把自己打造成效率机器

高效解决80%的常规任务,才能腾出手来推进关键任务

忙,救火,高效率,低效果

我们每天都很忙!

从一早到办公室开始,不是开会,就是邮件,不是微信,就是有人找你沟通!

不是领导给你派活,就是其他同事求助,作为下属,上级,同事的不同角色扮演者!

我们都疲于奔命,四处救火,回头一看,MDZZ,自己还有一堆活!

每天就是救不完的火,干不完的活!

真正重要的事情,常常一拖就是几个月,甚至2019年的计划可以直接在2018年计划上改个数字j就行了。

在家里,作为你爸妈的孩子,你孩子的爸妈,我们还承担着家庭的重任,不管是家务还是其他老人家和小孩子没法自己搞定的事情,都要我们来搞定;

另外,我们还有自己的需求,社交,娱乐,学习等等,于是,我们每天都很忙,上班忙,下班忙,忙不完的工作,忙不完的事情,忙得我们都被自己感动了:我都这么忙了,为什么还不能玩会儿,我都忙成这样了,为什么不给我加薪,我都快忙死了,你们还要怎么样?

这就是我们的画像,很忙,忙到自我感动,忙到渴望放松,忙到各种抱怨,但是生活和工作很多时候还是在原地打转,忙来忙去做的都是救火的,应急的,一次性的,无法积累的工作,那些真正重要的事情几乎都停留在计划中。

怎么办?!

我们需要改变,我们应该改变,想要要把主要的精力和资源投入到20%的关键事情中去,就必须先解决这些天天让你团团转的日常任务和突发情况。

我们应该如何改变,

第一步,任务分类

请出紧急重要四象限来帮忙,先把工作或者任务按重要程度和紧急程度分分类,

紧急不重要=快速搞定或者授权给别人搞定 重要又紧急=优先搞定

不重要不紧急=想都别想,让别人去搞 重要不紧急=每天都要投入去做的关键

其实重要又紧急的事情,大部分是我们以前没做好重要不紧急造成的,所以该补课要补课,除了补课,就要把现在的重要不紧急做好,以免以后又变成重要又紧急

第二步,设计一个GTD(getting things done)系统

分完类,知道要做什么了,接下来就该考虑如何去做了,通常来说这个时候就该PDCA出场了,计划→做→检查→修正,这个套路我们都很熟悉了,但是日常工作中间一定会有很多任务过来插队的,这个时候我们该怎么办?

我们应该设计一个更加柔性的系统来搞定这些日常的常规共走,留出时间对付重要工作;怎么柔性呢,我们需要一个接纳临时插队,或者刚刚生成的任务的容器,用陈老师的话来说就Inbox收件箱。当我们在工作时候,有新的任务进来,我们先把这些新任务放到这个Inbox或者说任务箱里面,记录清楚需要做什么,要达到什么目的,什么时候需要完成,当完成手头工作后,检查Inbox,根据工作实际情况确定先做什么。

第三步,落地执行

系统设计好了,那么我们就该开始执行了,按照PDCA的方法,我们先在笔记本上做计划,按照3things(重要不紧急),已知其他工作,Inbox,检查和复盘把页面如下分配

1 检查与复盘 1 3THINGS
2 内容,花几个番茄
3
4 2 Others
5 内容,什么时间完成
6
7 3 Inbox
8 内容,什么时候需要完成
9

每天早上上班第一件事情,泡一杯咖啡,坐下来,认认真真花10-15分钟,做计划,

对于3things要确定做什么,投入多少时间,

对其他已知工作,要写上做什么,几点钟完成

对于Inbox就等待有任务来的时候填进去,也需要填写需要完成的时间

这种利用笔记本或者其他工具来做计划,记录的办法,最大的好处就是不要用自己的大脑去做详细记录,需要做的时候检查笔记本就好了,减少了不必要的记忆工作。

当然,现在也有很多关于GTD的软件和工具,看个人喜好吧,形式并不是关键,虽然好的形式也会有很大的帮助,但是好不好其实还是关键看执行。

以我个人的经验,用笔记本来做每日的GTD最大的好处有 一、一边写一边思考,印象深刻,比拍照什么的更容易记住,二 、做完一项就可以简单复盘,更有感觉,三、一周8页,一年430来页(52*8+12+年度复盘),看上去很有成就感

当然,也有缺点,比如内容很简单,复盘的时候不容易记录太多,时间长了并想不起来太具体的内容,没有手机APP或电脑软件的提醒功能等等,

关键的事情

一、要PDCA,具体到GTD系统就是要每天做好计划,认真执行,

二、坚持每天复盘,时间最好当然是当天结束,休息之前,但是关键是要复盘,我的习惯是每项完成后先记录一些关键词,每天下班前复盘

三、一定要专注于眼前的工作,尽量避免被新插入的工作打断你的专注

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