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【理论学习：离职交接有哪些风险，HR如何妥善处理？
年后企业往往会有一波较大的人员流动，其中不可避免地要涉及到离职交接。在实际工作中，很多企业的离职交接做得并不好，存在诸多风险，例如离职员工对企业抱有负面情绪，交接时间不充足等等。那么在你看来，离职交接有哪些风险，我们又应该如何妥善处理和应对呢？】
一、离职交接时间预留要充分：
对于员工的离职交接，可以分为三种情况，一种情况是员工主动提出离职，另一种情况是公司主动与员工解除劳动关系，第三种实务中遇到的比较少，那就是公司遭遇破产，第三种情况比较少见，在这里我们就不涉及了，那我在本文谈的，只限于第一、二种情况的员工离职交接。
不管是员工主动提出离职还是公司辞退员工，我提示的第一点就是要对离职交接留有充足的时间。
对于员工主动提出离职，国家相关法律有明确规定。
《中华人民共和国劳动法》第三十一条：
“劳动者解除劳动合同，应当提前30日以书面形式通知用人单位”，这就明确赋予了职工辞职的权利，当然也明确了员工向雇主提出辞职的要件是要提前30天书面形式通知用人单位。在这里的员工指的是转正之后的员工，对于试用期的员工，相关法律规定如下。
《中华人民共和国劳动法》第三十二条：
“有下列情形之一的，劳动者可以随时通知用人单位解除劳动合同：
（一）在试用期内的；
（二）用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动的；
（三）用人单位未按照劳动合同约定支付劳动报酬或者提供劳动条件的。”
从《中华人民共和国劳动法》第三十二条（一）可知，在试用期内员工可以随时提出离职。
（二）、（三）条用人单位如有相关做法，则员工也可以随时提出离职——不管员工是试用期员工还是转正之后的员工。
当然，有的员工所负责的工作比较复杂，交接起来30天的时间可能完全不够，这就要提示我们的同行们，务必与该员工所在的业务部门领导确认交接需要多长时间完成。
比如，我曾经遇到过一位后来曾经成功入职到我们公司的候选人L，他提出离职到成功离职就经历了将近3个月——主要因为他所负责的项目恰好进入尾声，再加上他手上有比较多的工作资料要交接，于是他所在单位的大领导出面跟他协调的离职交接时间以他完成手头项目为准，当然，这些情况L在跟我谈offer的时候都说得非常清楚，入职时间也约定在了三个月之后，在我们公司领导看来，这恰恰是L有责任心的表现，offer批准的是相当痛快，愿意等他。当然，后来L入职之后，L用他出色的能力证明了我们的等待是值得的。
对于公司主动与员工解除劳动关系。适用法律如下：
《中华人民共和国劳动合同法》第三十六条
“用人单位与劳动者协商一致,可以解除劳动合同。”
《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条
“劳动者有下列情形之一的,用人单位可以解除劳动合同:
(一)在试用期间被证明不符合录用条件的;
(二)严重违反用人单位的规章制度的;
(三)严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的;
(四)劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的;
(五)因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的;
(六)被依法追究刑事责任的。”
第四十条
“有下列情形之一的,用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后,可以解除劳动合同:
(一)劳动者患病或者非因工负伤,在规定的医疗期满后不能从事原工作,也不能从事由用人单位另行安排的工作的;
(二)劳动者不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作的;
(三)劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行,经用人单位与劳动者协商,未能就变更劳动合同内容达成协议的。”
对于《劳动合同法》规定的第三十九条，如果符合公司是可以与员工立即解除劳动关系的；第四十条，符合条件的，公司要提前三十天以书面告知劳动者本人或者额外支付一个月工资后可以解除劳动合同。
在这里我需要特别提示的就是公司与与员工解除劳动关系适用第三十六条“用人单位与劳动者协商一致,可以解除劳动合同。”
遇到这种情况，包含两个必要步骤：
1）协商一致的谈判过程——结果要就《劳动合同解除协议》的相关要点诸如离职日期、赔偿金等达成一致，这个过程可能会很顺利，我经历过最短的谈判前后就持续了半个小时，这个过程也会很曲折，我经历过最长的谈判并不是一次可以谈妥，而是经历了多次，尤其是关于《劳动合同解除协议》的关键条款的磋商，多次谈判，并且是多方沟通，方可达成协议，对于这个谈判时间要做好充分预估。
2）《劳动合同解除协议》签署过程：上一步谈判最后一个要点达成一致时，就要趁热打铁地把协议打印好，请员工签署，这个是最重要的，当谈判的热乎气儿过去了，再找员工签署，HR就被动了。
