实现企业业务系统电子化的技术 电子表单

曙光信息产业有限公司 王懿 中国科学院软件研究所 王文军 仲萃豪
在企业的生产和办公管理业务中,使用了大量的表格和单据。这些表格和单据,通常
被称为表单。表单形成的企业运作和管理基础,以及建立在这个基础上的业务处理方式,
构成了整个业务的处理流程和模式。
一、表单是规范化业务处理的基础
从严格的全面质量管理到ISO9000质量体系,企业在生产上建立各种规模化、规范化
、集中化的管理体系的目的是控制规模庞大和繁杂的生产过程,按稳定的生产模式和过程
生产质量上乘的产品。这一过程的具体体现就是与生产过程相关的各种表单的填写和加
工处理,如生产过程的人事、财务和物料的管理、控制都建立在表单的基础上。
在银行、保险、交通运输、邮电通信、统计调查等企事业单位的业务管理中,都使用
了大量规范的表单,无表单就无法进行企业业务的处理。
表单的实质是通过分析和提炼业务的属性,制订成表格,印制在纸上,并在实际应用中
填写、处理和传递。表格的内容从某一个方面反映了企业的具体业务。如果没用规范化
的描述企业业务属性的相关表格,在处理业务时由处理人自行规定,那么在业务处理上就
会存在很大的随意性和偶然性,这与现代化的生产管理要求不相符合。
因此,表单的规范化、有效性和处理效率直接影响到生产、管理中业务处理的质量和
实际效果。
二、传统技术的不足
从60年代开始,大型机系统构成的业务处理系统开始在许多大型企业或一些重点业务
领域应用,如航空订票系统、保险数据、证券数据交换等。这一时期,无论是联机交易处
理,还是数据库系统,业务中的数据处理实际上是围绕着单据这一载体运转的,顾客必须先
填好纸质的原始单据,交由业务人员校验和录入,然后通过终端提交给系统进行处理。顾
客在填写纸质单据时很容易误解这些规程,并需要重复填写,加大了系统处理中的人工审
核,降低了服务效率和质量,加大了处理成本。
传统的计算机化的业务处理系统和管理信息系统(包括办公自动化系统)的界面千篇
一律,都是一个菜单下挂几个功能模块。这种结构限制了系统功能的扩展,这也是目前这
些系统不能充分发挥作用和业务人员不愿意使用的主要原因。
随着计算机硬件性能的提高和价格的大幅度下降,图形化界面和鼠标点击的操作方式
大大缩短了人机的距离,而现代计算机网络拉近了人与人之间的距离。因此,可以将以前
由顾客通过业务员输入或转达的信息,直接由有能力的客户输入和浏览。如顾客通过网络
自行提交订货单、订票单,查看订货、订票情况,以减少中间环节、降低差错、提高效率
、节省人力。它实际上是将业务信息系统延伸到客户,使客户也能加入到业务工作流操作
中。
传统预印纸张表单的生成、处理、流转方式是企业业务处理中错误、缓慢、昂贵的
重要原因。目前,全世界占公司文件80%的预印表单,每年将消耗60亿美元的印刷费用和l
200亿美元的存贮、分发、处理费用。激烈的市场竞争使业务种类的改进和扩展速度加快
,对预印表格输出提出了挑战。因此被认为是替代纸质表单的一项重大技术——电子表单
(E-FORM)技术风靡西方发达国家,在企业业务管理上发挥了重要作用。
三、用表单技术改造企业信息系统
软件市场上流行的 "电子表格"软件是否就是电子表单E-FORM呢?"电子表格"的作业
方式是按照 "表格"格式录入、处理、计算,代替了许多人工计算,但设计输出的单据在打
印输出时尺寸、字形走样,业务变化后很难修改;分散在各部门且相互独立的PC单据无法
得到统一管理和信息更新,工作过程仍然像预印纸质表单一样,需要重复打印、填写,不同
部门间的表单衔接困难,异地表单不能及时更新。所以这种单据仍然是传统的预印纸质表
单的运作模式。
1.企业电子化表单技术E-FORM
基于网络和客户/服务器结构的E-FORM是在企业的局域网或 Intranet范围内实施电
