上周五下午在天津办了场研讨会，作为公司市场活动的第一站，效果还不错。这个会是3月30日确定的开会时间，开始准备的，到上周五正好三周，我的任务是负责会务，从没干过这活，时间还这么短，该怎么干？回过头想想，实际上是用项目管理的思路做会务，从结果看达成了预定目标。复盘下整个过程，实际上是做了四件事：明确范围、任务分解、盯紧关键点、控制成本。
一、明确范围
会务是为会议服务的，会议主要由参会人员、会场、物料三个方面组成，所以会务工作的范围也从这三个方面明确：
1、参会人员有多少，其中嘉宾有几个、报告人有几个、哪些领导参加。
2、会场位置、可容纳人数，会场环境等。
3、根据会场和参会人员，准备哪些物料。
二、任务分解
确定了会务工作的范围，需要了解需求、做任务分解。按项目管理的方式，从参会人员的角色入手分析，角色上划分包括：嘉宾、领导、主持人、报告人、听众、工作人员，不同的角色都有什么需求呢？
1、嘉宾：体现重要性、有重要人物的感觉，有对等领导接待、被尊重。
2、领导：有重量级嘉宾/报告人参会，会议办得有面子，体现公司实力。
3、主持人：提前了解流程、了解报告内容，现场不出岔子，顺利完成串场，按议程按时完成。
4、报告人：体现重要性，报告正常播放，不出问题，前面的报告不延迟、按时开始，有时间提醒、避免超时。
5、听众：有会议资料、能了解会议议程，有座位、听得清、看得清，按时结束。
6、工作人员：知道各自负责哪部分、怎么做。
通用需求：找得到会场，会场设施齐全，会务服务周到。
这样任务可以分为五类：报名签到、会议PPT准备及检查（包括报告人PPT检查、会议流程PPT准备）、礼品准备（嘉宾、报告人、普通听众分别准备什么礼品）、会议设备准备及检查、其他会议所需物料准备。
把这五类任务再进一步拆解，并落实到人、明确任务完成时间和要求，形成会务筹备时间表，实际上就是项目上简化版的计划表，并且跟工作人员明确各自任务，说明优先级。
三、盯紧关键点
做项目要关注里程碑节点，做会务要盯住关键点、确认关键点的成果。那关键点有哪些呢？从会前准备、会场布置、会中支持三个环节，各需要盯住三个点：
1、会前准备要盯住：会场定在哪、会场环境如何；参会人大概有多少、多少嘉宾、几个报告、PPT什么时间到位；准备什么资料和礼品、数量。
2、会场布置盯住：礼品分类装袋、并且完整齐全够用；会议设备无问题、并有备用设备；会议流程提前演练、及时发现问题并处理。
3、会中支持盯住：参会人员引导，及时确认嘉宾、报告人是否到场；配合主持人推进流程；看好嘉宾礼品。
四、控制成本
会务是个花钱的活，做会务，就像做项目经理，得有成本意识，投入和产出要成正比，不能花冤枉钱。除了会场，主要花钱的是礼品，需要尽量降低费用，并且能够复用。教训是便宜没好货，伴手礼虽然便宜，但是质量只能说勉强能用。
不管是做项目，还是做会务，都需要遵循二八原则，盯着20%的核心问题，重点跟进解决，剩余的80%更多的是锦上添花，比如会场外的引导牌、专门的会议用纸等。