工作邮件怎么写？看这篇就够了

邮件是一种正式的、书面的、具有法律效应 的沟通方式。

一、写邮件

一封好的电子邮件应该是怎样的呢？

收件人、抄送人：选取恰当

主题：明确

正文：简明扼要、重点突出、诉求明确

落款：恰当

附件：正确无误

格式整齐美观。

1、发送邮件的收件人和抄送区别？

① 收件人（To）：「直接经办」

需要对方处理并回复。 你邮件里的话就是直接讲给这个人听的

② 抄送人(Cc)：「知情人」

知晓邮件内容即可，不需回复。让他们知道邮件内容。如TL 和 同组的其他同学。

跨部门沟通的抄送

1. 任何对外邮件需抄送你的直属领导；

2. 跨部门沟通、跟客户的进一步沟通时需抄送邮件双方的直属领导。

③ 密送(Bcc)：「特别人」不建议使用

你希望他知道，不希望别人知道他知道，或者不希望别人知道你让他知道了。

核心：选取恰当

④ 收件人顺序

• 发送对象的职位分先后顺序，先公司外、公司内；
• 先职位高、后职位低进行排序；
• 同级别同事之间按照与邮件内容关联度从高到低添加

⑤ 常见收件人的错误

1、将与邮件所涉事宜毫不相干的人放入收件人当中，给大家工作造成骚扰

2、将必须对邮件内容做出响应的人放在抄送列表，被别人忽略

3、公司内部沟通时，将公司外人员加入抄送列表，造成信息泄露

正确的应该是：

• 只相关人。不论是收件人还是抄送人，都是与所涉事宜相关的人。
• 选取恰当。收件人选择直接当事人，即需要对邮件内容必须知晓或作出响应，而抄送人则是只是让其知晓，不需要对方做出响应，即使邮件被对方忽略不会有任何影响。
• 适当升级。在邮件内容涉及重要事项时，你认为有必要需要让你的直接上级知晓时，可抄送给直接上级。
• 忌讳越级。除非是更高一级领导有参与或有直接上级授权，否则忌讳越级发送。

⑥ 收件人小技巧

很多人都会把“收件人只有我”，设置为一个独立的过滤，优先查看这部分邮件，因为默认这种情况的邮件指向最明显，最需要我处理。如果我只是一大堆收件人的一个，我不那么重要，自然处理起来优先级也要降权。

2、主题

① 邮件主题通常格式是：所涉主要事项＋需要收件人做出的响应动作

如“某某项目合作方案，请批复”、“某某渠道合作协议，请审核”等等。

② 主题一事一议

同一封邮件中主题要求单一，一事一议，特别忌讳将毫无关联的几件事放在一个邮件中。

③ 邮件优先级设定

如果邮件所涉及内容紧急或特别重要，需要收件人优先关注的，还可在主题中以特定形容词予以强调，如＂【紧急】某某项目付款申请，请批复＂，＂【重要】业务管理规范最新修订，请研读＂

特定形容词列表：

【紧急】

【重要】

【期待回复】

④ 例行邮件固定前缀

最好添加固定前缀，方便收件人设定规则, 如：

• 【加班申请】XXXXX项目–日期；
• 【申请预订会议室】-【2023-8-15】【18:00-20:00】【VIP会议室】周磊githuban
• 【发布delay】弱营销组建 2023-06-29 
• 【新人日报】- 杜某某 - 2023-08-04
• 【业务架构SIG会议纪要】-【2023-08-01】《AIOps》-梁老师

⑤ 邮件主题注意事项

1）没主题：没头没脑的邮件，会让人对你的专业性和对工作的态度直接产生怀疑。

2）直接以上传附件的文件名默认为邮件主题，没有收件人明确的响应动作要求：这很容易让收件人忽略，就有可能因没有及时响应而对工作造成影响。

3）主题庞杂，同一封邮件包括多项无关联的主题

4）邮件主题重要标记一定要使用恰当，不要请求帮忙还标个“！！！”，这会让人非常不爽

5）回复邮件时，尤其是这封邮件经过多次往来，一定不要“RERE”一大串，要注意修改主题

6）邮件主题一定要从内容中提炼，不要等对方读完邮件，发现根本毫不相关

3、正文

正文要求简明扼要，逻辑清楚，重点突出，诉求明确。

① 正文：专业提供 + 换位思考

 在撰写正文时，除了从你的专业研判角度提供你认为的最重要的信息外，还应该从收件人的角度换位思考，他收到邮件做响应时需要了解哪些信息？你需要在邮件正文预先提供他决策时需要了解的背景信息。

