项目管理及Office Project 2013 项目管理计划工具的使用详解(全)

Office Project

项目管理

Office Project项目管理工具

项目管理

概述

项目管理者在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效的管理。换言之，是项目管理者对项目的投资决策开始到项目的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价以达到项目的目标

管理内容

项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理、项目集成管理

项目的周期

一个项目的周期就是从定义项目目标、指定项目计划直至最终完成项目的过程。它里面包含的内容有：定制项目目标、指定项目计划、发布项目计划、跟踪项目进度并调整计划、完成项目并存档

项目管理三要素

任何项目都会在范围、时间和费用3个方面受到约束。这就是项目管理的三要素。它们中任何一个发生变化就会影响其他两个

专业术语

术语名称	内容弄
任务	指具有开始日期和完成日期的具体工作，是日程组成单元
周期性任务	指在项目过程中重复发生的任务，如每周的总结性会议
资源	指完成任务所需的人员、设备和原材料等
成本	指任务、资源任务分配或整个项目总计划成本。有时也称为预算
工期	完成某项任务所需活动时间的总长度，通常从任务开始日期到完成的工作时间量
里程碑	是一个工期为零，用于标识日程的重要事项

1. 工具
   	
   	Microsoft Projcet
   
   功能
   
   	共享项目信息
   
   	编制和组织信息
   
   	跟踪项目
   
   	方案优化度分析
   
   	信息计算
   
   	检测和维护
   
   常用视图
   
   	甘特图
   
   	跟踪甘特图
   
   	任务分配状况
   
   	日历视图
   
   	网络图
   
   	资源工作表
   
   	资源使用状况
   
   	资源图表视图
   

Office Project项目管理工具

概述

在实际工作过程中，项目经理怎么样能够快速的做出一个清晰且有效的项目计划呢？解决办法是使用微软体系的项目管理工具"Project"。

Project数据源

用Excel收集任务清单及时间估算。一个产品在出PRD文档时，通常会包含功能清单，然后研发相关人员根据功能清单，将其拆分为可执行的任务清单，并评估出相应的工作量。这里要记住的是项目计划有效的基础是合理的拆分出任务，任务拆分，要遵循"自上而下，完全穷尽"原则。

Project使用流程

1.设置项目信息

2.创建项目日历

3.设置工作时间

4.设置例外日期

5.设置某个人的例外日期

6.录入任务和工期

创建和编辑完任务后，还需要对任务的工期进行设置。这里的工期是指计划每一个任务需要花费的时间，以及整个项目花费的时间；合理安排和利用时间可以提高工作效率，以获得更高的利润。
Project允许输入的工期单位有月、星期、工作日、小时或分钟，不包括非工作日。Project在输入任务名称后，会对该任务设置一个默认工期。用户可根据实际情况估计并设定具体的工期，输入工期时，若不能确定该任务的工期可在后加"?"

7.录入资源(人员清单)

8.给任务分配资源(人员)

9.设置任务的关联关系

1.任务链，在默认情况下，任务工期的开始时间都是同一天，但事实上，有些任务在某些任务之后进行，为了表示任务之后这种先后关系，需要用任务链将任务串起来。为了更好的说明任务情况，还可以添加备注。

2.任务之间的相关性是结果链接功能来创建的，在Project中，默认的链接任务是"完成-开始"，除此之外，主要有以下链接类型
-完成-开始(FS):后续任务(任务2)必须在前置任务(任务1)完成后，才能开始
-开始-开始(SS):后续任务(任务2)必须在前置任务(任务1)开始后，才能开始
-完成-完成(FF):后续任务(任务2)必须在前置任务(任务1)完成后完成
-开始-完成(SF):后续任务(任务2)必须在前置任务(任务1)开始前必须完成

3.默认连接类型是：完成-开始(FS)

10.更新并查看项目整体进度

1. 图示

   [注]
   4.Project任务模式有两种，自动计划模式和手动计划模式两种
   -两种的区别只能通过对比才能得出
   其一：两者的标签不同，如上图，行一标志为自动计划，行二标志为手动计划
   其二：自动计划中只能用正常情况输入，而手动计划中能通过不正常的情况下输入(如不确定工期等等)

   
   [注]
   1.使用跟踪甘特图的前提:
   添加"完成百分比"列
   2.视图切换到"跟踪甘特图"，操作者根据任务相关人员的实际完成情况，在"完成百分比"列，更新任务的完成百分比，project会自动计算项目总工期和整体的完成进度
   3.跟踪甘特图，会显示出"关键路径"，关键路径上的任务要及时完成，否则会导致项目延期
   4.甘特图外观及任务种类
   

   
   [注]
   1.Project2003会自动设置相关的任务为关键任务和关键路径。但是对于关键路径及关键任务该怎么理解
   2.关键路径，对于完成一个项目，为使该项目按时完成而必须按时完成的一系列任务
   3.关键任务，关键路径上的每个任务
   4.在Project有个域，叫关键，用来显示一个任务是不是关键任务
   举例，有一个项目由A\B\C三个任务，A 1号完成 B 2号完成 C 3号完成。则关键任务为C。
   如果A,B,C有连接关系，则A-B-C为关键路径

   
   
   

