第三章 文章结构
商务文一般由5个部分组成：标题，开头，正文，诉求和结尾。
一、标题
标题需符合SMART原则❶。SMART是specific(具体），meaningful（有意义），appropriate（恰当），relevant（相关），thoughtful（体贴周到）首字母的组合。人们为了省事常常用《您好》，《提醒》，《会议》之类的标题，读者无法从标题了解邮件的主题。如果当时他正好很忙，就有可能会忽略你的邮件。一个好标题让读者一眼就了解文章主题，例如，《2月20日会后行动方案，请批示》、《年度明星员工：部门会议的筹备》。
二、开头
开头要进行有温度的寒暄。可以提及上一次来信，上一次的会面，或者简单说明情况后，引出要讨论的事情。如果是邮件或者信件沟通，一定要写问候语。开头不能太长，基本上两三句话之后就应进入正题。
有以下几种常规的开头语：
感谢您的来信.....
感谢您昨天能挤出时间来与我会面....
很抱歉给您带来的麻烦，我们将....
如果你和对方比较熟悉，也可以提及他的近况，表明你一直很关注他。
三、正文
正文是一篇文章的主体，要求内容和格式清晰有序。
内容清晰有序是指文章结构严谨，逻辑有序。我推荐使用金字塔结构构建文章。金字塔结构的第一层是结论，第二层是理由，底层是支撑理由的客观数据和事实。构建金字塔结构有四个要点：结论先行，以上统下，归纳分组和逻辑递进。❷
1、结论先行是文章要有一个明确的结论，而且这个结论在一开始就要提出。
结论是结果，是解决方案，是统领全局的内容。我们需要从多个维度思考，反复问自己为什么，挖掘可操作、有价值的结论。每段也要在开头提出这一段内容的总结，设置一个内容路标，提醒读者该注意什么。
2、以上统下是上一层的论点是下一层论点的概括总结。
上一层论点都是下一层的论点和数据的概括，直到最后一个层次的内容是客观数据或者事实。
3、分组归纳是每组的要点要属于同一个范畴。
分组的原则是MECE，MECE是“Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”的首字母简写，意思是相互独立，完全穷尽。
分组后，我们要归纳出“最小容器”❻。最小容器法是一组信息的共同特性。比如，年终总结时，你提出改进生产效率的一些方案，那么可以写为：“今年，提高生产效率的5点方案。”，而不是写为：“今年的5点改进方案。”
4、逻辑递进是要点需按一定的逻辑顺序进行排列。
常见的逻辑顺序有时间顺序，空间顺序，重要性顺序等。
简洁清晰的格式能帮助读者阅读，我们可以使用三个方法让文章的格式变得简洁清晰❹。
1、凡是能分段的就分。
一段是一个思考单位。分段能清晰有序呈现你的思考逻辑，让读者看清你的思考过程。同时，段与段的间隙也能让读者的大脑休息片刻。
2、凡是能做小标题的就做。
小标题是阅读路标，简洁的小标题能引导读者阅读。做小标题时，要注意结构平行，不能一会主谓结构，一会动宾结构，一会肯定句，一会疑问句。
列小标题时，最好用动宾结构。动宾结构有很强的力量感和号召力。动宾结构中，只用一个动词会更有气势，号召力更强。请感受下这两组动宾短语的力度：
“建筑城墙”和“筑城墙”
“打到鬼子”和“打鬼子”
“制定计划”和“定计划”
3、凡是用列清单图表就列。
一张清单图表有时能比千言万语更能说明问题。所以，能用清单图表的时候，就用。不仅读者容易理解，还能减少不必要的啰嗦。
四、诉求
诉求需要明确告知对方，“我希望你采取什么行动。”诉求要目标明确，语气尊重。
目标明确才不会有误解。我们可用SMART原则衡量提出的目标是否明确，衡量目标的S-M-A-R-T原则是Specific（具体的），Measurable（可衡量的），Attainable（可实现的），Relevant（相关的）和Time-Based（有时间限制的）的首字母组合。❸
1、Specific（具体的）是目标没有模棱两可。
2、Measurable（可衡量的）是目标没有标准争议。
3、Attainable（可实现的）是目标切合实际。
4、Relevant（相关的）是去掉无关目标。
5、Time-Based（有时间限制的）有明确的最后期限。
语气尊重能让读者乐于接受。把语气写出尊重感有两个方法：
1、把句子写长。例如：“请在4点前回复邮件。”可以改成“我期待在4点前收到您的回复。如果您实在忙不过来，请提前告知。感谢您的配合。”
2、用问句来写需求。例如：“我明天一早会和您通电话。”可以改成“请问您明早10点左右有时间接听我的电话吗？”❹
五、结尾
结尾要积极开放，引发行动。结尾要保持开放性。比如：”我期待能和您进一步沟通。“，“欢迎您的建议和问题。”等。另外，比起等待对方的回复，更好的写法是你主动找他。比如：“我会在下周一和您联络，商讨进一步方案。”❹