职场故事-时间都去哪里了?

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周七七原创

周七七日更第21天

2019年01月26日

01

小A说,最近每天工作的时候像无头苍蝇一样,一天都不知道时间去哪里了。

我就问,一天详细的情况是咋样呢?

小A娓娓道来某一天的情况:上午8点到单位,打扫好卫生,坐在办公桌前8点30分,开始工作。

看工作邮件,领导B说,明天上午10点前交个H公司的合作方案,可以参考前几年的合作协议,今年具体有啥要求自行对接H公司小杨。

领导C微信安排核对这个月客户回款信息,确定各公司回款进度。制成表格,下班前以文档形式汇报。

目前两件工作,似乎都不轻松,一个需要查找加联络加拟定协议,一个需要查找加逐个电话核对,我在心里有点乱,到底该做啥?

H客户的往年合作协议在哪里?到底收在哪里勒?档案柜1还是档案柜2?有电子档么?要不先找找电子档呢。。。

我在电脑每个盘的文件夹拼命寻找,找来找去都没有找到撒。。。

咦?到底去哪里了?我思前想后也没有结果。

就在忙得晕乎乎的时候,同事小钱来了个微信:亲,帮忙看看上个月E公司的合作协议,里面有个材料报价我不知道了,客户等着要,你帮我到你那查查。

我到自己的两个档案柜里一阵扒拉,20分钟后终于找到,把数据告诉同事小钱。

这一阵忙碌,此刻已经9点25分了。 我此刻心里一阵慌乱,找不到协议,要不,先联系对方小杨吧。

跟小杨一阵沟通,记下要点,然后对方说,今年协议某部分就按照两年前的合作协议第三条内容。

电话挂完,解决问题的关键又回到了找H公司的合作协议。刚刚没有找到电子档。纸质档也不知道在哪里,此刻的我心里一团乱。

怎么办?到底怎么办?就在焦头烂额之时,手机忽然想了,幼儿园来电话,说我女儿发热了,得送医院。

我心急如焚,想亲自去,可是工作走不开,只能打电话给我老公安排好去接女儿去医院。

虽然接女儿去医院的事情安排好了,但是,心里总是惦记,原本焦躁不安的心更乱了。

此刻已经10点30分了,该做的工作还没有好好开始。我心里着急的很,没办法,先把H公司的情况放一放,先做核对回款的事情。

因为是这个月回款,工作信息距离还比较近,所以,我总算比较顺利找到文件夹,然后一个个打电话确认,由于人数比较多,所以,到中午12点午餐时间还没有搞定。

无奈,我只能不去食堂吃午饭,在办公桌抽屉里随便翻点干粮打发下午餐。

简单搞定午饭,接着合作公司回款核对,制定好表格。

此刻,心里一直记挂女儿的情况,赶紧打电话确定女儿还好,只是有点感冒,在接受治疗了。

我中午没有休息,继续开始H公司的事情。到档案柜里又一阵扒拉,最后总算找到所有协议,此刻已经下午4点了。

一刻都不敢休息,赶紧起草协议,经过2个个30分的折腾,总算有个第一稿了,这个时候已经过了6点下班时间了。

我感觉一天也就没几件事情,又乱又糟,一开始都没有头绪,中午没能好好吃饭撒,一天就在慌乱中度过了。时间都去哪里了。


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02

来看看小A这一天的事情,仔细想想,一天也没有太多工作,就是两件大事,加帮助同事寻找合作协议一事,结果,午饭没能好好吃,工作节奏感又乱,然后,晚上还晚了30分钟下班。

其实,小A最主要还是整理环节出错,因为电子档文件没有保存好,搜索能力也不够好,纸质文档管理也差。


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03

针对小A的情况,建议如下:

第一,可以将电子文档按照一定要求分类,建议按照年度,或者按照合作公司分类。(长期客户需要专档,可以按照公司分类,临时性加入的可以按照年份分类)

第二,装一个搜索文件的工具,比如everything,它就是一个不错的工具,能够通过关键字或者文件中的任意字快速搜索到文件。不仅可以搜索到电脑内的文件,还可以建立搜索导航,搜索到其他移动盘里的离线文件。

第三,把纸质文档对应好电子文档分类做好保存,最好搞一个位置导图,可以建个思维导图,或者画个纸质的图,或者在档案柜里每个角落做好便签,自己看怎么方便寻找,怎么安排。

第四,建议在工作的时候按照紧急重要情况分类,优先处理紧急重要的工作,小A这天工作都重要的,紧急程度是回款时间更紧,可以放在第一个。

第五,午饭很重要。即使来不及到食堂吃,完全可以提前定个外卖。身体是革命的本钱,完全有必要吃更健康点。

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