你是否也曾困惑为何自己忙碌了一整天,可到头来却又好像一无所获。作者对于“项目”的定义让我恍然大悟:“PMI将项目定义为‘为创造一个独特的产品、服务或结果所做的临时性努力’”(p4)。
项目不同于周而复始的习惯,也不是突发奇想、临危受命的紧急事件,相较而言,它是“一次性”且重要的一系列事情的组合。
在节奏快又“卷”的当今社会,大家都马不停蹄地忙碌着,其实都很怕停下来,因为一旦思考“为什么”,很多人就会陷入“迷茫”。看完本书,你也许会给它下一个新的定义:迷之忙碌——不知为何而忙。
本书共有十六章,对于个人而言(比如自由职业者),本书的意义不在于教给你任何工具或方法,而是观念和意识的转变。通过阅读这本书,借助当中的“工具”,弄清楚自己究竟为何而忙,就不会再迷茫。
(若非管理团队,建议反复阅读第一章、第三章、第五章以及第七至第十章。其它章节按需所求。)
一、 执行前——规划
作者在书中一再强调事前规划的重要性。那么,规划包括:定义问题,制定愿景和明确使命。
首先,定义问题。通过书中的例子,我将之概括为“6W+4how自问自答法”。6W包括“黄金三问”——是什么、为什么和怎么办,以及“细节三问”——何人、何时、何地,还增添了4个how:how many(涉及人力、物力的时候)、how much(比如成本)、how often(频率)和how long(时长)。
总之就是抽丝剥茧,从多个角度、维度剖析和拆解问题,以确保接下来要解决的是问题的主要矛盾。
接着,制定愿景和明确使命。
举个例子:我想做自媒体——需要被定义的问题;我想通过做自媒体实现财富自由——愿景——想借助网络平台将知识最大限度地传播出去,同时,能够提高效率和降低无谓的重复。
那么,在完成以上两步之后,我就可以用一句话告诉自己:找准定位,然后坚持不懈地每日输出!
无论是个人还是团队,完成以上三步,才正式拉开“项目”的序幕。然后,进一步明确战略、战术和后勤——战略是规划的方向,战术是践行战略的方法,后勤是战术行进的保障。它们就像“俄罗斯套娃”。
在这里需要辨析一下“使命”和“战略”。使命是要知道自己做什么(WHAT);战略是明确达成使命的方法(HOW)。
比如,我知道自己需要“找定位”,那么怎么找?可以依据自己的“专业”和“兴趣”两个方向着手,此外,也可以参考当下的潮流与风向。
(该部分详情,请参看第1章、第3章及第5章。)
至于“战术”,作者从两个角度进行引导:工作分解(第7章)和时程安排(第8、9章),在此不做赘述。作者举的例子相当接地气,读者们不妨以自己近期遇到的“问题”为例,跟着作者来进行任务拆解,然后安排时程。
二、 执行中——控制
做好规划后,就可以执行了。站在管理者的角度,在执行过程中,需要对品质进行控制,即把控方向。毕竟,方向比努力更重要。在错误的方向上努力,会偏离航道,渐行渐远。
那么该如何控制?
[if !supportLists]1、 [endif]风险
其实,在“规划”阶段就应当预判项目的风险,然后提前做好备选方案,以防万一。如果“防不胜防”,就可能会对“进度”产生严重的影响。
[if !supportLists]2、 [endif]进度
同样在“规划”阶段,通过时程安排(尤其是在团队中),通常都会有一个明确的进度表(比如甘特图)。
这时,你能够感受到做紧急事件和重要事件的区别。对于紧急事件,你只能看到这件事情是否被完成了,但是却无法感知它在你的工作中扮演怎样的角色,完成或不完成会对其它(人或事)产生何种影响。但是,重要的事情,尤其当你以“项目”的视角去审视时,你会拥有更加立体和全面的观感。
[if !supportLists]3、 [endif]干系人
这是本书(第五版)新增的章节之一——第4章。所谓“干系人”,你可以理解为所有与项目相关的人员,无论是共同执行的队员还是受益人或上司,所有人都可被看作“干系人”。
但如果只是安排自己的“项目”,对于“干系人”的管理,我们可以暂且略过,管好我们自己就行。
三、 执行后——收尾
书中用的是“收尾”,而我更习惯于“复盘”。本书毕竟是基于公司内部,为“非项目经理人”提供项目管理的基础建议,所以“收尾”一词更能囊括流程、文书等细节工作。
对于我们个人而言,其实就是汲取经验教训,通过回顾、复盘,使自己在做下一次项目规划的时候有更多借鉴和参考。
比方说上一次的“时间记录”可以为下一次的时程安排提供非常有价值的参考。
言及此,我已迫不及待地想用书中的方法来完成我的第一个“项目”规划。