我有一个粉丝群，有的时候我会遇到粉丝跟员工谈离职，跟我要《劳动合同解除协议》范本的情况，我从来没给过，原因如下：
首先，我们公司的《劳动合同解除协议范本》是公司内部文件，我是与公司签署过《保密协议》的，所以，提供内部文件是违反《保密协议》的做法。
其次，每个公司最应该出范本的部门不是人力资源部，而是法务部或者是外聘的律师。即使做人力的对相关的法律法规能够做到了然于胸，但是，人力其实还是不能做法律专业人员的事情的，也就是无法越俎代庖的，该法务做的事情，一定要公司法务或者是外聘律师来做，这也是为了防控公司风险。
最后，每个公司情况不同，每个公司与本公司员工签署的劳动合同的范本也是千差万别的，因此，《劳动合同解除协议范本》还要参考本公司与员工签署的《劳动合同》相关情况出具，所以，根据本公司情况由法务部门制定《劳动合同解除协议范本》才是解决问题的王道。
Tips1：对于主动提出离职的正式员工，人力要跟业务领导确认好，一个月的时间对于员工离职交接是否足够，如果不够，就要看是否可以协商员工更改自己离职时间，如果无法更改，那也只能按照法律规定来。
Tips2：对于协商一致解除劳动合同的，HR一定要为谈判预留好充足时间，有充足的时间方可从容地把《劳动合同解除协议》的谈判做好、协议签好。
Tips3：尤其重要的是，协议的模板要由公司法务部门出具。
二、离职制度流程要健全严密：
（一）在离职提出环节：
当公司正式员工跟公司提出离职的时候，特别强调一点，不能让“书面形式”流于形式。比如下面的这个案例，就是企业吃了让“书面形式”流于形式的亏。
案例“某公司有个员工在公司工作快3年了，由于最近对待遇不太满意，所以找了新工作，准备某年5月22日去新公司。并且提前一个月通知口头向部门领导提出离职申请，但部门领导和员工本人一直没有签字确认。由于还有2天调休和2天年休假，于是该员工在离职前提出一并休假。所以最后4天口头和领导说不去上班，领导也口头上同意了。结果某年5月16日该员工去新公司上了两天班后不太满意，想回公司继续上班。可是这个岗位我们已经招到新人顶替，没有办法给他重新安排工作。这个员工又赖着不走，说自己没有在离职申请上签字，我也不知道该怎么办了。”
员工可以出尔反尔，是谁给了他“出尔反尔”的底气？那是因为该公司离职无流程、人力无证据，这样的形成的巨大“空子”人家劳动者不钻白不钻！
对于此案例——在业务部门领导接到员工口头通知离职之后，第一时间应该通知该公司人力资源部，让公司人力资源部协助离职员工完成书面申请离职这一步。
书面离职申请相当于员工离职流程的第一步。如果有正式员工向我们公司提出离职申请，我一般会要求公司离职员工书面打印辞职信一份并签名然后在人力资源部存档，同时再发E-mail给离职员工的直属领导、主管合伙人、创始合伙人（大老板），相当于电子版留存。如遇离职纠纷，这一步第一份的呈堂书证、电子证据完美获得！
（二）如何设计严密的离职交接流程：
上文中案例如果没有书面辞呈，涉事公司有一张离职表单也行，在每个流程节点如果都有该公司相应部门签字及最终离职申请人的签字，不管这样的流程是在OA上进行，还是在实际中通过纸质表格会签的形式进行，只要有最终的离职申请人签字这一环，也保证不会出现“出尔反尔”的情况！
严密的离职交接流程应该如何设计呢？
建议各位根据本公司的业务流程设计符合本公司情况的离职交接表单，可以按照如下逻辑设计：
1、离职员工所在部门交接：业务交接完毕，离职员工和交接员工把相关交接情况写清楚交接清单作为附件列在《离职交接表》后面，离职员工和交接员工签字，签完字之后，业务部门相关领导确认交接情况，然后签字并写明日期。
当然，业务流程复杂的公司，内部工作交接涉及部门复杂，表格设计可以根据公司工作流程来进行，目的就是为了确保相关工作文档交接清楚、员工离职之后公司业务活动不受影响。
2、财务部：请财务部就即将离职员工是否有报销、借款、备用金等情况确认清楚，然后经办人写明具体款项交接情况，签字并写明日期，然后再由财务部门相关领导就即将离职员工的钱款交接情况予以确认，签字并写明日期。
3、行政部：行政部确认即将离职员工的门卡、邮箱、OA等注销日期，回收员工个人名片并销毁，确认员工电脑、办公用品、钥匙等的归还情况，确认无误，签名并签署日期，行政部负责人确认清楚情况之后，再签名并写明日期。
4、人力资源部：就休假（是否有应休未休假期）、五险一金（五险一金何时做减员）、公司是否有公派学习等情况予以确认，相关责任人签字并写明日期，人力资源部领导确认清楚情况签字并写明日期。
5、离职员工签字：对离职交接情况予以确认，并签名写明日期，将表格留在人力资源部。
6、公司领导签字：公司领导在《离职交接单》上签字，同意员工离职。
7、《离职证明》:员工最后工作日发放《离职证明》。
Tips:一个严密的离职交接程序设计，可以为公司减少很多不必要的麻烦，别看简简单单的一张《离职交接单》，它可以确保离职流程严格落实且可以把离职交接每个环节落实到纸面确认且每个环节都有签字，不仅责任人明确，而且这就是必要时可以呈堂的书面的证据，可以说离职交接做得好，公司员工都少烦恼。