如何诊断自己的时间

【Day119】

要了解时间是怎样耗用的，从而据以管理时间，我们必须先记录时间。

早在20世纪初期的科学管理时代，我们就已经知道了记录工作时间，不过那是以体力工作为对象。时至今日，几乎所有国家在工业管理上都学会这套方法了。

但在某些越来越重要的工作领域，我们却没有应用这套方法，尤其是那些时间因素特别重要的知识工作，热别是管理者的工作。须知只有在这些方面，时间的运用和浪费才是直接与有效性和成果密切相关的

所以，要提高管理者的有效性，第一步就是记录其时间耗用的实际情形。

许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录，每月定期拿出来检讨。至少，有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。

有了时间耗用的记录样本，他们便能自省检讨了。半年之后，他们都会发现自己的时间耗用得很乱，浪费在种种无谓的小事上。经过练习，他们在时间的利用上必有进步，但管理时间必须持之以恒，才能避免再回到浪费的状态上去。

第二个步骤就是要做有系统的时间管理。我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步，可以试着问自己以下几个问题；

1、“这件事如果不做，会有什么后果？”如果认为“不会有任何影响”，那么这件事便该立刻取消。

2、“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？”
好的管理者懂得授权给下属，把可以由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应由自己做的事——这才是有效性的一大改进。

3、还有一项时间浪费的因素：管理者在浪费别人的时间。这是管理者自己可以控制，并且可以消除的。

这种现象不明显，但有一个简单方法可以诊断出来：去问问你的下属。有效的管理者懂得有系统及诚恳地问他下属：“请你想想看，我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情？”
问这样的问题，而且问得对方敢说真心话，才是有效管理者的特色。

——《卓有成效的管理者》