MAXHUB+腾讯会议：为未来办公造一部动力引擎

科技领域有个规律，我们经常高估一年的变化，而低估了十年或者更长时间所可能发生的变化。

不信可以做个测试，你觉得未来线上办公会怎么发展？不少朋友会说，既然线上办公是疫情到来之后的PlanB，那么随着疫情结束就会恢复到原来的线下办公时代。这可能就低估了长期变化。

现实中，居家办公、线上办公、远程办公成为日常工作的刚性需求，混合办公已经形成了普遍共识。对个人来说，混合办公减少了通勤时间，提供更灵活便利的工作地选择；对企业来说，混合办公能够快速实现全球协作，减少线下办公室的成本和差旅费用。

2022年8月份，普华永道发布《2022全球职场调研中国内地报告》显示，95%的中国内地员工和88%的全球员工更希望可以采用远程办公和混合式办公的方式。

但是，混合办公并非完美，也存在“月之暗面”。比如线上会议的效率瓶颈，就引发过大量吐槽。人们发现，原本线下面对面就可以完成的沟通协作，一旦转移到线上之后，增加了等待的时间、繁琐的操作、信息的丢失等。

企业服务公司Dialpad调查显示，83.13%来自各行业的受访者每周要花至多三分之一时间开会。对于企业来说，团队沟通协作的效率，会直接影响到决策部署和业务推进，因此，混合办公驱使下的会议效率问题，已经成为影响企业竞争力的关键。

然而，面对开会这个技术活，目前整个智慧会议领域尚未形成统一共识和标准，个人和企业用户在选择时，也缺乏权威的参照标尺。

不过，这种情况正在被积极地改变着。12月27日，国内知名的智慧协同平台MAXHUB，携手腾讯会议，发布《2023智慧会议技术白皮书》，双方强强联合，对智慧会议进行了全面的梳理、定义和规范。

我们不妨透过首个智慧会议技术白皮书，来看一看“开好会”需要具备哪些能力，智能技术的到来为未来办公注入了怎样的动力？

筑造动力引擎：智慧会议的进击

开起会来争吵不休，谁拍板，谁提供信息，最后做了什么决议，傻傻记不清楚，开了个寂寞；

以前没有报表做事凭感觉，现在都用报表数据满天飞，实际协作效率还是很低；

许多问题总是到会议上才开始思考，准备工作不足，浪费了大家很多时间；

花巨资搭建的企业OA，还不如微信QQ好用，处于半闲置状态；

这些会议沟通、协作不畅通的“断点”和“堵点”，给日常工作平添了无数的烦闷和沮丧，更让组织效率和竞争力变得低下。

在混合办公和远程办公的当下，企业想要开好一个会，提高会议协作效率，对软硬件设备有怎样的要求？如何从0-1搭建智慧会议室？这些问题一直以来都没有形成统一共识，而《白皮书》的出现恰逢其时，给出了智慧会议的核心方法论，也填补了该领域的标准空白。

我们可以从三个角度，来理解智慧会议的进击。

首先，“开好会”的基础设施。

要适应未来混合办公场景的趋势，需要构建一个有利于员工发展和增强员工关系的沟通协作方式，因此，智慧会议的基础设施——软硬件设备，需要能够实时感知和采集整个会议过程中的数据，连接以事物为中心的人、空间、设备，让数据互联互通，完成沟通共识，进而支撑企业会议的高效协作。

举个例子，传统会议室的设备数据、状态数据等无法实时共享，这就给后续团队协作带来了很多不便。预定了某个会议室，开会时才发现缺少白板、视频通话等设备，导致远程协作无法顺利进行；抑或是进入会议室才发现设备已经损坏，等待维修又耽误了时间，影响会议效率；一场头脑风暴会议，传统会议室只有普通白板，书写空间有限，限制了团队创意的碰撞和发挥……

针对这些传统会议室的痛点，MAXHUB首创了会议平板，作为智慧会议的重要硬件之一，帮助企业更高效地展开协作。

在智慧会议中，会议平板这一产品，可以直观地对会议室细节进行控制，支持无线投屏，实现批注、翻页等交互操作，让每一次会议都能够提前把握会议室整体情况，不把时间浪费在等待上。

