首先,要明确几点认知,这是开展流程建设工作的基础,后面的建设步骤中会用到。
1、流程是流程,文件是文件,二者不是一回事。流程的本质是一组活动流,其可以是原生态自然形成的,也可以是人为干预后的。文件是描述和定义流程的,特别是描述人为对流程进行理解、分析、梳理、规划、重构等干预成果的。
2、文件有多种类型。如流程图、控制程序、流程指南、管理制度、工作规范、作业指导等等。根据需要而选用。
3、分清什么是业务模式,什么是业务场景。业务模式与价值链模型相关,服从相同价值链模型的,就是同一种业务模式,比如说“to B销售”,就是一种业务模式。业务场景跟业务活动的运作场景有关,同一个业务模式,可能细分为很多种业务场景,比如说“针对轨道交通行业的to B销售”,就是一种业务场景。
4、尽量不要为每一种业务场景都建立一个单独的流程。这样组织里面流程太多太散,不够集约。不便后续管理、监控和数据分析。相同业务模式的,尽量统一成同一个基础流程。
5、同一个业务模式下的各种典型业务场景,应考虑在同一个基础流程的框架下,在应用层加以变化。在文件中予以明确。比如可同一个基础流程图,对应多个流程控制程序,每一个业务场景一个控制程序。模式定流程,场景定应用。
6、要理解“最详流程,最优实现路径”。在梳理和策划基础流程时,要考虑最复杂的业务场景,定出具有普遍性,兼顾特殊性的流程出来。并明确流程中的关键路径和关键活动。在策划业务场景的流程程序时,要考虑场景的特殊性,确定出最优的应用路径出来。
7、要理解“流程角色”和“职能岗位”的区别。同一个流程角色,在不同的业务场景下,可以由不同的职能岗位担任。
下面是单一流程的建设步骤:
第一步:确定需要建设的流程,明确其建设的必要性和迫切性。一切以痛点为导向,无痛点,不轻易动手。
第二步:分析流程所属于的业务模式和业务场景,确定其是否归属于哪一个基础流程。
第三步:对该基础流程进行流程规划,确定流程的定位、边界、价值链模型、输入输出。
第四步:确定基础流程的流程所有人,承担流程建设责任。初期流程所有人可以由流程管理部的人担任,后期还是最好由业务负责人担任。
第五步:确定基础流程当前的现状、痛点(没有流程?流程不清晰?流程混乱?流程风险?流程效率?),判断是否需要建设。基础流程没建设好,来搞对应业务场景的流程,基础不牢。
第六步:确定基础流程建设的阶段性目标,也就是这一轮流程建设要达成的样子。此时切忌完美主义,一定要确定出可以达成的阶段性小目标。
第七步:梳理初版基础流程,画成流程图,保持基本流程活动畅通,确定出流程角色。以及在典型的业务场景下,流程角色所对应的职能岗位。
第八步:把对应业务模式(例如,整个to b销售)的基础流程确定下来。召集整个业务模式的各个典型场景的流程角色,一轮或多轮会议PK,从流程的价值链模型起步梳理,考虑流程的普遍性和特殊性,先把整个业务模式的流程图定下来。在这个过程中,流程所有人,及流程部的流程工程师,在其中要起到“引导师”的作用。各流程角色要致力于发表建设性意见,不要情绪,不要抱怨,不要光提问题不提解决方案。经过一轮又一轮,逐步把基础流程的成熟度攀升,最终确定一个终版的流程图出来。(一般以泳道图的形式呈现)
第九步:在确定基础流程之后,再来搞基础流程在业务场景的应用。再组织一轮或多轮会议PK,召集相关业务场景(如轨道交通行业销售)的各职能岗位人员,代表相应的流程角色,对该业务场景下的流程发表意见。从痛点解决、风险控制、保持效率等多个角度,并考虑通用的流程中的设定的关键活动和关键路径,对具体到该业务场景下流程的应用发表建设性意见(不抱怨、不情绪、不只提问题不给方案)。经过一轮又一轮,逐步把该业务场景的流程应用的成熟度攀升,最终确定一个终版的流程文件出来(一般以程序文件的形式呈现)。
第十步:把第八步形成的流程图和第九步形成的流程文件,都整理出来,受控发行,执行和监控。并适度考虑,有无信息或技术手段,对流程或程序加以固化。
以上转至夏恩余老师!