大型医药企业五年职场经历——会议突发情况处理技巧分享

背景介绍:本人就职于一家大型医药企业Marking部门，做部门的内部管理工作。

作为一个部门的内部管理部门，本人经常组织或参加不同规模，不同类型的会议，因此在会议的组织方面有一些经验，特别是会议期间突发状况的处理，在此和大家分享一下昨天参加的一个会议，期间一些突发状况的处理，希望能够帮助到大家。

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这次会议是一个内部会议，由各个小组的Leader参加，预计会议时间两个小时。

突发状况1:会议时间临时提前两个小时开始。

会议预计下午18:00开始，14:30分，接到领导的安排，会议提前到16:00开始。比预计的时间提前了两个小时。此时的挑战有1.原来计划的开会时间是下班后，因此没有预定会议室，提前到16:00开始，会议室不知道有没有；2.需要立即通知所有参会人员，特别是需要发言的人员准备ppt；3.预定16:00外出购买下午茶，因开会时间提前，需立即安排人员外出购买。

解决办法:

1.立即查看会议室申请情况，刚好是同一个部门的同事预定的会议室，因此立即与她协调，将会议室从四点开始给我们使用，他们的会议提前结束（如果还是没有会议室，我们有预备方案，大领导的办公室可以开会，只是桌子较小，且需要另外接投影仪，比较麻烦，只当后备方案）；

2.立即当面、微信联系所有参会人员，告知会议时间提前，请他们安排好工作，准备好演讲使用的ppt；并在开会前十分钟再次提醒准时参会，确保所有人不迟到；

3.立即安排人员外出购买下午茶，15:30回到公司，进行会议前准备，确保了会议的准时开始。

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突发状况2:第一个演讲者感冒，演讲时不断咳嗽，以致影响了她演讲节奏，与会者听着很难受。

解决办法:立即找人去她办公室，看是否有润喉糖一类的。真的有，立即送到会议室，当她含下润喉糖后2分钟，便不再剧烈咳嗽，恢复了正常演讲。

（这种情况下，根据经验，要么喝水，要么含润喉糖过药片，显然喝水已经不能解决问题，考虑到这位演讲者已经感冒2天，可能会自备润喉糖，便想到这个办法）

突发状况3:另一位演讲者进行到一半时，电脑突然黑屏，并无法开机，不能继续演示。

（出现这种情况有以下几个可能存在的原因：电脑没电，电脑和投影仪连接线松动，投影仪过热出于自我保护自动关闭，演讲者触动了激光笔的黑屏按钮。。。）

解决办法：现场排除了后面三种情况后，鉴于这台电脑待机时间不长，考虑电脑电源问题，接上后，电脑立即启动了。

突发状况4:会议超时且还会继续很久，领导突然提出晚上吃盒饭。

（公司晚上有食堂提供餐，但大家不喜欢吃，时间紧迫，外出买的话，一是难得带回来，二是附近不知道哪里有）

解决办法：在美团搜索了附近的餐馆，找到一家可以送餐的，点了三种口味的菜，七点左右，餐送到了，大家吃的很满意。

以上，为本次的一些分享，这是我的首秀，希望能把我的经验分享给更多的朋友。