2019-03-06-柔性协作流程

原文

协同软件

从软件应用角度看，协同软件主要应用于三个方面：行政办公、电子商务、电子政务。行政办公是应用最为广泛的部分，公文收发、日程安排、通知公告、档案管理、共享资源管理等等，是行政办公的主要应用范畴；电子商务的应用是协同软件应用领域的进一步拓展，传统的电子商务类软件，主要是基于固化的商务流程，侧重与商务活动中各类数量、金额的计划和核算。而协同化电子商务主要基于动态的工作流程管理，侧重于商务活动中的协作、沟通等管理；协同化电子政务是传统电子政务软件的进一步升华应用，软件的应用从侧重于各类工作事项的记录与反映，转变为关注工作事项的协作与沟通。
随着企业规模的发展，企业必将面临机构增加、业务扩张的局面，如何有效地确保企业的整体运行效率，推进企业制度化、规范化、精细化、流程化管理便日显重要。OA办公系统平台将管理体系、工作协作体系、知识管理体系紧密结合，最大化的确保企业战略得到有效的执行，通过以下方式为用户创造价值：
1、信息公开
很多人玩过一个传话的游戏，一句话从第一个人传到最后一个人，内容早已走样。这不是员工故意犯的错误，而是因为应公开的事情没有尽最大可能公开化，传递信息的方式不正确造成的。为了避免信息在传递过程中失真，OA软件通过在“知识管理”中建立新的栏目，将公司所有的制度、文件、文化理念发布上去，让所有的员工清楚地掌握公司的制度和文件内容。在环球软件看来，让信息公开是制度执行的第一步。
2、制定计划
在军队中，没有命令就没有战斗；在企业中，没有计划就没有执行。所有的执行力都是从计划开始，这是众所周知的道理。OA软件设立了“办公事务--工作报告”的功能，让用户提交工作计划和总结；还有“日程”功能，让每一个部门的主管可以根据总经理的安排，将部门的工作任务分解为部门每位员工的任务，然后建立起每位员工每一天（或每几天）的工作日程，还可以将“日程”发给下属时共享给部门所有员工查看。这样，下属员工每天打开环球软件OA就知道部门主管吩咐了什么工作给自己和同事，他们就会知道自己的工作完全处于主管的周密安排和同事的监督之下，那么执行力也就会大幅提高了。
3、实时监督
计划制定并安排了下去，是否一定就会执行好呢？答案是否定的。监督与检查是管理者的一个重要职责。OA软件用“流程管理”设置了企业几乎所有事务的流程审批，从提交到存档，每一步都有不同的人员跟进，提交者和审批过某流程的员工，都可以通过“文件监控”查看流程的办理状况。这样一来，企业的每一项事务的审批都处于大家的监督之下，谁办事及时谁办事拖拉一目了然，容不得半点的推诿和扯皮。
此外，OA软件中还有一项“协作办公”功能，通过自定义组，由组领导根据任务大小将任务分解成事件，然后将事件分发给组成员，追踪事件完成状态，从而做到对整个任务的协作办公和追踪管理。借助OA软件，员工的工作从安排到完成，整个过程都处于上级的监控之下，就更有完成的动力了。
4、公正考核
有了计划，并有了过程的监督，一切都完美了吗？不是。工作完成后没有公正的考核，就谈不上对人力资源的正确使用。OA软件中的“协作办公”功能除对领导发出的任务进行监督、对同事提交的申请进行审核外，更有任务的考核管理：部门领导分配给属下的任务完成后进行，用以给每位员工的已完成任务进行考核（按时间、质量等），并能够按要求产生一定的报表，同时各员工的考核成绩能够记档，对于做得好或不好的员工，则根据已公开的制度进行奖罚，让大家都心服口服。有了环球软件OA提供的绩效作依据，企业将形成一种公平、公正、公开的用人环境，各种的“以关系用人”现象将没有了生存空间 。

底层技术

底层技术会决定了协同软件的应用性能和适用范围，依据底层技术，可以将协同软件分三类：为以下3类：

1. 以通讯为中心的协同软件。这类协同软件以即时通讯、电子邮件等为应用中心，早期的协同软件都属于这一类型。后来部分该类协同软件又加入了VOIP等技术，使信息交流更加便捷与丰富。这类软件一般采用20世纪90年初就已经流行的P2P软件架构，像Lotus 早期推出的Notes部分就属于这类产品。
2. 以文档为中心的协同软件。这类协同软件基于文档路由，与外界的交互能力有限，但比较适合文档型文本和表单为内容载体的协同事务。同属于Lotus产品家族的Domino就是这类产品，国内大部分的协同软件也都采用这一技术。
3. 以流程为中心的协同软件。这类协同软件全部围绕着工作流系统展开，工作流的过程管理和内容管理，都基于关系型数据库之上。该类协同软件是未来的应用主流，国内外新一代的协同软件产品都属于这一类型。它将所有的协同管理事务抽象为表单和流程，表单用以记载管理内容，流程用以指定管理过程。同时，可以实现管理表单的任意定义，和管理过程的可视化柔性管理。