写商务文章最重要的不是文采斐然，而是要逻辑清晰，表达明了，使接收者（读者）能够准确无误地接收到表达者想要表达的内容。
但是，也有人会有布置下来任务，却不知如何下笔的困扰。布置下来的任务到底要些什么？怎么写？怎么写好？
这本书主要从如何构思、如何下笔开展、表达、具体如何完成报告和PPT几大方面来主要展开的。
一、如何构思
首先，要明确一点，不止写报告写其他文章（一些小说写作可能不需要）也是，一定要先梳理好逻辑、构思好再动笔。一方面可以使文章逻辑更加清晰，另一方面也能提高效率。因为在思维没有理清的情况下动笔，抱着写到哪算哪的心态，可能会使主题不明，有可能在写完后需要画大量的时间修改。与其这样，不如先理好思路，写完之后就只需要改改错别字，句子不通顺等小问题，不用大幅度删改。
书上用的是“金字塔思考法”，其实可以理解为先画一下要写文章的思维导图，边构思边画，文章大方向上，该修改完善的在这个阶段就完善好。值得注意的是，为确保“不遗漏，不重复”（最重要的是不遗漏，有一些重点内容重复一下加深印象也没问题），如果文章有类似原因、措施的内容需要分析，最好在列完后，再加一个“其他”，想想是否还有遗漏。
其次，大部分商务类文章都是为了分析问题、解决问题的。所以，下面是具体如何分析、解决问题的步骤，分为发现问题、设定具体课题、列举方案、评价各方案及实施策略5大步骤，这些内容是你在画思维导图时就应该梳理好的。
发现问题
问题主要分为恢复原状、预防隐患、追求理想三种类型。
恢复原状：不良状态已经出现，解决方法为恢复原状
预防隐患：现在没有大碍，但未来将产生不良状态。解决之道是预防不良状态的产生，也就是维持现状。
追求理想：当前并无大碍，即使放置不管，也不会产生不良状态，但是期望现状能够往更好的方向发展。解决之道就是实现理想。
具体解释在如图
但是现实中的问题往往更加复杂，不一定是单独的某一种，有可能多种类型问题并存。以个人减肥为例，一个人变胖之后，他不仅想要恢复原来的体重还想要有好的身材曲线，这就属于“恢复原状+追求理想”型。
其次，问题可能不按你认为的问题联系进行表达。
特别是商务文案中，按接收者认为的问题类型进行表述更容易被对方接受。尤其是领导、甲方之类的，一听你和他所认为的问题类型不一样，就已经在心里否定你的内容分析了，同样的分析内容，就不耐烦听下去，或者只顾着想怎么反驳你了。
除此之外，“预防隐患”型问题，更容易让客户买单。说你未来可能赚不了100万和你即将失去100万，明显后者更让人肉疼。 对于“恢复原状”型问题， 可以按“如果不管，未来可能衍生更大的问题，造成更多的损失”的思路改写成“预防隐患”型问题。毕竟耗费人力物力却只能恢复原状，总容易让人觉得不值得。 对于“追求理想”型问题，可以按“如果不管，将来可能导致被同行拉在后面甚至被行业淘汰之类的问题”的思路改写成“预防隐患”型问题。因为虽然追求理想听着很好，但总容易因为各种各样的理由被拖延、被延后再议。
设定具体课题
发现问题，确定问题类型之后，要确定的是写这篇文章的目的是什么，即文章的主题。如果具体课题设定有误，有可能你根本没提及接收者真正想要的那方面的内容，在生活中也是如此。比方说被朋友问被烫伤了怎么办，但看这独立的一个问题你回答离开用凉水冲（应急措施）也行，回答用凉水冲之后摸烫伤药以及交代他烫伤后的注意事项（根本措施）也行。所以，一定要根据布置的任务以及周边信息设定准确具体课题。
在常用的3大问题类型中，具体的课题分类如下：
恢复原状：现状分析，分析原因，应急处理，根本措施，防止复发
预防隐患：可能的隐患，诱因分析，预防策略，发生时的应对策略
