我的 Google 攻略

我上網絕大多數的時間，可能都和Google有關。別的不說，電腦玩物使用的部落格平台就是Google的Blogger；我的資訊來源是Google Reader；用的郵件系統是Gmail；行事曆使用Google日曆；聽音樂看影片最喜歡去YouTube；平常照片整理使用Picasa；出門旅遊當然要查查Google地圖；工作上還會跟夥伴透過Google文件協同作業；而遇到任何疑難雜症，當然一定會上去讓我們變笨的Google搜尋看看。

Google當然不會讓我們變笨，但也不會讓我們變聰明；Google不會加快我們的工作速度，也不會讓我們生活變美好，但Google卻提供了讓我們達成這些目標所需要的工具。

我們不是要生活在網路中，而是把網路當成一種工具。這或許也是目前我看Facebook與Google不同之處：雖然相對起來交友、遊戲更熱門，但對我來說更重要的還是那些可能比較複雜、冷僻，但卻能幫我完成工作的服務，而這就是Google。

 

 

於是繼之前發表了屬於我自己非常個人化經驗的「我的Firefox攻略」一文，今天我想談談的是「我的Google攻略」。冠以「我的」之名，不是我覺得自己有多厲害或多值得模仿，而是要突顯「自訂性」的精神，任何工具我們都應該找出「我的用法」，而這也是Firefox或Google可以給我們的。

 

 

 

• 用「Google搜尋」找出材料、推理線索、發展多元觀點：

當然，一開始我要講的是大家都知道的「Google搜尋」。

我自己使用Google搜尋時幾乎不用任何要打上指令的技巧，一些快捷指令確實可以加快、聚焦搜尋，但如果真的要用Google深入探勘資料內容，那麼應該要利用的是「左方的功能列」，還有Google的「關鍵字建議」。

 

是的，就是「關鍵字建議」功能，很多人以為這個功能是為了加快搜尋速度，但就我看來，這個功能是讓我更好的「比對不同的搜尋結果」。因為一個人的腦子有限，我不可能窮盡一個關鍵字的十八般變化，但Google透過電腦統計就可以幫我做到。

而透過關鍵字變化比對，一個消息、一個材料的更多內涵與真相就可以更進一步的被挖掘出來（進階一點的用戶還可以試試看「Google Insights」的搜尋趨勢分析）。

 

有人說很快的搜尋讓我們不思考，而我的想法剛好相反，因為很快的搜尋讓我可以更有效率挖到更多不同面相的資料，從而幫助我不要陷入單一思考。

例如透過左方功能列，我們只要輕鬆幾個點選，就可以從一般搜尋跳到新聞搜尋、網誌搜尋、論壇搜尋、即時搜尋；「新聞搜尋」帶來的是傳統媒體觀點，「網誌搜尋」帶來的是平民專家觀點，「論壇搜尋」可以看到群眾反應，而「即時搜尋」可以追蹤事情的最新變化。

如果進階一點，還可以透過「自訂日期範圍」功能，找出每一段時間內不同的消息變化，看出哪些人出爾反爾，哪些事情已經失去原始面貌。

而這樣的調查，花不到我們幾分鐘就可以完成，在綜合各種不同面相的觀點後，許多謠言、誤解、迷霧應該也都可以不攻自破。所以Google怎麼會讓我們不思考呢？Google搜尋的快速與多面相，正是幫助多元思考最好的工具之一。

教學文章：

• 如何善用Google新版搜尋介面的10種方法
• Google Suggest 如何善用搜尋建議來搜索免費替代軟體？
• 利用 「Google搜尋」、 「Google新聞」自訂功能變化來追蹤查詢最即時資訊
• Google搜尋的外文網頁翻譯版，讓你橫跨語言障礙傾聽全球之聲

 

 

 

• 用「Google Reader」、「Google自訂搜尋」過濾管理個人知識：

有些人會抱怨說Google Reader讓他們資訊爆炸，但完全相反的，我卻覺得「Google Reader」正是用來過濾資訊的好工具，如果再加上「Google自訂搜尋」，那麼身處資訊爆炸時代的我們，就能夠獲得對自己有效的資訊管道與資料庫。

