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最近读完了《深度工作》这本书,作者卡尔.纽波特希望更多人能享受到深度工作的好处,提高使用者的产出。作者并非认为深度工作对于所有的职业都必不可少,而对于知识工作者、高认知工作以及依赖创作产出来体现价值的工作都是需要的。书中举得不需要深度工作的职业是公司高管以及需要随时联络的职业,他们没有大量成块的时间来思考,公司需要他们快速决策。
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全书约7万字,分为两个部分,第一部分是理论,第二部分是准则。
第一部分旨在说明深度工作的价值,为什么当今社会需要深度工作能力,揭示了如今社会深度工作者的稀缺。深度工作稀缺的主要原因有几点。第一,信息技术的革新使得各种干扰和低价值信息越来越多,大量剥夺了人们的宝贵注意力。第二,工作价值的度量越来越不清晰,很多人产生了错误的价值认识,即谁更忙碌就是表示谁更有价值,老板不希望看到自己的员工闲着,最好能加班加点地卖命工作。第三,社交网络文化的兴起,让人们习惯于快速联络,始终在线。还有一种观点认为,让人们更容易交流,便于想法的碰撞,可以促进创意产生。
诸如以上原因,使人难有不受打扰的专注时间用于更大的产出。
如何输出更高的价值,如果从微观的角度来分析,涉及到很多方面,比如工作生活习惯,人的性格,天赋优势,知识储备,认知水平,个人能力,还有人际关系等等因素,这些都有影响。但是如果我们从宏观的角度去看,很清晰,就是我们有多少不受打扰的时间被用到更有价值的目标上。
第二部分是使用深度工作方式的准则,使用深度工作方式有下面几个要点。
1.思考在工作中什么是最有价值的事
作者是一位教授,那么他的个人价值体现在是否做出显著的研究成果。虽然教学也是他的职业任务之一,但是教学工作的价值对其在职业生涯的高度没有太大的提升作用。
思考自己工作中哪些是更高价值的工作,而哪些是低价值的浮浅工作。现在的工作特别是很多知识工作,其价值的度量不太清晰,咋一看,所有的工作都是必须要做的,都有其价值。比如回复同事和老板的邮件,发布会议通知,整理会议纪要,打工作电话。有一个简单有效的判断方法作为参考,一般而言,更加困难的目标价值其更高,更加简单即便是新手经过短时间的练习都可以完成的工作,价值则更低。
卡尔也承认浮浅工作的价值,工作中不可能全部都是复杂的高价值工作,有很多事情虽然简单,但却是必须的。但是,我们是否可以减少这些工作的比例呢?是否有很多的会议其实没有必要?是否很多的沟通非常低效?是否可以通过优化工作的流程来提高效率?是否很多的邮件并不需要回复?又或者可以在工作之余把用来刷新闻、微博、视频以及社交网站的时间用在更高的个人价值产出?这些问题都值得我们去思考,甚至反复思考。
2.当我们找到了能提升个人价值的目标后,根据自己的实际情况,从下面4种深度工作模式选择适合自己的。
禁欲工作模式:其实就是闭关,把自己封闭起来,拒绝任何打扰,不达目标,就不出关。我知道一个奇人台湾漫画家蔡志忠,有一天他对数学和物理学产生了兴趣,他在研究物理学理论时(没错就是物理学),把自己关起来,最后还出版了自己的物理理论书。后来在一次无意中逛图书馆时,看到了他的作品,不过当时并没有耐心去研读。《深度工作》这本书里还介绍了其他采用禁欲模式的例子。不过很显然,这种方式不太适用于大多数人。
双峰工作模式:把较长的一段时间分成两个部分,一部分集中起来完成浮浅工作,一部分用来专门进行深度工作。文中的一个例子是一位教授,一年之中选择一个学期集中授课,其余的时间用来专攻学术。还有著名心理学家荣格也采用双峰模式,创作的时候就在他那柏林根的乡村小石屋中写作,其余时候则是在苏黎世城市度过。另外,在一个星期中抽出一两天也属于双峰模式。但是除非算上休息时间,否则要在工作日中抽离一两天用于不受打扰的专注工作也比较困难。
