如何有效地跟踪项目进展？

项目失败的代价很高。通过进度跟踪，你可以预见问题，并采取必要的措施引导项目回到正轨。
 
根据最近的一项研究，由于项目表现不佳，组织平均浪费了其总投资的11.4%。此外，在那些低估了健全项目管理的重要性的企业中，67%的企业认为他们的项目彻底失败了。
 
每个项目都涉及几个活动部分，包括人员、时间表、预算、验收标准、风险和利益相关者的满意度。每个部分都会影响其他部分，而项目经理的职责是确保项目按计划进行。这就是项目跟踪的意义所在。
 
项目跟踪的好处
 
项目跟踪是根据原始项目计划监测项目进展的过程。其目的是一旦发现偏差（或可能导致偏差的情况），立即采取纠正措施，使团队保持在正轨上。
 
如果做得好，项目跟踪可以使你的团队能够：
 
保持进度
 
当你每天、每周或每月跟踪进度时，就会知道里程碑是否正在实现。如果你预见到项目交付可能出现延迟，你可以：
● 引入更多的人
● 减少项目的范围
 
如果因为预算限制或严格的质量要求而无法使用这些选项，就与客户或项目发起人坐下来协商延长期限。
 
保持在预算范围内
 
成本超支是项目失败的主要原因之一。一般来说，由于不确定性和不断变化的期望，项目从 A 点到 B 点的旅程绝不会一帆风顺。但是，当你努力跟踪并严格控制项目支出时，你更有可能保持在预算范围内。
 
最大限度利用资源
 
了解谁在做什么以及哪些任务落后，使你能够做出必要的资源调整。也许员工A不是处理某项任务的最佳人选。也许员工B的工作负荷有点太满了，而员工C却坐在那里等着任务的到来。
 
当你对团队的工作量有清晰的认识时，任务就会被更均匀地分配，并且可以在需要的时候和地方提供帮助。

如何跟踪项目进展

 追踪项目进展包括几种方法的结合：
 
定期会议
 
安排每日或每周的会议，无论是在同一个房间还是通过视频会议的虚拟会议。利用这些会议来讨论任务状态的更新、团队成员可能遇到的任何困难以及可能破坏进展的潜在风险。
 
另外，花时间与团队成员单独会面，不仅可以加强关系，还可以使项目经理了解他们是否与团队在目标和期望方面保持一致。
 
工时表
 
工时表记录了员工在任务上花费的时间，这反过来又使项目经理能够：
● 了解哪些员工更适合做哪些工作
● 识别员工的可用性，以便更均匀地分配工作量
● 准确指出哪些员工可能需要额外的培训
● 预测延误情况
● 估算预期成本
 
备受欢迎的项目管理系统8Manage PM内置工时表，可轻松跟踪时间。该软件可以向项目经理很好地展示员工在一段时间内的工作量，及时了解项目每个阶段花费的时间。员工也可以清晰个人的责任，知道如何实现更好的协作。
 
任务更新
 
及时的任务更新可以让项目经理衡量项目完成的百分比，员工是否遵循质量准则，哪些团队成员需要帮助，项目支出是否在轨道上，以及项目的整体目标是否得到有效沟通。
 
与PM项目管理系统配合使用，团队无需离开平台即可轻松发布相关任务和项目更新。系统在整个项目的计划和执行过程中贯彻四眼原则，保持数据的完整和真实，防止人为作伪，确保任务和承诺的清晰。
 
状态报告
 
每周或每月的状态报告可以让项目经理反思上一周或上个月的是非曲直。他们可以将学到的经验应用于尚未完成的项目部分。
 
​PM系统提供共享视图、详细历史记录、活动日志、自动警报、提醒和状态报告，以使团队每个人保持一致并了解项目最新情况。
 
该系统最大优势在于实时跟踪审计，将所有项目信息集中在一个易于访问的位置，并且有助实现工作流程自动化和可视化，允许你的管理团队或整个团队进行实时协作和沟通。
 
跟踪你的项目以取得成功
 
项目失败有多种形式：时间安排不当、预算超支、交付质量差、最终用户不满意、流程效率低下、沟通不畅——这样的例子不胜枚举。这就是跟踪项目进度对于成功至关重要的原因。使用正确的方法和软件工具，项目跟踪可以指导你的团队的行动，甚至可以在问题出现之前就向你发出警告。
 
在8Manage PM项目管理系统内，每个项目成员的任务流转清晰且可追溯，项目信息实时准确同步，发现异常自动预警，让你对项目运行的动态有更直观和更准确的把握。