如何一瞬间打100份通知-关于邮件合并

我们工作中有时间需要打印一些通知,这些通知有时候会拥有对方特有的信息,以致这些通知不能复印

如果是一个老师,你要给100家长发成绩单,那真是噩梦

又比如209班最近给现金个人发奖状,那怎么样才能给每一个人发一个个人奖状呢

这就是我们接下来要讲的内容

邮件合并------最终目的是一瞬间打100份通知

下面是主题

我们以209班打印个人奖状为例子

---

邮件合并

这是一个Word+Excel的组合起来使用的技巧

第一步

我们先准备一份信息汇总的Excel表

这里有我提前准备的37人的姓名,积分以及排名的EXCEL表,保存好

---

                注意

                由于excel的数值数据去到Word上会有显示错误的问题,所以数值最好以文本格式输入

                如果你不知道如何做,就用函数="目标单元格"&" "获得一个文本,然后将其数值化黏贴到目标单元格

                以上图为例,在K2输入

                =I2&" "

                将K2填充后,将区域复制黏贴到目标区域

                如下图

                

输入函数后填充

                

复制函数区域,然后右键点击目标区域选择数值化黏贴,图中鼠标123位置所示

                

可以看到数值化黏贴后,原有的数值都变为文本格式

---

第二步

我们使用WORD制作一份通知的模板

如下图我制作了一份奖状的模板用以颁发给一阶段积分靠前的同学

除了获奖人的信息,其他都填好了

第三步

在WORD功能选项卡<邮件>中选择<选择收件人>然后再点选<使用现有列表>

---

                注意

                如果功能选线没有<邮件>

                可以在快捷工具栏的三角标处点击然后选择<其他命令>,在弹出的窗口点左边<自定义功能区>后,勾选右边的<邮件>后点确定

        

也可以在主界面依次点击<文件><选项><自定义功能区><邮件>,不一一细说

---

点选<使用现有列表>后,选择你之前第一步准备的EXCEL表并确定

这时候会跳转另外一个窗口要你选择数据所在的SHEET

我的数据在'4',所以我选择'4$''

选择确定后

我们点<插入合并域>,并在合适的地方插入相应的域(域的名称由我们EXCEL的第一行决定)

插入之后如下图

就可以一键打印了

想怎么打就怎么打

---

                注意

                如果有任何数值显示错误(比如100.0000000001),那么就是第一步没有文本化

                只能回头补锅,也可以在分享中说到到编辑域代码解决

                

如图输入\#"0"

---