节奏工作模式:这是最适合大多数人的深度工作模式。在一天之中,找到一段或者几段不受打扰的时间,专心工作产出。比如利用早起赢得的时间,或者晚上的一段时间,或者在工作时间中规划一段时间。不过由于现代员工的办公室基本上是开放空间,虽然便于沟通及管理,但也意味着很容易受到他人的打扰。不过虽然很难,但也不是不可能。
有一个现实问题:一天之内专注时间是有限的。据研究,一天中进行深度工作的时间最多为4小时,超过这个时间其实我们的专注效果就会下降,而对于刚开始的人来说,可能一天只能做到1个小时专注于目标。但随着不断练习,我们会更快速的进入专注状态,养成习惯。
记者工作模式:作者用这个命名来赞扬一位记者,这位记者利用平时采访、写稿工作的间隙,完成了一本大部头的书。他似乎形成了能随时进入深度工作状态的能力,这无疑需要一定的练习。这是一种难得的能力,需谨慎局部试用,不然就很容易回到原先的状态,如果不能熟练切换深度工作模式,就会在频繁的任务切换中损耗大量的能量。
3.找到了自己的目标,选择了适合自己的深度工作模式后,宏观上我们已经做好了深度工作的准备。在执行时要遵守四个原则。
原则一:关注点放到极端重要的事上。
通过上面的思考,我们找到了对工作中最有价值的目标,尽管如此仍要提醒一句:目标不要太多。“你想做的事情越多,完成的事情反而越少。”深度工作的核心是外部无打扰,专注于目标。但如果目标太多,就会造成内部干扰,分散注意力,与深度工作的原则背道而驰。如果可以的话,只选择最重要的那个目标。
原则二:抓住引领性指标。
指标是我们任务执行情况的一个参考量,没有指标意味着没有考核,最终会不了了之。作者把指标分成两类,一类是滞后性指标,一类是引领性指标。所谓滞后性指标是对结果的评估,它是在任务完成之后,弊端是我们不能根据它的反馈对执行过程进行及时调整,它是滞后的。
而引领性指标是一种可以评估过程的指标,作者认为用深度工作时间来评估是很好的选择。如果时间短,那么在第二天要注意调整。不建议通过每天完成的工作量来评估,我们不能保证每天的产出状态都很好,很多时候无法预期,准确评估任务量只限于对工作非常熟练的基础上。把深度工作时间作为指标是一个简单、有效的做法。
原则三:准备一个醒目的计分板
如果我们每天的指标是时间,那么一个用来记录每天深度工作时间的计分板可以提醒自己。以一周为单位,写上每天的日期,记录当天的深度工作时间,一周做一个小结,得到每周总的深度工作时间。如果这周的指标低于预期,下一周就要注意。而且每当有大的产出时,就在当天的那个小时画一个圈,强化深度工作时间与产出的联系。
原则四:定期问责
实际上就是定期回顾,每周对目标和指标进行回顾是个很好的习惯。找到表现差和好的原因,并进行调整。
4.养成习惯
深度工作习惯的养成其实比较容易,只需要记住下面一句话。
在固定的时间、固定的地点完成确定的目标,每天执行。
而且由于深度工作容易产生心流体验,而有所产出会让人有成就感,所以形成习惯的动力会很足。
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讨论了深度工作的主要内容之后,虽然上述描述看起来非常复杂,其实就是养成专注于重要目标的工作习惯,这些原则和方法都是为了克服执行过程中的困难而设置的。如果人们很容易就能专注的工作,并且每一次都能做最重要的事,自觉抵制不相关的干扰,那么深度工作这本书也就不会存在。
除了上述的大原则以外,书中还有一些重要的技巧可以帮助我们理解和执行深度工作。
固定日程生产力:简单来说就是“不加班”,如果想着通过加班完成工作,效率就会降低。而一旦限定“不加班”的原则,就会努力在工作时间内提高效率,如果这一原则被更多的人接受,那么大家的效率都会提高。不管愿不愿意承认,每天8小时的工作并非都那么高效。面对一个任务,人们倾向于把所有的时间都用完,总是会用所给定的全部时间来完成任务。
人做成一件大事需要两个重要条件,一是有一个好想法,二是不充足的时间。从这个角度来讲,时间不是我们能控制的资源。它只是自顾自的流逝。这引出了一个额外的问题:时间充足与耐心有必然联系吗?时间不足,人一定会变得没有耐心吗?