「找出對自己有效的資訊」，這一點是資訊爆炸時代過濾資訊的核心要旨。

如果每天只上傳統新聞網站和大家一起看一樣的資訊，而不管你自己需不需要，這才是真正的資訊爆炸。

 

我通常會在使用Google搜尋的過程中，發現一些隱藏的好網站（以部落格居多），這時候我就會即時把這些網站加入Google Reader訂閱，或者加入Google自訂搜尋引擎。

這些內容累積下來，就是我喜歡、我需要、對我有用的個人資料庫。

日積月累，這個資料庫會收藏更多針對我個人專業需求的內容，我每天可以從裡面接收到最新資訊，有疑惑時也可以上這個資料庫查詢。偶爾覺得資料庫裡面有些來源變質了，也只要輕鬆剔除即可。

用「Google Reader」、「Google自訂搜尋」來管理、儲存我們的個人知識庫，這就是最好的資訊過濾方法之一。

教學文章：

• Google自訂搜尋引擎 - 打造個人資訊檢索系統，這樣做才叫強大
• Google Reader Send To 分享功能強化技巧，資訊集散再利用中心
• Google Reader 閱讀器發揮最大效率的13個簡單關鍵技巧

 

 

 

• 用「Gmail」過濾重點郵件、區分不同工作郵件：

我偏愛Gmail的原因，主要是在於它管理龐雜資訊的能力；例如非常優秀的垃圾郵件過濾，首先就幫你把收件匣裡的無謂內容清除，但這只是Gmail中最不重要的功能。

Gmail對我來說真正不可或缺的是「優先收件匣」、「自動篩選」、「工作表」這三個功能。「優先收件匣」需要一小段時間適應，然而一旦上手後，我覺得自己再也離不開它，因為它真的可以幫我自動過濾出重點郵件，讓我可以先忽略其它旁支而直接處理關鍵。

而「自動篩選」的功能讓郵件快速分門別類，例如工作伙伴寄來的信件一定加上星號標記，而博客來的定期廣告信自動隱藏，建立篩選的過程可以慢慢來，遇到郵件時再建立新規則即可，同樣的日積月累後你的郵件系統在收信時就會非常聽話有效率。

 

最後「工作表」幫我把同一個專案、同一個需求的郵件很有彈性的統整在一起，即使這些郵件可能是不同日期、不同地址寄出的，在收件匣中散落在各處，但只要有「工作表」，就能很好的分類統整在一起。

我把「工作表」當做郵件的備忘、待辦清單，例如今天我有一個專案A，於是我就在工作表中建立專案A清單，以後陸續跟專案A有關的、需要處理的、需要備用的郵件，我都加入這個專案A的工作表清單中，並且可以隨時彈性增減，然後當處理專案A時，就可以到這份清單查到所有郵件。

當然，正常情況是同時有專案A、B、C等在進行中，但只要用工作表做好清單，那麼管理、區分這些不同專案的郵件往來，就會變得很輕鬆。

教學文章：

• Gmail信箱讀重點！ Priority Inbox優先收件匣幫你自動過濾郵件
• 在 Gmail 中自動篩選封存常態郵件，讓收件匣工作更有效率
• Gmail 新增功能完整的 Tasks 工作表，幫你簡單打點生活大小事

 

 

 

• 用「Gmail通訊錄」做為協同工作中心：

Gmail通訊錄功能在幾次的改版後，現在終於變得比較具有管理效率了，所以最近我開始覺得整理好自己的Gmail通訊錄很重要，因為它可以是我們網路協同工作的發動中心。

首先Gmail通訊錄可以和手機同步，這樣我不用擔心手機壞掉而導致通訊錄遺失（相比起來，手機壞掉的機率，比Google帳號被盜或Google倒閉要大很多）。

更進一步的，接下來我需要使用的幾個Google服務，都可以透過Google通訊錄聯繫協同合作的夥伴。

所以我會把重要的聯絡人名單交給Gmail通訊錄統一處理。

教學文章：

• Gmail Contacts 通訊錄介面更新，更有效率的聯絡人編輯功能
• Google Sync 與 Windows Mobile 手機間的通訊錄、行事曆、Gmail同步筆記

 

 

 

