如何低成本减少企业知识流失？天翎知识文档系统+群晖NAS值得一试

编者按：知识管理可以减少企业知识流失，有效提高企业员工工作水平，增强企业综合竞争力。如何小成本做好企业知识管理呢？天翎知识文档系统+群晖NAS值得一试。

关键词：标签分类，权限管理，在线预览，在线编辑，知识地图，流程审批，移动端，免安装，免维护

企业知识流失的影响

一直以来，有一个让企业管理者头疼的问题：隐性知识的流失造成组织失忆。企业隐性知识，是指深植在个人的经验、判断、联想和潜意识的心智模式内，包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等，是属于个人经验与直觉的知识。

简单来说就是，当企业员工离职时，带走技术或者客户，重要的知识只掌握在几个关键员工身上，重要能力很容易流失，甚至流向对手。而后来的人又对过去的事情不了解，企业因此造成利益流失，甚至因某些核心员工的流失影响了组织的整合能力。主要表现为以下的影响：

1.“重复发明轮子”造成的隐形浪费

企业内部很多事情其实已经有人做过了，有着宝贵的经验和技巧，但是由于这些经验与技巧没有被发掘或记录下来，新来的员工无法明确了解企业内部存在哪些知识，仍须重头再来，重复劳动现象严重。

2.知识非个性化造成积累利用难

企业的不同人员对知识和信息的切入点及关注点有本质的区别，很多企业的信息化系统往往是“千人一面”，组织内成员无法按需所取，知识和信息无法分类，知识不能有效积累和利用。

如何将企业隐性知识转化为显性知识，进行累积、分享和交流，对企业来说至关重要，而企业知识管理系统，就可以很好地解决这个问题。

知识管理对于企业的意义

知识管理（Knowledge Management），一种最新管理思想与方法, 它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念。知识管理通常用于将企业或组织中隐形知识显性化，完成知识的沉淀、加工、传播、利用，最终应用回企业或组织的生产活动中。

一个企业实现知识管理需要一个合适的知识管理系统。天翎以“知识沉淀化、协同共享化、知识应用化、知识赋能化”为设计理念，推出知识管理系统——天翎KMS，帮助企业快速提升团队内容协作与知识管理效率，有效将企业隐性知识转化为显性知识，系统沉淀企业数据资产。

该系统融合了OA、PM、KM三大功能，以MyApps平台作为基础技术平台，依托强大的表单定制技术、流程引擎技术、报表技术、移动互联网技术等构建了以项目管理、内部业务流程管理、知识管理为核心的三位一体的平台。

1. 文档分类，便于管理

（1）该系统支持多维度文档分类和版本管理。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

2. 数据权限，保证安全

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

（2）可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（3）按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（4）文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

3. 编辑共享，实现协同

（1）直接在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。

（2）支持多媒体在线播放（MP3、MP4、wma）。

（3）支持文档资料分享。

4. 知识地图与流程梳理

（1）知识地图：知识地图作为知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。

（2）对于市场上普遍的文档管理系统，都缺乏流程审批功能，天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。

5. 学习培训，智能问答

 （1）企业员工在微信（或企业微信）上收到培训课程提醒，点击即可学习，同时PC端也可进行课程培训学习；也可以通过考试自动参加一个靠评，还可以把自己的考学习的进度和考评的进度都做好对应的进度，跟绩效挂钩，提高自主学习的能力。

（2）智能问答机器人可以通过PC端，移动端进行系统问答，对查询资料或办理其他业务时起到指引。

如何降低企业知识管理成本

1. 天翎知识文档管理系统授权模式不限，即不限部署数，用户数、并发数，一次采购可重复使用，大大节省软件采购成本。

2. 免安装免维护，降低成本

天翎知识文档管理系统已经无缝整合群晖NAS， 用户无需额外安装即可享受文件存取和共享的畅快体验，省去商务谈判、额外开发接口、自行调试和功能维护的繁文缛节；

备份终端设备，保护 IT 基础架构，借助 Active Backup 套件组合备份计算机、物理服务器、虚拟机，保护企业数字资产，提高业务连续性。无需专业的 IT 人员即可管理和维护。管理人员可以通过浏览器、手机APP进行配置和监控。