   [注]
   问题:project软件在个别情况下会有任务拆分线性状态，而操作者自己没有注定拆分任务，但是在甘特图上某些任务好像拆分了
   解决：
   1.将该任务的工期改为0，然后重新输入工期，很多时候通过这种操作后，就显示正常了。
   2.可以切换到"跟踪甘特图"视图，甘特图和跟踪甘特图视图本质上并无区别，通过条形图样式的设置，可以将两个视图设置成显示的一模一样。因此，当出现拆分的情况，可以尝试切换到跟踪甘特图视图，可能问题就解决了
   3.拆分任务，如果需要在 任务 上中断工作，操作可以进行拆分任务，以便它的一部分在日程中稍后开始，操作者可以根据需要，将任务拆分为多个分区。
   具体的操作的是，在"任务"选项卡上的"日程"组中，选择"拆分任务"。在任务的甘特图上，单击要拆分的日期所在的栏，然后将条形图的第二部分拖动到希望工作再次开始的日期。若要删除任务中的拆分(链接),操作者可拖动任务的一部分，知道它接触到另一个分区。

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学习流程

	1.创建任务

	2.创建任务和处理子任务和摘要任务

	3.显示或隐藏子任务
	
	4.任务进行链接或取消链接

	5.调整条形图的颜色

	2.创建工作资源

	3.设置工作日历

	4.设置基线

	5.查看报表

	6.设置成本预算

1. 创建任务

   步骤
   
   	1.设置项目开始日期
   
   		项目默认显示时间是2009年的信息，所有的视图都是从2009年开始，不便于查看，所以第一步是修改项目开始时间，
   
   		在"开始时间"一栏输入项目的实际开始时间，操作者会发现甘特图中显示的时间区域变为了我们设置的时间
   
   		且在甘特图中绿色竖线(右侧第一列)代表当前时间。
   
   		虚线代表日程开始时间。
   
   		两条虚线中间的区域代表日程开始时间与日程完成时间之间的区域。
   
   	2.设置项目默认日程信息
   
   		不同公司的上下班时间以及工作时长都可能会不同，所以在创建任务时，必须要设置项目日程的默认的信息
   
   	3.修改项目工作时间
   	
   		根据项目实际的工作时间修改，可以保证排期时，任务准确分布
   

   

   

   [注]
   1.甘特图:一个表示时间日程的进度图，比如读者的复习计划，项目进展，工程进度等，都可以用甘特图来呈现一个比较直观的效果。
   2.用图表制作的甘特图不仅能显示每一项任务的时间长短和进展情况，还可以看到任意时间点在执行哪项任务
   
   3.工期：指某任务需要几天完成，不考虑有多少人参与，默认单位是天
   4.工时：指某任务一共投入了多少人时、人天或者人月，默认单位是小时，如一个任务A，要求2个人用3天完成，那么这个任务的工期就是3天，而工时是3（工期）*8（每日工作时长）*2（投入人数），一共48小时

2. 创建任务和处理子任务和摘要任务

   须知
   
   	在Project中，降级的任务将成为其上方任务的子任务，其上方任务则变为摘要任务。摘要任务是由子任务构成，并且会显示
   
   	子任务合并后的信息
   
   名字解释
   
   	任务包括：普通任务、摘要任务、子任务
   
   	摘要任务：摘要任务由子任务构成
   
   	子任务：将普通任务降级后，该普通任务会变成其上方任务的子任务，此时上方普通任务会变成摘要任务
   
   	普通任务：普通创建的任务
   
   升级降级位置
   
   	降级：任务(进入)-->日程(栏位内)-->右箭头功能(降级任务标志)
   
   	升级：任务(进入)-->日程(栏位内)-->右箭头功能(降级任务标志)
   

3. 显示或隐藏子任务

   须知
   
   	在Project中，所有的普通任务、子任务、摘要任务混合在一起，如果想要只展示普通任务与摘要任务，或者只展示普通任务与
   
   	摘要任务的下一级子任务该怎么办？Project为操作者提供了这样的功能
   
   显示或隐藏子任务位置
   
   	位置:视图(进入)-->数据(栏位内)-->大纲功能(展示与隐藏的位置)
   
   
   注意
   
   	级别1：代表摘要任务以及普通任务级别
   
   
   	级别2：代表普通任务以及摘要任务和摘要任务的下一级子任务
   
   	(余此类推)....
   

4. 任务进行链接或取消链接

   须知
   
   	在项目中链接任何两个任务，以显示它们的关系，也叫做任务相关性。相关性驱动项目的日程，就是在操作者链接两个任务之后，
   
   	操作者再对前置任务所做的每项更改都会影响后续任务，继而影响下一个任务，依次类推
   
   
   进行链接
   
   	1.在"任务名称"列，按住ctrl选中两个任务
   
   	2.任务(进入)-->日程(栏位内)-->链接功能(加锁样式的图形)
   
   取消链接
   
   	1.在"任务名称"列点击一个存在链接的任务
   
   	2.任务(进入)-->日程(栏位内)-->取消链接功能(开锁样式的图形)
   

5. 调整条形图的颜色

   步骤
   
   	1.甘特图工具(进入)-->甘特图样式(栏位内)-->样式功能
   

6. 简单示例