计分板:大多数人会选择节奏模式,在一天之中找到不受打扰的时间,我们需要一个指标来引领我们完成目标任务。记录每天深度工作的时间是一个引领性指标,先计划自己准备深度工作多长的时间,然后记录实际多长时间,简单而明确。据此调整自己的工作计划。
戒掉社交媒体:我们真的需要每天随时在线吗?这里介绍一种方法来判断我们所用的软件或工具是否真的必须。把所有的软件收到一个文件框里,这样我们看不到具体的图标,而且打开它们需要点开这个文件框,使得用起来没那么方便。然后尽量在30天能不用就不用,如果期间确实需要用到,就用吧,但先不要移到桌面上。30天后,如果你发现有些软件一次没用,那么其实它们并没有我们之前所想的那样重要。
这其实给我们一个启发,它们只是工具,最好是、也应该是只在我们需要的时候,我们才去使用它们,而不是被工具绑架。而软件商以及我们的使用习惯会让我们以为这些工具不可或缺。
有成果的冥想:在身体劳累而心智空闲的时候(比如走路、慢跑、淋浴),将注意力集中到一件明确的难题上。如同佛教打坐,你的注意力可能会涣散,但必须不断地把它重新集中到当前的问题上。这个训练是通过专注于预定的目标,从而训练自己抵抗分心的专注能力。说得再明确一点,你应该盯紧你的目标,一旦发现分心了就重新专注。这是一种训练专注力的方法。
注意力复原理论ART:通过放松和休息,自主性注意力会得到恢复。到自然风光、林间小道上散散步,有助于恢复自主性注意力。不要在马路上散步,各种刺激和障碍物会消耗更多的注意力。后续的研究发现,只要能让人尽可能放松的活动,都有助于恢复注意力。
很多的名人都有散步冥思的习惯,比如达尔文、荣格、乔布斯、爱因斯坦。有的人会通过运动来放松,身体上的兴奋似乎与精神上的专注有些联系。有人通过音乐来放松。村上春树除了跑步之外,他还喜欢熨衣服,专注于将褶皱衣服的纹理慢慢理清,让大脑彻底放松。放松能激发想法的“产生”,或者更准确的说,大脑就是天生的想法制造机器,而放松只是能让人发现更多闪现出来的想法,有了想法然后才有机会发掘出好的想法。
停工流程:如果大脑认为工作没有结束,那么即使在休息时,仍然会牵制人的注意力,这叫做蔡加尼克效应。类似于视觉暂留的一种注意力残留。这样会造成我们不能通过充分休息使精力得到很好的补充,来应对后续的工作挑战,我们总会感觉疲惫不堪。
现代工作者会有一种感受,工作是做不完的。准确的描述应该是“工作不是一天就能做完的”,项目周期很长。与其让完成不了的任务影响人的休息质量,不如设置一个停工流程,“假装做完了”,就是对所有未完的任务进行回顾,并做好安排,这样大脑才会放下心来,不再时时挂念,从而得到更好的恢复。
一天的每一分钟都要做好计划:如果不对自己的生活做计划,我们就自然的选择低质量的活动。我们的时间总会被什么东西给充满,不去管它,大脑就会觉得无聊,进而选择做些简单、轻松、短时间内就能得到快乐的事。每一分钟都要做好计划,这是一个理想化的追求,但计划确实可以让人的执行力更强。
如果把上述内容进行组合,把它们揉到生活中的某一天,事情应该这样展开:
早上起床收拾整理后,有一段不受打扰的时间可以用来完成先前确定好的最有价值的目标,在深度工作期间专心致致,没有网络,没有任何打扰。完成早上的深度工作指标后,在计分板上做好记录。做好白天的工作计划,工作之余插入休息,恢复注意力。中午饭后可以散散步,对一个问题进行有成果的冥想。下午继续工作,到5点半就停止工作,对未完成的任务做第二天的安排。晚上在一个不受打扰的固定的时间固定的地方,继续完成自己的目标,然后在计分板上记录今天的深度工作时间,晚上睡觉前执行“停工流程”。每周做一个小结,并对执行情况进行调整。日复一日,直到目标完成,在取得成果的当天的计分板上画一个圈,强化产出与深度工作的联系。
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有些啰嗦,不过关于这本书的介绍以及一些想法已经呈现,书中还有很多案例和细节对读者理解深度工作有帮助。如果需要更多了解,可以直接阅读原文。