追求理想：现有资源盘点，确定具体想要的理想状态，实施策略
亦有图解如图
但设定了具体课题并不代表只写此课题的内容，而是要把前情铺垫好，使文章逻辑完整，使接收者能够明白你想要表达的内容。比方说，课题是预防X问题隐患的预防策略，那么再说你的预防策略之前，是否需要先分析导致X问题的原因，之后再说你的策略，这样接收者就能理解你提出这些策略的依据是什么，也更使人信服。
列举方案
列举的方案条数最好是3、5或7条，条目再多的话，容易显得冗长，也容易让人听了后面的忘了前面的。至于为什么列举条目是单数，有一部分心理学的原因，但具体深入的内部机制还有待进一步了解。
此外，如果方案之间有逐步递进的关系，要按逻辑递进的顺序排序。
评价各方案
评价方案主要从必要条目、优点和缺点（风险）3个方面来进行评价。
首先是，必要条目:若想要完成该课题，方案必须要满足的条件。如果连门槛都没有达到，那么该方案一定是不符合要求的。倘若没有看是否符合必要条件，等到开始实施之后才发现问题，那到时候的损失就大了。
至于优点，不必多说。至于缺点（风险），表现风险的程度主要看风险发生后的损失及发生概率2方面。其中，如果是评价给甲方提供的方案，对方容许的风险范围才是重点，你不停向对方保证不会有问题是没有意义的。如果这个方案是针对于自身，或者己方立场，主要看是否能够承担的了风险损失，别管概率。如果某方案使你有1%的风险会损失100万，你可能损失的金额不是1万（1%×100万），一旦损失就是100万的损失。
有人可能会把握不准什么时候来说风险，说到什么程度。什么时候来说、说到什么程度，这主要取决于接收者对于风险的认知程度。如果对方已经清楚知道有风险，想要清楚了解具体有哪些风险，好做决策，那么这个时候就应该介绍风险，倘若还一个劲说有哪些优点，不仅不能增大说服对方的概率，反而容易让人觉得你不可靠。
实施策略
制定好方案后实施才是最终目的。为保证方案能够有效实施，要有具体的计划，各个实施项目都应该有明确的时间限制和完成标准，同时，“动脑的”和“动手的”需要有效沟通，从而保证方案的可实施性，不能各顾各的。
二、如何下笔开展
在大体分析完课题后，下面就是如何把它们清楚明了地表达出来。SCQOR是一种非常常用的展开模式。SCQOR分别表示，S：SITUATION（设定状况），C:COMPLICATION（发现问题）Q:QUESTION（设定课题）O:OBSTACLE（克服障碍）R: RESOLUTION（解决收尾）
SITUATION（设定状况）
这部分主要是介绍主角和叙述持续至今的稳定状况。
主角不一定是某个人，也可能是一个公司，只要是可以采取行动的主体就行。
叙述持续至今的稳定状况时，这个“状况”，是指不管好坏，到目前为止持续发生的稳定状态，像是“持续好的状态”、“持续不好的状态”，或者“没有发生任何事，只是时间流逝”都可以；甚至，“持续不稳定的状态”也可以。在这个阶段，基本决定了故事结构中的舞台应该涵盖多大的领域，比方说，A公司要制定拓展中国大陆市场的营销策略，那么，涵盖的领域就是中国大陆市场，既不是针对全球市场的，也不是，针对某一省的。此外，在这个阶段，最好是能让接收者产生共鸣，有一种“对对，你说得没错”的反应，这会一定程度上增加接收者对你后面内容的认可度。
COMPLICATION（发现问题）
这部分要打破开场时给对方的安定感，颠覆现状，因为撰写提案文案的目的即在于，促使接收者能够采取传递者所暗示的行动。因此，传递者不一定要改变接收者认识问题的角度，反而要迎合接收者对于问题的认识。比方说，如果传递者的认知是“事物已经损坏了”，但是对方相信“事物没有损坏，现在还很好”，那么传递者最好还是用追求理想型的问题来展开故事，说服力会比较高。
