危机,拆开看是危与机(必看文尾)。

之前写过一篇关于项目管理领域的文章,获得了清晖西安何老师及郝老师的转发推荐支持。感谢两位老师。如果感兴趣,可以去看《考了PMP,项目经理如何最大发挥它的效能?》这篇文章。

今天要和各位分享的是昨晚学习肖杨老师的《如何有效管控项目风险(上)》的一些思考和内容。先来分享前两部分。

前言

作为项目经理,都知道风险管理是项目管理十大知识领域蛮重要的一个,这个应该也算是项目中最难掌握的技能,因为这个领域不是完全确定的,是要靠项目经理和团队的预测能力以及在未发生前的应对水平来决定一个项目的发展走向。但我们在进行项目时,也最容易忽略风险管理,在很多时候,它是看不到甚至感知不到,是一种未来的不确定性,所以也比较难把握做出预测和判断,都是要经验的积累和各种因素的综合评判。

No.1风险管理没有效果的三个主要原因

正因为容易被忽视和不容易预测和判断,所以很多项目经理在实际操作中做一些项目中的风险管理往往是没有太大效果的,我们可以看一下没有效果的三种原因:

1、漫无目的的识别风险

做事情不怕没结果,最怕没目标。在项目管理里尤其重要,一个项目的发起一定是围绕一个具体清晰的目标要去达成才去干。对于风险管理来讲,都不知道为了什么去识别风险,那当然没结果和效果啊,或者就是没有按照一定的逻辑去识别项目风险,怎么可能找到风险。

逻辑怎么讲?去找一个项目中的风险,可以按照一个既有的风险架构去分层做项目风险识别(利益相关方[按人分]、风险类别[按事分]等维度),如果实在找不到,项目管理中不是有一个头脑风暴嘛,可以搞起来,不过注意号主导人需要引导思考秩序,这样才能更好地有序的识别风险。当然这些都要取决于项目体系本身到底是一个什么样的架构。

2、讲不清楚风险是什么

讲不清楚我觉得就是表达的问题,因为在项目管理中,很多时候是需要大量的成员之间互相沟通的,你看懂了识别了风险,不等于你可以100%的把风险分享和讲出来,因为信息在传递的过程中一定有损耗,这个真的是看表达力。这种分享表现出来的就是我们看到的水面以上的信息,比如资源不足、时间紧张、团队不配合、范围经常变更,客户需求经常变化。这些都是表现出来的风险表象。

3、风险应对措施落实不到人

当我们找到了风险,也把风险讲清楚了,但是谁去做风险的应对措施呢?如果项目团队只一个人,那就是这个人一揽子包。但实际的项目怎么可能是这样的,都是有一个小的项目团队,这个时候落实责任到个人就非常重要。因为事情是靠人干的。没人项目没法进行下去。但也怕开了会也讨论了,最后累的累死,闲的闲死。

有一些项目最累的就是项目经理(你懂得)。但不管是不是第一责任人,但可以说项目风险造成的问题,理论上都是项目经理的问题。即使风险不在项目经理身上,也逃不掉。但实际我们想要达成的目标是面对风险团队成员共担的。说到底还是职责划分和沟通的问题,然后再去了解下PMO,可能就更好。

No.2如何做到有逻辑的识别项目风险

作为项目经理或者团队成员,没有逻辑的去谈项目风险识别,可能连为什么和去哪找风险都找不到。所以逻辑性很重要。

1、脱离了项目目标谈风险是没有意义的

(1)回到项目本身,因为项目管理是一种典型的基于目标的管理方式,不同于运营管理,项目的存在是要去创造和创新的,这是项目存在的价值和意义。所以要去思考干完项目到底要拿到什么样的结果。一开始目标可能不明确不清晰,但进行的过程可能就逐渐清晰明确,项目管理里有一个渐进明细,就不多说了。

(2)如果一个非常有能力的项目经理在项目起初就能清晰的定义和判断项目目标,然后把项目从无到有的造出来。这就是项目管理的最终目的,也就是说项目交付过后的事情可以说不归于项目管理的范畴。怎么使用项目所产出的产品或者其他的成果,这是运营管理,但是项目如果再开始之初就可以把成果转化也想到,就很厉害了。

2、沿着项目计划才能识别出关键的风险

项目开始之初,一定是有一定的计划性的,没有计划性的项目可以直接宣判失败。开始之前,项目经理得组织团队成员搞清楚项目目标、目标实现路径和过程,这个过程就是在去制定项目计划。

如何去从现状一步步到计划的落实,我可以用教练的方式来做项目管理咨询以助于达成计划制定和目标确立。欢迎大家一起交流(关注本公众号即可找到)。在制定计划的过程,就是最好的风险识别的时机。

3、战略风险、项目群风险、项目风险和运营风险

在不同的风险管理视角之下,大家考虑问题和风险的角度和结果就不同。可能项目辛辛苦苦做了项目,结果发现和战略匹配不上。最怕的就是结果并不是战略所需要的,所以从战略的角度去看待项目的这种执行能力是有风险的。

从项目的角度去看战略,如果经常发生变化或者对战略理解的不对或者没考虑清楚它对项目目标的意义,又会产生风险。所以一些大的公司会有项目群管理机制,把一群有相关性的项目进行打包管理,相当于通过项目群的管理组织达到对项目之间的关系协调和平衡。因为通过项目群的方式可以实现较大的战略收益等等。当资源都稀缺的时候,有些从大局的角度去看,会发现其实从战略层面也会带来很多相互的风险,这种风险更多的是因为在我们的组织中的战略项目运营项目群之间有一个相互的平衡关系。

4、别光盯着威胁,更要关注机会。

一般情况下,如果不懂项目管理,听到风险,都是坏的。但是我们学过的都知道风险是有两类:一类叫威胁一类叫机会。我们把风险管好了,会产生更好的成绩,这就是机会,做不好就成了威胁。但不管是威胁还是机会,都是对项目有影响的。只是说是好的影响还是坏的影响。

小结

所以不论是项目风险还是人生风险,背后都代表着一种不确定性,所有的事可能都有不确定性,也都没有不确定性。想的越多,然后对各种规律性的东西理解越多的时候,我们会发现所有变化的背后,其实都是有规律的,但这个时候其实很多事是还没有发生的,如果我们不加干预的话,但它一定会沿着一定的规律去发生。

我特别喜欢不断地思考一些好玩的事情,因为在不断地折腾和提升中,打开了很多认知以外的乐趣和价值意义。现在也把项目管理、教练、DISC行为风格、社群等融合出一个一个好玩的有意思的圈子。

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最后一定要送大家一句话。

如果我们的认知层次低,就会对自身认知以外的事情理解的就少,那么外在的各种变化看起来就是不确定的(也就是风险)。因此会导致我们不能正确的去预见后面变化的走势以及变化的结果,所以对于不同的人来讲,在识别人生这个风险的时候,大家的认知层次高低,决定了看到的风险多少好坏。也就决定了人生项目的这个结果。

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