此外，腾讯会议Rooms与MAXHUB合作，打造了软硬件融合适配的智慧会议室解决方案，帮助让企业会议室快速连接上云会议。为了让更广泛的企业会议室设备连接到云端会议，让企业会议室持续畅享随时加入云端会议，在Rooms试用账号满三个月后，腾讯会议免费开放【加入会议】，助力企业会议室与腾讯会议PC端、移动端、小程序互联互通，用户点击后可以随时连入云端，使用共享屏幕、互动批注、白板本地图片上传及扫码保存内容、云录制等功能，打通会议室与会议室、线上与线下的壁垒，减少多个设备反复切换的繁琐操作，让远程协作效率大大提升。

在《白皮书》中，MAXHUB也结合市场经验，给出了如何选择一体化显示设备等相关建议，比如触摸响应速度、显示屏抗冲击性能、图像色温等、触摸误差等等。

可以说，优秀的软硬件基础设施，是“开好会”的前提。

其次，“开好会”的核心能力。

智慧会议的本质目的是集思广益、经由群体智慧来达成并落实更好的决策。这个过程，也是组织修炼“内功”的阶段，需要全链路的能力保障。MAXHUB和腾讯会议在服务中，也积累了大量的经验与思考。《白皮书》中提到，智慧会议系统设计分五层结构，协助用户完成会前、会中、会后、会议管理的一切准备及善后事宜。 

会前，通过会议平板，可以一键搞定邀约，解决预约难题；批量提醒会议信息、分发共享资料，无需反复沟通，减少等待和准备时间，提升会议室整体效率。

会中，结合智能书写、无线传屏等功能，可以实现内容共享及交互批注，沟通协作更高效，同时还能联动智能门牌锁定会议室，避免被无关人员干扰。

会后，会议平板也能及时对会议内容进行归档，用手机扫码即可将批注内容保存，沉淀为重要的知识资源。待办管理将会议任务明确到人，进度结果一目了然，让会后执行更有力。

会议并不是开完就算了，整体管理与运维也十分重要， 通过后台集控系统，企业可以将智慧会议的相关设备统一管理，完成软件升级、系统更新等操作，对会议设备使用次数、会议空间使用频率，会议预约情况进行数据统计分析，为会议室日常行政、IT运维管理提供数据支撑。

从这个角度看，智慧会议的本质，是帮助企业实现会议全流程（会前、会中、会后和会管）的数字化变革。

第三，“开好会”的场景化定制。

智慧会议系统并不能“一招鲜吃遍天”，不同组织、不同内容，召开会议的需求是不一样的，还要根据场景提供定制化方案。

《白皮书》中，将常见召开会议的场景分为标准会议室、视频会议室、接见厅、会议厅、培训厅及个人办公空间、开放空间等七大办公场景，通过不同的会议设备及系统，满足不同场景下的使用需求，来更好地达成会议目标。

远程视频会议时，智慧会议室要确保听得清楚、看得真切、讲得明白，可以通过MAXHUB的全屏展示、视频会面、云端共享会议资料等，实现跨地域跨组织的协作。

对外接待时，智慧会议室就作为企业对外的“名片”，需具备本地扩音、名牌显示、视频会议、多屏联动的基础功能需求。通过MAXHUB高清大屏显示，电子名铭显示来访人及参会人公司、名字、职位等信息，帮助企业做好接待、打造品牌。

场景化的智慧会议，驱使企业将产品和场景搭配组合，去满足各类垂直会议场景的数字化需求。

总的来说，解决“开好会”的问题，智慧会议的进击，本质就是用数字技术构筑一个动力引擎，通过基础设施的互联互通，让断点被连接；基于流程梳理和场景定制，让堵点被梳理，从而让会议场景的痛点都瓦解掉，自然就能向着更高效的方向前进。

飞向未来：智慧会议的趋势与发展

短期来看，复苏期的远程办公比例还很高，腾讯会议为代表的云会议、MAXHUB为代表的终端硬件，支撑企业的高效运营。

中期来看，十四五规划明确“加快企业数字化转型升级”，企业数字化的需求还在上升，大部分传统会议室也面临着升级改造，智慧会议软硬件作为数字经济的基础设施，也将在政策红利期迎来较大的发展。

长期来看，元宇宙、虚实融合、XR等新技术，让数字化办公展现出前所未有的创新力，这是传统办公无法取代的，也对智慧会议服务商们的技术能力提出了更高的要求，需要腾讯会议、MAXHUB等一批智慧会议先行者持续不怠的努力。

透过《2023智慧会议技术白皮书》，我们可以清晰地看到，智慧会议作为办公协同的数字化升级手段，正在为企业发展注入新动能。随着越来越多的企业激发组织协作的高效力量，一个更加繁荣活力的数字经济体，也将加速来到你我身边。