QUESTION（设定课题）
设定出明确具体的课题，让人一看就知道要解决的课题是什么，“SCQ”三部分为故事的导入部分，“SCQ”务必紧凑，最多占20%文章容量就好。
举个例子来具体感受一下SCQ，有这样一件事：很久以前，有一位老公公和一位老婆婆过着安稳的日子。老公公身体没有大碍，可是最近却开始产生异样的疲劳感。他对于目前持续劳动的生活开始感到不安：如果自己不能工作，将面临无法生活的问题。有一天，老婆婆和平时一样到河边洗衣服，河上游摇摇晃晃漂来一颗很大的桃子。老婆婆想应该让老公公吃颗桃子，有助于恢复身体。老婆婆面临是否要为了老公公将桃子捡回家的抉择。
其中SITUATION（设定状况）中，主人公是老婆婆，持续至今的稳定状况是，过着安稳的日子。老公公身体没有大碍；COMPLICATION（发现问题）是最近却开始产生异样的疲劳感，如果自己不能工作，将面临无法生活的问题。QUESTION（设定课题）是老婆婆面临是否要为了老公公将桃子捡回家的抉择。
另外，“Q（设定课题）”决定了“O（克服障碍）→R（解决收尾）”的故事铺陈方式
OBSTACLE（克服障碍）
这部分是故事展开的核心，篇幅最长，大约占了整体篇幅的六到七成左右。这部分就主要写根据课题，列举方案。若课题的类型在逻辑上靠后的，例如根本措施之类的，要让整体逻辑通顺，分析好前面该铺垫的内容。最终要达到的是让完全不了解事情的人也能明白你想要表达的内容。
RESOLUTION（解决收尾）
收尾要简洁有力，未必要有“大结局”，此外，R（解决收尾）还有一个很重要的作用，那就是连结未来的展开。比方可以在结尾说，“在这次的文案中，我提及了恢复原状型问题的根本处理方式。未来，应该要再考虑到防止复发的部分。”
以之前老婆婆和桃子的故事为例，老太太想，一般来说，桃子很可能可以有助于老公公滋补养身。特别是，这次漂流过来的桃子是中国产的大型天津桃，非常适合老公公。再加上，原本担心的安全方面和搬运方面的课题，都非常有可能克服。这就是这篇小文章的OBSTACLE（克服障碍）部分。对老婆婆来说，这次将桃子捡回去好处多。因此，建议老婆婆将桃子带回家。这就是这篇小文章的RESOLUTION（解决收尾）部分。
三、表达
关于文章的表达，首先，要保证接收者能够完全理解你想要表达的内容。其次，就是要提高说服力。
准确表达
在表达上，特别容易出现的问题是过多抽象表达，该具体的时候不具体。抽象表现的问题在于，这么做就是将具体的解释丢给接收者处理。但问题是接收者的想法有可能和你不一样，通俗的说，不够有默契。特别是涉及到有不同文化背景的合作伙伴时。例如，当你被要求“赶快调整库存”，你真的知道该怎么调整库存吗？调整库存，不外乎就是增加库存或是减少库存吧。但是，要朝哪个方向调整，还有数量、时间等，光凭这句话完全无法传达具体的信息。所以，该具体的时候一定要表达具体。例如，将“赶快调整库存”具体表达成“3个月内库存减少10%”。
提高说服力
首先，要明确“命题”的概念，命题就是依据与结论之间的桥梁。比方说，“老板的谈话很无聊”（根据）因此，谈话中“开始有人打瞌睡”（结论），那么命题就是“无聊的谈话招来瞌睡虫”。“命题”主要分为因果、实证、评价、规范四类。说明理由的是因果命题，从经验法则或统计上的观点做推论，是实证命题。“无聊的谈话招来瞌睡虫”就是实证命题。大家都认定的标准是评价命题。在所有的行动背后，必定存在行动原理，这就是规范命题。所以，在写文章时，要有意识地辨识，是否与接收者有同样的命题，是否会产生歧义。
