办会十步法

会议是研究部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。根据会议特点，可以把会务工作分为：会前准备、会中服务、会后总结三部分，并细化为十个步骤。

一、会前准备

1.拟订会议方案

会议方案是组织安排会议的关键。内容包括：会议名称、时间、地点、议程安排、拟请出席领导、参会人员、食宿安排等。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。

2.预订会议室

会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。

3.下发会议通知

会议通知内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、其他有关事项等。会议通知下发要及时、准确，防止重发、错发、漏发。

4.落实与会人员

按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后列好请假人员名单，并及时向有关领导报告。根据会议性质拟定领导出席安排，报请领导同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时要再对出席领导进行提醒。

5.编印会议须知

大型会议需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。如有需要制作会议证件的，比如：出席证、列席证、工作证、车辆通行证等，要根据会议主题设计制作。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。

6.布置会场

主席台布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。一般中间坐职务较高的领导。制作会标，会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并在布置会场时、开会前检查音响灯光是否可以正常使用。根据会议须知，摆放座签。

7.做好其他准备

做好签到表；需要新闻报道的会议，要提前通知有关新闻单位，安排预留位置；安排交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交通疏导。

二、会中服务

8.签到、分发会议材料

负责签到的工作人员，要提前到达会场，帮助与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续。会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。

9.会场服务

提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。

三、会后总结

10.会议资料整理归档

会后将会议所有文件包括会议方案、通知、须知、简报、发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查看。如有录音、录像资料的需要尽快收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。