三步学会精准表达，让你成为职场沟通达人

在汇报工作或交流研讨时，你是否曾经苦恼过——说些什么？怎么说？听了别人的发言后，你是否曾经羡慕:“我什么时候也能像他那样说的这么好啊？”

我有过这样的体验。在分析期中考试的改进措施时，有两个老师说得有条有理，而她们说的我平时也都做过，却不能像她们那样条理清晰地说出来。我多么羡慕那些能说会道的同事啊，可却不知从何做起。还好，这本《概括力》教会我精准表达的方法。

本书的作者是日本作家山口拓朗，曾经是记者，后来成立独立的工作室，22年间共写过3000余篇文章，著有畅销书《如何写出一篇好文章:不动笔就能学会写文章的训练法》等。

这本《概括力》是一本非常实用的工具书，教给苦于不会说话的职场人1句顶100句的高效沟通术，提高与人沟通的能力。

本书将概括的过程分为以下三个步骤:

第一，收集信息（收集足够的有效信息）

第二，整理信息（分门、排序整理信息）

第三，传达信息（简明扼要地将信息传达给对方）

一、巧妇难为无米之炊。

如果把概括比作做饭，那信息就是食材。如果心中没有信息，那么你想说点什么，也不知道怎么说，不知道说什么。但是如果把你看到的、听到的、想到的都当成重要信息说出来，那可能就真的乱成一锅粥了。因此收集到足够多的有效信息是我们精准表达的第一步。

获取信息的渠道有很多，除了一些语言信息，你感受到的对方的神情、体态等非语言信息也是值得重视的。那么是不是信息越多越好？当然不。获取信息时要确保信息来源真实可靠。

如何提高收集信息的效率呢？作者推荐一个方法——在脑海中架构信息收集天线。

在实际应用中架构信息收集天线时，要尽量全面，不要有遗漏，这样一来在推进项目的过程中，你不仅可以更好的获得必要信息，还能随时随地准确地完成概括-输出工作。

本周我做了“透视中考看语文”的报告。在准备资料时，除了搜集近五年省中考的语文真题，还要收集多家对试题的分析解读，并结合自己对各题的考点、难易程度进行分析，提出教学建议。只有将相关信息收集全面，才能分析得深刻、透彻，教改措施才能有针对性和可行、高效。

下面介绍五种正确的信息收集方法:

    1.培养看清事物本质的能力，锻炼自己的观察力和洞察力。

    2.激活类推思维，将已知的信息和经验运用到未知的事物上。

    3.总结对方的个人特征，不仅要斟酌他的说话内容，还要观察他的姿态和表情等。

    4.灵活切换抽象信息与具体信息。

    5.借助目录进行概括。

二、分门排序整理信息。

    1.设立目标，用倒推法整理信息。

概括的目的是通过输出给对方提供有价值的信息，因此我们需要在明确目标后用倒推法整理信息。什么是倒推法呢？这就像配菜师配菜备料，既要考虑食物原料的外形结构、营养价值，又要考虑食客的要求。在沟通表达时设想对方想听到怎样的汇报，根据倾听方的需要，先设立目标，进而整理信息，以合适的形式进行阐述。

    2.具体划分类，细致地整理信息。

整理信息时，最重要的便是将信息分类，为每条信息贴上标签，分类进行整理，将相似的信息整理成一组。擅长整理信息的人（概括力强的人），总是能迅速的从大脑中提取对方想要的信息。

多年来，我们积攒了很多的工作资料。我和老公的所有文件都分别放在用我们各自的名字命名的文件夹里。不同的是我的所有文件都杂乱的放在一起，每年都往里面充实新内容，需要找资料的时候就麻烦了，有时候需要从前往后找两三遍才能找到。老公的文件夹和我的大不相同。他的大文件夹下还有小的文件夹，按照类别分门别类地整理得井井有条。他在外面需要用到某个文件时，就遥控着我:“在文件名是2021的文件夹里，有一个写着**的文件，在里面找……”他人不在电脑前，却能够精准地指示我找到文件，令我十分佩服。与人沟通时要想精准输出也是一样，只有将收集的信息分门别类整理了，表达时才能有条理，倾听者才能听得明白。

三、舍弃9成内容，达到10倍效果

这么多的信息，怎样简明扼要地传达给对方呢？作者根据不同性格的人的说话习惯提出了建议。如果你话太多，那么可以使用这个避免啰嗦的办法:在脑海中将信息整理清楚，然后选出无论如何都要说的话——只说自己“无论如何（即使到了生命的最后一刻）都要说的话”，其他的只字不提。如果你话太少，那么说话时随时注意加上主语、宾语。用“主干—枝—叶”的顺序表达，会显得你是一个逻辑性非常强的人。汇报工作或者报告、演讲时，用“事件+结论优先”的方法，便于听众更好地理解。

这本书的末尾还提供了几种练习概括的方法，有兴趣的朋友可以拿来一试。

结语:任何人都不是孤岛，与人交流沟通是每个人的需要，也是职场人崭露头角、站稳脚跟的必要。在这个信息爆炸的时代，能够精准表达，提高自己的沟通能力，将助你赢得他人的信任和认可。来吧，让我们一起学习1句顶100句的高效沟通术吧。