前言
我有个同事,叫小黄,是部门内务科的骨干。我们部门的内务科跟其它部门的不同,起到统管业务的功能。每一份请示、预算和PPT,都要经过内务科的把关,更准确说是要经过小黄手,才能送到部门老大那。
上个月,小黄找到我,问我“什么是结构化”,让我推荐几本书或教程学学。他说,老大最近经常批评他提交上来的报告文件没有结构化。作为部门的万事通,我当场就给好学的小黄介绍了一下个人对结构化的理解。一顿解说后,发现小黄依然一脸懵,我就知道自己对结构化思维的理解不到位,达不到传授他人的程度。
因此,我以有急事要做为由,约他在下一周相同时间再详谈这个事。我将利用一周的时间重新学习结构化思维。
再学结构化的三个原因
有人会提出疑问,同事有疑难就值得我们花自己的时间去学习和解答?叫同事自己去学不就行了吗?
这里面,我其实是有私心的。
第一,我本人不太理解结构化思维,但结构化思维对于工作帮助很大,研究清楚结构化,起码能够帮助我顺利通过老大的审阅关。第二,教是学的最好方式。在生活和工作中,我把握好每一次“教”别人的机会,这是对我掌握知识的考核,而实际学习效果也是惊人的。第三,结构化思维非常重要。
具备结构化思维的解决问题高手,在关系错综复杂的问题里,能够迅速抓住事物的主要矛盾,能够快速理出问题的重点,科学地作出决策。具备结构化思维的作家,演讲者或PPTer眼中,一个好的作品是有结构的,应该是主题明确,结构严谨,层次清晰,然后再辅以不同的表达技巧技术实现的。
正如电影《教父》中句台词:花半秒钟就能看透事物本质的人,和花一辈子都看不清事物本质的人,注定是截然不同的命运。
有时候,事物的结构就是事物的本质。掌握结构化,一理通,百理明。
学习方法
如何学习并掌握结构化思维?一般而言,入门学习这类概念性知识,我总结出来无非就三种方法:
- 一是请教专业人士;
- 二是上网搜索和学习网课;
- 三是阅读相关书籍;
先生我最喜欢的就是阅读,因此就以自己喜欢的方式来进行学习。
经过“挑书—买书—读书”后,我承认自己之前对结构化思维有些误解,这是门简约而不简单的学问!要在一周内学好并教会别人,不是那么容易,但简单的教学还是能做到的。
阅读后,我决定以其中三本书作为教导的重点。
《结构思考力—用思维导图来规划你的学习与生活》
自从在《得到》上听过李忠秋老师的《有效训练你的结构化思维》,我对结构化思维有了一个初步的了解,这也是我第一次教导同事的基础。
该书联名作者之一就是李忠秋老师。该书是慕课版,赠送了结构思考力学院的一个mooc课程,方便进行自我学习强化。这本书从思维导图入手,思维导图的层级体系和结构思维的层级体系形式上是一致的。该书简单易懂,主要面对大学生和职场新人,从学习、生活、社交等方面来说明结构化思维的应用,用到5W2H,PEST,SWOT等经典结构模型。而对于已经基本掌握结构思维的人来说,只要快速阅读即可。
我认为的入门书籍,最重要的是有应用场景说明,让人知道学习了能怎么用,这本书做到了这一点。不是说艰涩难懂的纯理论书籍不好,而是过于“硬核”只会让新手退避三舍,从而打消了学习的积极性。快速学习,也是需要一步步来的。
《结构思考力》
李忠秋老师真正的大作之一,书中从什么是结构思维(即书名所说的结构思考力),从定主题,纵向上下分解,横向演绎归纳,到最后表达输出,一步步不断拆解金字塔结构,夯实金字塔结构。
场景说明也很实用。如我们在开会或听演讲时,信息杂乱无章地向我涌过来,我们该如何处理这些信息?其实只需三步,就能将信息抽丝剥茧,获得精华。
第一步,识别信息中的事实,理由及结论;
第二步,找出对应关系,并画出结构图;
第三步,一句话概括出所有内容。
为什么要浓缩成一句话?因为这符合麦肯锡著名的“电梯法则”。如果只有三十秒,只说结论,如果有五分钟,说到第二层,如果有十分钟,可以说完整。如果有三十分钟,可以做个PPT辅以说明。可以说,结构化表达,是“丰俭由人”。
书中案例较多,如果理解了作者的话,就不需要看太多案例,只需要举一反三就行。
李忠秋老师还有一本经典的书,是《透过结构看世界》,两本书在内容上有些重叠,只要看其中一本即可。但为什么推荐《结构思考力》而不是《透过结构看世界》。因为该书从内容上来说,更为详细地说明结构化思维在寻找方案、呈现方案和演示方案的步骤和要点。我们的目标是快速入门,在了解了知识的基础上,再进一步深入研究具体运用。因此,在用法上更为详细的《结构思考力》较为合适。
附上个人整理《结构思考力》和《透过结构看世界》两本书的知识要点,方便大家对照。
《金字塔原理》
说到结构化思维,有两个名词是离不开的,一个是麦肯锡,另一个就是芭芭拉明托。《金字塔原理》就是这位传奇女士的经典著作。结构化思维核心在于“结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进”这十六个字,就出自此书。
这是一本圣经级别的书,毫不夸张地说,影响了不止上亿的职场人。
但我不推荐直接阅读《金字塔原理》,因为根据我这周的自身经历,初学者一开始就阅读本书,大概也就阅读到“序言SCQA写法”时,就已经GG了。书中有大量例子,但例子往往跟我们学习的目标不相符,无法形成共鸣,大大降低了阅读的兴趣。
因此,我建议有一定基础后才学习,而且还要先阅读书末“附录3 本书要点汇总”,把全书的重要知识先预览一遍,然后再从开始,从表达、思考、解决问题、演示的逻辑一步步来学习,遇到不太懂的内容,先不要花时间去试图学习彻底,而是标注起来,等阅读全书后再重点学习这部分内容。
结语
通过阅读这三本书,可以很快地把握结构化思维的框架,然后再以此为基础,丰富其内涵,最后在工作实践中不断加深理解。这就是以问题为导向学习方法的魅力所在。
而在即将与小黄面谈“结构化思维”的时候,单位打算月底开个面对新员工的公文写作培训课。我会建议小黄也去参加一下,毕竟公文写作最起码的框架就是金字塔结构,听听老师怎么教授结构化,回来再看这三本书,说不定收获会更大。
相信一系列的学习,部门老大所说的结构化要求,还是能基本满足的。作为部门万事通的我,声誉算是保住了。