法，比较简单，正是因为简单，也更具有实操性。其实有时候，一点点的改进，会给工作带来大大的效益。