• 用「Google日曆」同步邀約會議行程：

Google日曆做得很簡單，不過除了可以在雲端和手機之間同步這個好處外，它的一些小功能也能讓管理更有效率。

例如你可以從Gmail的新郵件中，直接邀請對方參加一個會議或行程，這樣一來當信件寄出後，這個邀請就會直接出現在你和對方的Google Calendar中。我自己會習慣在討論行程安排的郵件中附上這樣一個邀請，直接同步到自己的Google日曆，方便且不會遺漏。

或者像是你可以把前面提到的郵件工作表整合到Google日曆中，方便你規劃時間處理。Google Calendar使用上還有一些小細節處的心得，這些以後有機會再分享。

教學文章：

• Gmail 內建約會邀請功能，還可整合Google Calendar揪團喬時間
• 如何在 Google Calendar 日曆中匯入Gmail聯絡人的生日？

 

 

 

• 用「Google文件」線上協同開會、企劃與編修草稿：

Google文件有一個小小的好康，它的制式容量雖然只有1GB，但上面以Google Docs線上格式儲存的文檔全部都不計容量，所以我現在雖儲存了上百個文件，但使用量還是0%。

但這不是重點，重點在於Google Docs雖然無法取代Office軟體的專業文書處理，不過它的線上功能還是有許多可以發揮武功之處。

例如當我要和多位在不同城市的工作伙伴開會時，我就會提議利用Google Docs，開啟一份新文件，大家可以「共筆」會議記錄，右方還有專屬即時通提供對話功能；這份記錄以後大家都可以一起編輯，修改版本也都會記錄下來。

而雲端協作的好處，就是我們不用再重複著把文件檔案傳來傳去的麻煩動作，因為文件就是在雲端的那一份，任何新變動大家都能即時看到。

 

所以，或許我們可以說Google Docs不能幹這個、不能幹那個，沒錯，它還有很多侷限。但只要換個角度，我們就會發現原來Google Docs可以做這個、可以做那個，而且比以前更方便。

本來就沒有工具是萬能的，我也是同時搭配使用Google文件和Office軟體。

教學文章：

• Google Docs全新協作功能上線，即時多人編修與對話通訊窗口
• Google Docs 新增文件編輯裡的 Server Clipboard 雲端剪貼簿
• 外掛安裝！OpenOffice 上傳、下載、同步編輯Google Docs文件

 

 

 

• 「Google地圖」與「相簿」的協同合作： 

前面講完了我在資料探勘、收集，以及工作管理、合作上如何應用Google服務，那麼最後補充一下Google服務的生活輔助功能。

「Google Maps」，當然不只是用來搜尋地址、查看街景視圖的，雖然這個搜尋功能很實用，我每次出遊前難免都要用Google地圖查查看地理資料。

但除此之外，Google地圖還有一個「我的地圖」功能，可以用來編輯旅遊路線、活動地點，甚至製作田野調查的地理記錄，更重要的是可以把「我的地圖」分享給其他朋友一起來合作編輯。

而「Picasa相簿」也有合作功能，你可以開放讓某些朋友能夠上傳照片到你指定的相簿中，這樣一來，例如收集大家旅遊、活動後的照片，就會變得輕鬆的多。

教學文章：

• Google Maps 、UrMap 台灣地圖路線規劃服務超級比一比
• Picasa網路相簿 新增合作上傳相片功能，方便匯集眾人照片

 

 

• 小結：

當然，最後也要提到一下Google Chrome瀏覽器的誕生，它的技術與影響，確實為目前、以後的網路工具開啟了更多可能性。

所以Google雖然不能讓我們變聰明，但可以幫我們找出更多做為判斷依據的材料。Google雖然不會加快我們的工作速度，但提供了很有彈性的管理過濾功能。Google也不會讓生活變美好，只是可以幫我們與他人合作，一起創造更好的工作成果。

上面這些Google工具服務還有一個特色，就是很簡單。在我自己的使用中，沒有用什麼密技，沒有記什麼快捷鍵，也沒有安裝改裝外掛，全部都是用預設功能就能滿足需求並完成工作。

或許，你也可以開始試試看這些Google服務能不能幫到你的忙？而如果你有更多使用心得想要回饋分享，也歡迎留言討論。