② 正文结构：金字塔结构（结论先行）

邮件正文宜采用金字塔结构，即结论先行，下面则是对于结论的层层说明，最后要求回应。

③ 正文顺序：什么事？多大事？

故邮件正文会首先说明这封邮件是关于什么的事情，需要收件人做出什么响应；然后提供此事的背景信息，情况说明，响应的时间要求等，最后请求响应。

④ 逻辑清晰，责任明确

逻辑清晰，有条理，职责归属明确：如果此主题中收件人所需做出的决策事宜各有不同，可在正文一一列出，以便收件人对号入座，快速响应。

⑤ 一次性说清楚

一封邮件中把所有信息一次性说清楚，不要过两分钟之后再发一封什么“补充”、“更正”或“以此封为准”的邮件，会让人觉得做事马虎，无章法。

⑥ 重点突出

特别信息：加粗、加大和变色 或 荧光背景加强等形式重点突出，但必须适度且全文统一

4、附件

① 附件优先

如有附件，先添加附件，然后写正文，最后是写收件人。

这个地方最容易犯的错误是附件忘记上传或附件上传有误，尤其是容易出现版本错误，需要发邮件前再三检查，避免犯这样的错误。

② 附件核心内容摘录到正文

如果附件所涉及的内容与决策直接相关或是收件人非常关心的内容或数据，就需要将核心内容摘录出来，在正文中体现，这样收件人不用打开附件也可对最重要的信息一目了然，为收件人节省时间。

③ 附件添加注意事项

a). 附件一定要有相对应的名字，尤其不要出现“新建文件夹”等字眼。
b). 附件一般不超过4个，过多的情况下记得打包发送。
c). 附件一定要在正文中提及。
d). 附件最好能黏贴在最后，建议用PDF格式；用word，最好能发送通用的格式；特殊格式，说明打开软件。

5、发件人落款

非常忌讳发送邮件时不落款，尤其是在公司规模庞大或你与收件人并不熟悉的情况下，没有落款的邮件会让人感觉没头没脑。或是有特别紧急的情况需要与你第一时间沟通，除了邮件，没有其他的渠道。

① 落款/签名设置

可以在邮箱系统中通过设置签名来实现自动落款。写邮件/回复邮件时，【消息】-【添加】-【签名】-【签名…】-【电子邮件签名】

签名一般要包括姓名、职位（可省略）、公司名称、通讯地址、手机、邮箱及即时通讯帐号、工位（可省）。 

参考发件签名：

Best Wishes

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周磊 | githuban.zhou

XX事业部 / 研发中心

电话：186xxxx1234

工位：YY-XX

邮箱：[email protected]

地址：北京 · 海淀区 xxxxx

答复签名

Best Wishes

------------------------------------------------------

周磊 | githuban.zhou

XX事业部 / 研发中心

电话：186xxxx1234

工位：YY层D32-1

邮箱：[email protected]

地址：北京 · 海淀区 xxxx

6、格式要点

邮件格式最基本的要求就是整齐美观：字体统一、字号相对一致，段前统一左对齐，段间距一致，段前可空一行，用色不超过3种，不要使用荧光色字体。

一定要自动换行，杜绝使用手动换行，这在电脑邮箱接收时可能是正常的，而用手机接收时，一句完整的话会被断得七零八落。

二、发邮件后正确的追踪姿势

第一如果邮件非常重要，你需要发出邮件第一时间通过电话或即时通讯工具（QT  or TripPal）提醒收件人接收，并提醒他们需要做的响应，确保他们都已经收到并知晓需要做的事情。

第二，你需要主动跟进响应的进展，尤其是时间紧迫的事项，你必须主动去跟进每个需要决策的人的反馈，提醒他们、催促他们，确保在要求的时限前完成。

第三、如果需要向相关人员通报最新的进展，最好是在该事件上一封邮件的基础上回复全部来通报，这样让同一主题的事件进展尽可能在一封邮件中就可以体现。也便于查看有关该事项历史的往来信息。

三、收到邮件后正确的处理姿势

1、集中处理，提高效率。

我们可以每天安排两三次对邮件集中处理，以提高效率。不管自己是在收件人或抄送人中，都需要看看邮件是否需要自己做出响应。

2、紧急事宜，尽早回复。

如果紧急的事宜，尽可能第一时间做出回复，即使暂时无法决策，也可以回复邮件已收到，会尽快或在某某时间前予以回复。这会给人留下你对工作快速响应的好印象。对于不能即时回应的，可在邮件上添加星标符号，便于提醒自己及时处理。

3、回复注意回复全部 or 回复发件人。

回复时是回复发件人还是所有人也需要根据情况而定，如果你的响应动作与其他收件人是有所关联的，则回复全部；如果没有关联，就没必要回复全部人。

4、一对一答复，牛头对牛头。

若是回复他人诸多问题的邮件，最好把相关的问题复制到正文中，然后针对每一个问题在下面附上答案，且问题与答案的字体可采用不同颜色，以便区分。

5、收到邮件有回应。

收到邮件后，即时回复，比如：收到，OK，邮件收到，**时间给您答复 等等

四、设置邮件自动回复

1、在休假时需要提前发送干系人休假的消息，包括：backup，紧急联系方式

2、休假后设置邮件自动回复，内容也包括：backup，紧急联系方式

英文版：
Thank you for your email. I am away from the office and will return on (day, date). If your message requires a reply, I will respond when I return.
--xxxx, please email(name) at (email address).
--xxxx, email (name)at (email address).
--With other urgent issues, please email (name) at (email address) or (phone number).
Best Regards
Signature
Title

中文版：
非常感谢您的邮件。我现在不在公司，将于（几月几日）回来。如果你发的消息需要回复，我会在我回来时立刻回复您。
如果需求紧急，请联系一下同事：
1.相关事宜1，邮件某某某；
2.相关事宜2，邮件某某某；
3.其他紧急事件，请邮件某某某，或致电xxxx。
祝好！