我直接说方法论吧,是我个人的一些工作经验,可以参考一下。
这种情况背后其实反映出了两大问题:
怎么办呢?先抛结论:学会汇报(向上反馈) + 划分任务优先级。
01 学会汇报(向上反馈)
你心中有一团熊熊燃烧的火,就不要让路过的人只看到烟, 雷锋做了好事还写日记呢,你为什么不把自己做的工作记下来,然后广而告之出去?
汇报工作要讲技巧
具体的技巧可从以下 3 个方面来说:
1.汇报时机的把握
1%、50%和 100%,这三个时机,通常是领导最想听汇报的时候。
1%法则:任务刚开始,这时候汇报是为了确认工作目标和执行措施无误,避免出现 “工作一开始方向就不对,所有的执行都是白忙活”的情况。
50%法则:任务进行到一半,主动去给领导汇报, 让领导时刻保持心中有数,对工作情况处于放心状态。
100%法则:任务完成,工作汇报必不可少。即使是很小一件事情,都应该 件件有回应、事事有着落。
特殊情况的汇报:如若进展不顺利,需要及时进行反馈汇报。而不是拖着问题不解决,将问题搁置化,耽误工作进度。
2.汇报内容的选取
汇报工作不等于汇报“过程”,你不需要把所有的事情全都说一遍,证明你很忙,挑重要的讲:
工作进度:关于 xx 工作,目前我们的工作进度是____,已完成____,还未完成____,计划在____(日期)之前完成,您看可以吗?
工作需求:关于 xx 工作,目前我需要____,您看能不能帮我协调?
工作中遇到的瓶颈:关于 xx 工作,目前出现了一些意外情况,这个情况是____,我能想到的解决方案有____,您看怎么解决?
对于目前工作产生的新的建议想法:我对____方面,有了一些想法,产生这个想法的原因是____,我的想法是____,能够起到的作用是____,您看怎么样?
工作业绩:这个月的业绩目标是____,完成了____,离目标还有____,没有完成是因为____,这个问题以后将____这样解决。您看行不行?
3.汇报方法的掌握
职场人害怕跟领导汇报工作,大部分是心里没有足够的底气,准备工作没有做踏实。
采用一些可视化工具梳理汇报内容是一个很好的方法,前人都给你总结好了,直接拿来用就行:
1)可视化梳理,用“鱼骨图法”做汇报准备
日本管理大师石川馨先生曾发明“鱼骨图”,主要用于工作中可以快速地解决问题。 这个方法同样适应于工作汇报的准备阶段。
汇报之前,先拿出一张白纸,竖着画一条直线, 在直线的上端,也就是鱼头位置写上项目名称; 在直线的下端,即鱼尾的位置写上工作结论,学会尽可能用一句话去概括结论。
中间用抽丝剥茧的方式去做分析,区分清楚已完成与未完成的部分,是顺利推进还是遇到阻力, 反复斟酌,紧抓重点,这样下来整个工作汇报的脉络就会非常清晰。
2)SMART 管理,用“事件 + 数据 + 对比”汇报结果
在做完汇报准备后,重心就落在如何表述上,建议参照 目标管理中的 SMART 原则去做汇报表述。
对于已完成的工作,则采用“事件 + 数据 + 对比”的方式汇报,会更具成效。
“数据”:是指将工作结果以数据的形式量化,制成可视化的数据图表。
也不用担心这种图表难做,直接套用模板,简单的拖拉拽,几分钟就可以完成一个丰富的数据图表。
“对比”:汇报出彩的地方。当工作完成较好时,可以通过对比把工作成绩凸显出来,
注意:对比时需要谨记,通常只做自我的同比和环比,或与公司的竞争对手去比,不要跟部门同事对比,一是容易招来同事猜疑和反感,二是容易让领导觉得你好胜心过强。
3)换位思考去共情,突出可行性解决方案
在工作汇报中,最大的难点是工作开展遇阻或无法按期完成时, 直白汇报有被痛批的可能,故意不报又有隐瞒的嫌疑,拿捏好汇报的尺度就显得尤为重要。
采用“描述 + 原因 + 解决方案”的汇报方式,是相对比较讨巧的。
需要给领导做选择题而非问答题,即便是最后方案并没有得到采用,也证明我们是想积极地解决问题,而不是推卸责任。
02 划分任务优先级
在划分任务优先级之前,还有一步需要做: 评估对现有任务的影响面
例如,领导给你布置一项新任务(在你既有任务之外的新增任务),可以这样回复:
好的,领导,如果要做这个事情的话,我手头上的 A、B 两个方案设计任务都需要延期 4 天,而这两个都会导致某某项目进度整体延后 5 天,您看这怎么安排合适?
当领导听到新承接任务,会对原有任务产生影响时,大概率会重新评估这次任务的时间和人选。
1.学会判断任务优先级
职场中每天手头的工作都很多。其中既有正在进行中的,也有被领导和同事临时甩过来的。因此需要按照 重要程度和 紧急程度区分好每天要做的事情:
根据这两个维度把事情划分出 4 个象限,再将待办事项相应放入这 4 个象限中。 其中紧急而重要的事情一定是最有优先级、需要马上处理的!
⚠️ 一个真实的提示:
给自己排布任务的时候,千万别把自己想成机器,随时都能平稳高效地工作。
人会有情绪、会疲劳、会有各种意外的状况发生,因此一定要给自己安排好休闲和放松的时间。
2.做日/周工作计划并经常回顾
将事情划分好重要程度后,制定个日/周工作计划,或者是正在进行的项目计划。
针对每一项工作或项目任务:详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事、有什么样的 KPI 等等……
这样方便定期回顾任务的状态,是 待开始、进行中、延误还是取消。有利于自己针对不同情况采取下一步措施。
做任务 / 项目管理最好的工具就是甘特图,可以用 Excel 做,也可以用现成的模板,按照自己习惯来即可:
注意:
制定工作计划的目的就是为了执行而不是为了做“面子工程”,制定计划后一定要落实。
当领导看到这份周报时,其实就能了解到,你做了哪些任务。
并且,他也可以通过周报,了解你的工作量情况,如果发现任务偏多时,后续再分配任务,也会有意识地和你沟通你手头的任务情况。
以上,希望对你有所帮助,也可以将各位的经验分享在评论区,大家一起学习!