条件格式就是依据事先设定的规则条件，根据单元格的值智能地设置单元格的格式。条件格式的主要用途包括以下几个方面。
（1）突出显示特定数据：如可突出显示排名前10、排名前20%、异常值、包含特定文本的单元格，对最高值、最低值进行突出显示。
（2）对数据进行标识：如不同范围的数据设置不同的颜色，标识唯一值、重复值。
（3）直观显示数据大小：用数据条的长短、颜色的深浅直观表示数据大小。
（4）显示数据的分布情况：如三色刻度使用三种颜色的渐变来显示数值的高低，以帮助了解数据分布和数据变化。
在Excel2010中能设置的格式已经不仅仅限于数字、字体、边框、填充常规的格式，还增加了数据条、色阶、图标集。
在Excel2010中已经内置了一些条件格式的设置模式，主要有以下几种：
（1）基于各自值设置所有单元格设置格式。本功能模块可以使用双色刻度、三色刻度、数据条、图标集来设置所有单元格的格式。
（2）只为包含单元格值、特定文本、发生日期、空值、无空值、错误、无错误内容的单元格设置格式。
（3）仅对排名靠前或靠后的值设置格式。
（4）仅对高于或低于平均值的值设置格式。
（5）仅对唯一值或重复值设置格式。
（6）使用公式确定要设置格式的单元格。
下面主要介绍第一种和最后一种条件格式的设置模式。
1.基于各自值设置所有单元格的格式
（1）数据条。
数据条可帮助你查看某个单元格相对于选定区域其他单元格的值。数据条越长，表示值越高，数据条越短，表示值越低，数据的大小一目了然。
打开示例文件“表3-8 条件格式——数据条”，选定要设置的单元格区域，在【开始】选项卡的“样式”组，点击“条件格式”按钮，选择“数据条”就可看到弹出的选项菜单，有渐变填充和实心填充两种，选择一种颜色即可快速设定。如果需要自定义设置，可点击“其他规则”，打开编辑格式规则对话框进行详细设置，详见图3-36的第3～5步。
默认的条形图方向是从左到右，坐标轴是基于负值显示在可变位置，条形图可以根据需要设置为从右到左，如图3-37中的B列、C列所示，也可设置为单元格中点值，如图3-37的D列所示；或者按正值条形图的方向来显示负值条形图，如图3-37的E列、F列所示。
注意：如果条形图的坐标轴按正值条形图的方向来显示负值条形图，Excel是将负数与正数大小放在一起考虑数据条的长短，而不是我们希望的根据绝对值大小来按比例显示长短，最小的负数条形图长度为零，如图3-37的F列所示。刚接触时这一点不太好理解，因而当有负值时建议不要使用此种设置，数据使用者可能因为不了解此规则而造成混淆。
（2）色阶。
色阶有双色刻度和三色刻度两种，它们是分别使用两种或三种颜色的渐变来比较单元格区域数据的大小。颜色的深浅表示值的高低，如图3-38（示例文件“表3-9 条件格式——色阶”）所示。如果数据没有经过排序、杂乱无章，使用色阶对理解数据的大小只能有一个大体的认知，对数据大小的比较并不会有太大的帮助（如B列和E列），因而建议在数据进行排序的基础上使用此功能。
（3）图标集。
使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为三～五个类别。每个图标代表一个值的范围。例如，在三向箭头图标集中，绿色的上箭头代表较高值，黄色的横向箭头代表中间值，红色的下箭头代表较低值,见图3-39（见示例文件“表3-10 条件格式——图标集”）所示。图标集中的等级要比形状和方向更便于理解数据的大小分类。
2.使用公式进行条件格式设置
尽管Excel已经提供了较多的条件格式的设置模式，但仍不能满足工作中的需求。比如：需要将值与函数返回的结果进行比较，或计算所选区域之外的单元格中的数据，这时就需要通过设定逻辑公式来指定格式设置条件。
在使用公式进行条件格式设置时，公式需以“=”开头，并且结果必须是逻辑值TRUE（1）或FALSE（0）。如果是设置单元格区域的条件格式，还需特别注意公式中的单元格引用类型，在下面的示例中如果单元格的类型为B2或$B$2都会出错。现举例说明。
以图3-40中的表格为例（见示例文件“表3-11 条件格式——自定义”），要在A2:B14单元格区域设置条件格式，当B列中的绩效得分大于等于90时，自动将表格的行设置为红黄色，当绩效得分小于60分时，表格的行设置为灰绿色。操作步骤如下。
Step1：在【开始】选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，点击“新建规则”。
Step2：在弹出的“新建格式规则”对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在“编辑规则说明”下的“为符合此公式的值设置格式”列表框中，输入公式：=$B2>=90。单击“格式”以显示“设置单元格格式”对话框。将填充格式设置为红黄色，然后单击“确定”。设置后如图3-40所示：
Step3：在【开始】选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，点击“新建规则”。按Step2的操作设置公式为：=$B2<60，将填充格式设置为灰绿色。然后点击“确定”退出。设置后A1:B14单元格区域格式如图3-41所示。
Step4：如果需要修改规则，则点击“条件格式”旁边的箭头，点击“管理规则”，打开“条件格式管理器”修改。如图3-42所示。