关于开会

不知道你有没有记录过自己每周的参会时间？结果可能会让你吓一跳。

我来公司刚两个月，但参加会议的时间可不算少了。有一周，算上撰写会议纪要，我的会议时间居然高达18小时。换句话说，一周36%的工作时间都被用在了会议上，而产出成果却不成正比。

为什么会这样？只有我一个人曾为大量参会时间而苦恼吗？不是。应接不暇的供应商沟通会，每周部门例会，还有公司层面的大型会议，各式各样的会议把我们包围。投入了这么多的时间，究竟为了什么？

会议是一种用时间换结论的商业活动，开会的目的是得出结论。所以，我们必须思考每次会议的“投资回报率”。

会议价值=结论价值-时间成本

如果会议效率不高，很可能我们每次开会都在亏本。

以公司EMT会议为例

会议成本=参会人员的年人力支出/年工作时间*会议时间

=20000000元/2900h*3h=20689.7元

注：假设EMT参会人员年收入总和为2000万；年工作时间为2900h；本次会议时长3h。

一场会议，不算会前准备和会后整理，成本居然超过了2万元。所以，提高开会效率、精简参会人员，就是在省钱！

我的建议

1.提高开会效率，做好会前准备

接洽供应商前，召开跨部门沟通会前，我们都应确保必要项目信息提前一天邮件发给对方。这样每次开会前，我们就可以假定所有参会人员都在同一沟通层面上，开会时就可以直奔主题，把时间用在有价值的讨论上。

2.设立开会到场时间

目前，公司鼓励大家提前到达会议室，不迟到，这肯定是件好事。实际情况中，有些同事会提前10分钟到场，而有的同事则是准时到场，这就会造成“早到”等“晚到”的现象。别小看这每次的10分钟，一年积累下来的机会成本可能就有几十万元。所以，我建议公司规定开会到场时间，区间不超过3分钟。这对于改善公司效率，绝对是标志性的工作。

3.对于决策会议，建立追责机制

开会是为了得出结论，有了结论就要落实。但有些事情，被讨论了三遍，依然没能落实。这种返工式的讨论，对公司效率的损伤是巨大。此对我们可以对标下三星的会议原则，建立追责机制，内容如下：

a.只开会，没有结论，等于零；

b.有结论，没有明确的负责人和时间节点，还是等于零；

c.有责任人和时间节点，但是会后不检查，还是等于零；

d.抓住了不落实的事，同时追究了不落实的人，才等于落实。

所以，看似微不足道的开会非常值得我们重视，毕竟更高效的开会，能为公司省下一大笔资金。

我是马振朕。2018，我与自己有个约定，周更一篇有价值的精炼原创文。你的反馈是对我最好的帮助。