子化表单设计、集中管理、分发、填写、收集处理的系统。它包括了电子表单的设计工
具、客户端应用程序、管理工具及在网络上的分发工具、数据上报工具、电子表单与数
据库的操作定义、打印输出管理系统、电子表单对业务流程(表单处理流程)的定义。其
成熟的产品如 JetForm公司的 JetForm Design/Filler、 Microsoft公司的 E-FORM和
Novell公司的 In-FORM等。
2.用E-FORM改造企业的信息系统
对企业业务过程的改造,必然引发企业组织管理方式的变革,因此对现有企业业务的
E-FORM改造决不会是一帆风顺、一蹴而就的,它是一个长期的、渐变的过程。
首先,我们可以暂时保留人们在长期业务中形成的使用纸张的习惯,即用即打,这样可
以大大减少由于预印而造成的表单短缺、过时、仓储,实现纸张表单的非预印化。
第二,在企业内部业务中,把 E-FORM表单作为纸张表单的电子化替代形式,实现表单
的无纸化。
第三,在此基础上,就可以进一步利用 E-FORM表单在网络上的业务处理能力(处理流
程定义,也就是工作流定义),以企业业务在处理上的网络化、自动化,带动企业管理的网
络化。
最后,随着 Internet/Intranet技术的发展,当整个商业社会环境都实现了表单的电
子化,特别是当银行、金融行业的业务处理实现了全面电子化后,在一张表单中就可以定
义全球范围内的审批、支付过程。
四、E-FORM 表单技术
1.E-FORM 技术的基本要素
考察传统的预印纸张表单,我们可以发现E-FORM有如下的构成要素:
(1)待填写的"表单字段"(Form Field)。这是表单中最重要的部分,正是通过填写表
单字段,表单才能完成对业务处理的定义。表单字段应规定填入内容的形式,如数字的小
数位数、千位分隔,文字的字体、大小,图片的大小、色彩等。
(2)线框及表框。表单的线框在物理位置、虚实、粗细的控制上有严格的要求。表单
的表框在复杂表头的设计及表体、表头合一上有较高要求。
(3)固定的文字说明。表单的陈述文字、"表单字段"的命名、表单题头等都要用到大
量文字说明,这些说明会用到各种字体和大小。
(4)固定的图片、徽标。表单中的题头、题尾、装饰等都会用到徽标、装饰线等贴图
,这些贴图的大小、比例都可以随意调整。
(5)选择框。它是表单中"表单字段"的另一种形式,选择框往往被编成各种不同的组
。根据选择性质的不同,成组的选择框可以是多选一(单选框),也可以是多选多(复选框)
。
(6)签名。表单定义了业务和业务处理,业务处理中又包含了大量的审批过程,所以表
单应用中必须提供签名。由于签名是一个特殊的待填写"表单字段",因此对字体有独特的
要求。
E-FORM表单不但必须保持预印纸张表单的所有要素,同时还应具备电子化、网络化的
独特要素:
1表单填写的数据库查阅和列表查阅。在客户端可以定义一个表单字段供用户填写时
使用,大大减少用户的填写错误。
2表单的"智能"。通过定义"表单字段"间的数量关系,"表单字段"的内容可以从其他
"表单字段"通过计算自动获取。
3定义"表单字段"间的验算关系。这样可以使 E-FORM表单自动验证"表单字段"内容
是否有效、正确,保证表单填写内容的完整性、准确性。
4条形码。条形码在商业中广泛应用,也频繁出现在商务运作的单据上。但由于条形
码必须由机器印制,传统纸张表单很难将条形码作为可填写"表单字段"使用,使表单的设
计和使用受到限制。而在 E-FORM 表单中,条形码可以作为客户端填写的"表单字段",丰
富了条形码的应用范围。
5自动表单序列号。表单需要编号,表单可按顺序增加其编号。在预印单据中,维护和
记录单据编号是一项很难做好的工作,而E-FORM系统提供了一个专门的机制,在表单上定
义编号形式,在系统中进行编号自动管理,为每一个表单填写生成、显示或印制统一的编
