中国式报表搞不定?教程来了!

​我们日常做EXCEL报表时,为了更清晰,更易理解,则需要进行合并和分组,如果复杂的话,则需要花费很多精力去进行合并,很大压力。针对这样的痛点,有没有解决的办法呢?数据君的答案依然是肯定的,下面跟着我去学习如何解决这个问题吧。

一、场景痛点

在开始前,先看看传统的是如何处理的,例如以下这份报表:

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我们往往需要对这样报表里的某些字段进行合并单元格,例如区域里的华南、华东和西北可以进行合并,上面的办公用品和家具产品也可以进行合并:

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如果按照常规的方法,可以选中具有同类项的表格,然后点击EXCEL工具栏上的“合并后居中”,对单元格进行合并:

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对单元格合并后的结果如下图所示:

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相信大家都可以看出来了,要做这样的报表存在着很明显的弊端,那就是基本上都是靠手工去操作,对于追求办公自动化和高效率的数据君来说,那简直是不可以忍受的。可是EXCEL的常规功能是没有办法完成这个事情的,除非是借助代码,对于大部分只会EXCEL的人来说,学习代码也并非是一件简单的事情,而且写代码的过程也是相当费时的。

二、解决过程

解决这个痛点,只能通过其他工具解决。数据君对市面上的分析工具进行了比较,终于发现了一个比较完美解决这个问题的工具,那就是智分析。因为它具有自助取数和电子表格的功能,可以完美解决上述的问题。解决的思路是这样的,先把EXCEL上传到数据库中,然后在EXCEL里连接上数据库,最后利用电子表格的功能去实现交叉分组的功能。下面讲解一下具体操作流程:

1) 数据准备

首先我们先准备一份数据源,需包含行、列等内容,所以数据源格式是这样的:

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打开智分析点击数据连接,找到EXCEL文件数据源,并把数据源上传到这里。上传成功之后,您可以在系统中查找到您的数据源:

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这时返回页面,安装smartbi插件,并输入用户名和密码进行登录,报表类型记得一定要选择“分组表”:

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登录后,点击工具栏上的视图,这时会弹出数据集面板的选项框。数据集面板可以帮助你找回之前上传的数据源。通过EXCEL去连接数据库,可以实现自助取数的功能,通过鼠标拉拽字段便可以在EXCEL刷出数据,无需在EXCEL里打开任何数据源:

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2) 报表制作

解决了数据库连接的问题,接下来就是要制作电子表格了。首先我们在EXCEL中去设计一个表格的样式:

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打开智分析的数据集面板,找到已经导入的EXCEL文件数据源,并把相关字段拉拽到EXCEL的表格中,同时按住shift+鼠标左键,可以选择多个;如果只想选择个别,可以同时按住ctrl+鼠标左键。可设置为“从上到下”,或者是设置为“从左到右”,订单数量的数据设置为“汇总”和“求和”:

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接下来设置交叉报表里的斜线,选中单元格,点击工具栏上的“斜线”:

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在弹出的界面里输入“区域”和“产品”,中间用“|”进行分隔:

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设置完成后效果如下:

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点击工具栏上的“执行”,可在EXCEL里对报表进行预览:

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执行后,便可自动展开填充,我们可以看到具有重复项的数据全部被自动合并了,就做好了,是不是非常方便呢?

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三、案例价值

通过以上的案例,至少可以得出两个比较大的价值,第一个是数据源的连接价值,无需打开任何EXCEL表格便能实现字段的提取。第二个是自动办公的价值,通过电子表格的分组和交叉功能,设计好样式之后,数据便可自动刷新和展开,可以大大改善传统报表制作过程中效率低的问题。

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