打造个人时间记录系统--人人都可以轻松成为柳比歇夫

0. 前言

0.1. 本文的目录

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初步了解风靡全球的时间记录软件Toggl, 以及利用Toggl搭建个人的"时间记录系统"

1. 记录时间的重要性

如何区分人与人的不同之处, 在我看来我们对于资源的利用方式决定了"我们是个什么样的人". 我们将时间花费在哪些地方, 就决定了我们是个什么样的人.一个近一个月都没有锻炼过身体的人, 很难让大家信服他是个热爱运动的人.

时间对每个人来说都是相对公平的, 大家都拥有24h可以支配, 可能有些人比较幸运, 这24h均可以自由支配, 但总体来说每个人一定都有可以自由安排的时间. 另外我们现在对于时间的花费方式又将影响我们未来可以利用的时间资源的多少, 以及我们未来花费时间的方式.

对于人生都持负责任的诸位, 可能都会在人生的某个阶段开始觉得时间不够用, 发现自己并没有太多时间花费在自己想要做的事情上, 所以我们需要尽早提高自己对于时间的利用率, 有意识地调节自己的时间花费, 将时间优先花费在那些重要的事情上.

2. 使用toggl进行日常办公的一天

开始工作之前, 确定今日可以利用的时间段, 根据总可利用时间, 确定预期要完成的事项以及每个事项预计花费的时间.

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然后就按照计划努力消灭今天的任务, 只不过在开始每个事项时候, 先打开toggl, 新建一个时间花费事项, 开始计时. 当完成该事项时候, 就暂停该事项的计时.当然, 如果有计划之外的事项需要处理, 不用焦虑, 将原有计时事项给暂停, 新开一个计时事项即可.

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经过一天的忙碌, 需要对今天的时间花费进行个复盘, 看下自己当日的时间花费, 看下是否有可以提高的点

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3. toggl基本概念介绍

toggl的功能可以用一句话来概括: 完成指定的project, 并通过不同的维度展示时间的花费情况, 其中可以通过description和tag加强对于project的细节描述

因此学习使用toggl, 需要了解Toggle的两类概念

1. 时间花费的描述

   1. project: 一个时间花费项目

   2. Entity: 每次时间记录

   3. tag: 基于时间记录的分类

   4. description: 对于时间记录的具体描述

2. 时间花费的展示形式

   1. calendar, 日历形式

   2. list, 列表形式

   3. report, 报表形式

4. 如何搭建时间记录系统

4.1. toggle初始化

最开始设置project时候, 大家无需太纠结具体设置的形式, 究竟是要多少个project, 具体的命名以及颜色要怎么选择. 此处我建议一种较为简单的设置方法, 先开始使用软件, 然后再进行优化

1. 设置最初的几个工作方向, 分类可以将工作内容覆盖全即可

自己最开始只设置了三类: 一类是日常的计划与复盘; 一类是日常主要工作, 身为程序员的我就是"项目"了. 还有一类就是"非项目"的工作, 例如问题的咨询, 线上问题的处理.

2. 基于这个工作方向, 设置具体的project, 以及对应的颜色

   以"项目"这个方向为例, 可以这样设置"项目: XXX项目", 然后所有"项目"这个方向设置一个颜色

   3. 后续不断的添加project

   后续新增项目, 就按照这个思路, 确定是哪个方向, 然后新增一个project并设置对应的颜色

   4. 优化当前project的设置.

      当有一天你觉得现在的project数量已经到了一定量级, 或者命名/颜色等已经混乱到让自己烦躁的话. 此时不妨将现有的project整体回顾下, 自下而上的整理分析project的更适合的分类以及颜色设置

   4.2. 开始时间之前设置预期的计划

   可以参考之前的时间计划文章

   4.3. 执行时候, 保证时间的记录

   刚开始大家难免会忘记记录某些时间花费, toggl有个小小的提示功能, 当超过指定时间未记录时间花费的话, 就会不断地弹窗提醒. 例如超过3分钟未记录任何事项的话, toggl就会提醒啦~

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4.4 结束时间之后进行复盘

一个完备的系统, 需要具备自我修复与提高的闭环, 也就是必须具备复盘的环节, 否则这个系统会因为缺少反馈而不会有丝毫进步. 因此我们每天下班之前需要看下今日的时间花费情况, 主要关注两点.

1. toggl软件使用情况: 不同时间花费的描述是否合理, 是否可以根据"时间花费描述"清晰地知道对应的是当日的哪个任务, 是否有漏记录的时间花费.

2. 本日的时间时间利用情况: 预期的任务时间花费是否符合预期, 是否可以通过调整今日的时间花费来使得本日的任务完成度有所提高

针对复盘的问题, 设置相关的进一步改正行为, 在次日的时间记录时候进行优化迭代

5. 总结

本文主要讲了三部分内容:

1. 记录时间的重要性, 你投入的时间决定了你是什么样的人, 并且"优化时间花费"这个行为具有复利效果, 赶早不赶晚

2. toggl软件的基本介绍, 使用toggl记录工作时间的一天, 以及toggl软件的基本使用

3. 利用toggl搭建时间记录系统, 设置基本的时间花费方向后添加具体的project, 并通过"制定计划","执行计划并记录时间","复盘时间利用情况"形成时间记录系统的闭环

6. 碎碎念

该文章特别感谢仲景, 因为是他推荐了Toggl给我, 使得自己有机会搭建"时间"记录与管理系统, 当然当前系统还是比较糙的, 后续和"金钱"管理系统一起结合来看, 进行优化一版, 可能效果会好一些

另外搭建一个任何系统, 都可以运用PDCA优化该系统. 即 Plan(记录), Do(做), Check(对做的结果进行检查), Action(根据检查的结果形成改进的action)

另外, 柳比歇夫是谁呢? 亚历山大·亚历山德罗维奇·柳比歇夫, 前苏联的昆虫学家、哲学家、数学家, 记录自己一生的时间花费并不断进行优化, 一生完成七十来部学术著作. 感兴趣的小伙伴可以继续看下这本书<奇特的一生>. 哈哈, 写到这里, 这篇文章终于点题了--"人人都可以轻松成为柳比歇夫"