号。
6表单字段的填写锁定。不同于纸张表单的签名, E—FORM的电子签名不但具有更高
的安全、防伪性,而且可以通过定义签名对"表单字段"进行锁定,使签名字段与锁定字段
关联,这样即使通过非法手段修改了数据,那么所提供的表单验证功能也能检测出该表单
的非法性。
7单据的处理流程定义。这是 E-FORM在表单技术上最有革命意义的一个独特要素,也
是E-FORM技术在商务中应用的最高境界。在设计业务表单时,可以为一个或一组表单在局
域网或广域网范围内预设处理流程。
2.动态表单技术
企业表单处理的数据长度变化很大,如装货清单可能是针对某一个物品,也可能是针
对一船散装货物。不同的"表单字段",其输入内容变化可能很大,如表单中的"注释"项,可
能很长;企业表单也可能在不同的输入数据请求下,需要呈现不同的样式,如在个人登记表
中,若已填入本人为"未婚",表单中有关配偶的项目就应当消失。这些表单与数据在填写
和合成输出时呈现出动态性、多样性。而 E—FORM所采用的动态表单技术,完全支持各种
表单形式和表单/数据合成的动态性。
3.表单和表单的数据
企业业务中往往有这样的要求:当同一组表单数据流转到不同的处理阶段,需要根据
该处理内容和权限,在显示的表单中隐去某些数据或强调某些数据。 而纸张表单和"电子
表格"等传统方式,把数据连同单据本身一起传送,这不但增加了网络负担,而且无法实现
上述的数据显示权限控制。
在使用表单进行数据汇总或处理时,对于收集来的表单,我们只是把其中与表单外观
无关的表单数据,在数据库中汇总、更新。表单在网络中的传输与处理实际上是表单数据
在网络中的传输和处理过程。
4.表单处理及管理纸张表单存在的一个问题就是表单管理十分困难,如:表单版本的
统一性,新表单发放的及时性,对单据上报的监控、存放、归档、查询等,都必须以手工方
式进行操作。而 E-FORM利用表单的字典化管理和网络化发放,很好地解决了这些问题。
一个表单的处理流程除了包括客户端的填写、处理外,通常也需要 E-FORM服务器进
行集中计算、检验、对中心数据库操作,完成表单数据的数据库汇总、表单处理情况的登
记、表单填写正确性的校验等。为此,在E-FORM服务器中设有进行各种后台计算的进程,
接收到从网络传送的表单数据后,即可根据业务表单上定义好的计算任务自动进行处理。
5.实施模型
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右上图是企业财务部门报销业务E-FORM实施模型。
分布在财务部门的E-FORM系统是财务子网。报销业务的申请、登记等处理在财务子
网的"E-FORM中心"局域网中完成,报销审批处理在财务子网的分部X的局域网中完成。在
"E-FORM中心"的表单字典中,为这三类处理准备了三个"表单集",通过中心"E-FORM服务器
"上的分发进程,分别发到两个局域网的表单仓库中。模型包含了表单设计、表单集管理
及分发、外部数据转换、处理修改表单数据库和打印输出等模块。
五、E-FORM与纸张表单的比较
E—FORM表单与纸张表单对比如下表:
@@0255501.JPG;表1@@
六、E-FORM技术在中国
虽然在欧洲和北美的企业中E-FORM己应用了许多年,但目前还没有在我国企业中普及
、推广。其原因是,过去中国企业大多没有建立企业的网络环境,无法实现网络环境下的
E-FORM系统。试想,在一台 PC上制作、填写表单能有多大意义?随着中国企业用户网络环
境建设和更新速度的加快,中国企业的网络环境日趋成熟,网络化的应用需求将不断增长
。因此E-FORM技术在促进中国企业的改革中将会发挥重要作用。

 

原URL
http://www2.ccw.com.cn/1998/14/166719.shtml