只有当对方和你共同拥有某种命题，你的根据才能说服对方。因此，提升信息说服力的秘诀在于，先设想对方的命题是什么，然后再提出呼应这项命题的根据。例如，蔬菜店的老板对着买菜的家庭主妇说：“今天白萝卜和小黄瓜特价，不买你就吃亏了（根据），买些回去吧（结论）。”这句话包含了以下的规范命题：“应该选择有利的行为”，“应该回避有害的行为”。但是，如果接收者与你没有共同拥需要的命题，就将命题背后的默契和前提予以明文化。
此外，说服力的关键，取决于这项命题，是否能在被说服方心里引起强烈的共鸣。其中，最容易引起共鸣的2种小技巧是强调实利命题和诉诸伦理命题。强调实利命题，基本上人人都吃这一套。运用实利性说服法时，必须让对方感到你建议的行动对他有利，否则无效。这时候，根据的真实度非常重要。至于诉诸伦理命题，无非就是促使对方遵守道德、规律、连贯性等行动规范。多数的伦理命题跟实利命题不同，并非不言自明的道理，所以我们要通过明文表示，促使对方准确意识到这些道理，效果才得以彰显。面对个人的时候，最好不要单独使用伦理命题，容易有强迫别人遵循道德之嫌。当然，最好伦理和实利，软硬兼施，让被说服的人感觉听了你的话既占利又占理。
还有一个提升说服力的小技巧是善用心锚效应。以最初的条目作为比较标准的效应，在心理学上称为心锚。接收者很容易用最初认识的提案，来比较后面出现的提案孰优孰劣、谁贵谁便宜。心锚效应说明了第一印象的重要性。其实，不限于问题的解决策略，在所有事物或现象的评价上，例如公司、人物、都市、店铺等，第一印象的效果最重要。换句话说，在印象尚未形成之前，该如何定位自己的商品、服务，是营销上最重要的课题。简单来说，心锚效应就是一种对比效果。所以，你可以先思考，希望对方如何评价你的替代方案，然后再决定你提案的顺序。有些餐厅的菜单就是利用贵的菜作为诱饵，诱导客人选择第二贵的菜，请小心。
四、如何完成报告
首先，以SCQOR模式为框架先列出报告的思维导图，再将逻辑导图转化成逻辑通顺表达明了的报告。
需要注意的是，文章最好由上而下表达，先说结论让对方安心。接收者不必烦恼你到底会朝着哪个方向进行。如果对方可以安心地接收信息，那么你的说服力自然大幅提升。此外，由上而下表达，可以借用对方的思考能力。只要一开始将结论传达给对方，对方自然会运用他的思考能力，想办法帮助我们将后续的说明连结到结论上。相反，由下而上，勾起的是敌意而非兴趣，当他们无法理解细节信息时，便会丧失继续读取、听取信息的意愿。
一般来说，一张A4纸上，最适合放上五个左右的分段，即一组SCQ、三个O及一个R。其次，在报告的形式中，每个分段之间一定要空出一行，如此一来，可以减轻接收者的负担。
五、如何完成PPT
首先，也是以SCQOR模式为框架先列出报告的思维导图，之后开始做PPT。
第一页是标题页，不必太复杂，只有有标题、该PPT主题，两者也可以合二为一，以及支持性信息，类似姓名、日期之类的。
第二页是摘要页，先“一口气”讲完整个故事。在这个阶段，如果能够让对方理解包含结论的整体故事发展，对发言人较为有利。假如整个简报的信息量过少，也可以舍弃摘要页。第三页是关键信息页面，逐条列出整个内容。即将摘要页里面的关键信息抽出来，用条目式再强调一遍。这一页像是“目录”，但并非单纯的目录，里面放的关键信息是要用来当作支持信息。有人会问，为什么要再重复一遍这些信息的呢？这是相当于换了另一个视角，再一次提早传达整体简报的故事内容。对于接收者来说，这些都是第一次听到的信息。而且在大多数的情况下，接收者都不具备预备知识，简单来说，这是为了让接收者更好地接收到你想要传达的信息。
之后的页面就是各项关键条目及展开，这部分最好煤业一个主题。
最后是收尾页，再次强调需要传达的主题。