有新人同事跑过来问：经理，你要处理的事比我们多，但都不怎么见你加班，这是为啥啊？
作为广告公司的一员，在这个加班OT已经是例行公事的行业，别说，我还真算一个小异类：不爱加班也很少加班（除非真的逼不得已，因为有几个甲方总是下午6点叫你改，8点要发布）。有时候明明工作量不至于此，却还是看到很多新同事在加班，抛开“作秀”和风气因素，其实里面也确实有个人成分：工作效率。提高工作效率，应该是我不加入“OT大军”的唯一原因。
那么，怎样提高工作效率？这个命题很大，无法从根本上解决，只能从各个角度击破，很多人都已经谈过类似时间管理、工作思维、办公技巧等角度。这里谈一个对我和我的同事们有显著效果的小角度：工作笔记。
在香港高强度的广告业，能让我谈得上效率大幅提高并依赖的方法，就是【三本笔记本】。无论你是做什么工作，三本笔记本工作方法都能让你迅速进入状态，找到深度工作的心流，提高效率，还有充实的成就感。
1. 第一本笔记本：每日待办事项
相信很多人都知道工作待办事项的重要，但是，你还是用手机或者便签纸作为待办事项的记录吗？请尝试用一个真正的笔记本，这个笔记本只作为每日待办事项使用，不记录其他任何东西。每一页就是一天，像日历一样，在每日的页面上写下当天你要处理的工作内容。用笔一项项写下来，并且在写下来的过程中，思考每一项任务的优先等级，做记号标记。
这个过程是很有仪式感的，是开启你一天高效工作的第一步。如同美国人要喝一杯咖啡再开工一样，培养自己的工作仪式很重要，能让你迅速进入状态。
至于要不要将每日的事项安排得分秒不差，比如：10：00 -12：00完成XX品牌的营销案PPT，这个可以看你的个人习惯。如果你是经常工作着突然就打开微博、知乎刷一刷，查资料查着查着就看起了娱乐八卦新闻的，你必须要有准确的任务时间强迫自己，并且规划的结束时间一定要比任务真正的截止时间要提前。比如营销案PPT是要下午3：00交上去，那么你的安排中，营销案PPT就必须是2：00前完成。我个人的每日待办事项只是列出当天要完成的任务，并不会精确到时间，因为我的时间有时候不受控制，比如紧急客户电话会议，或者其他团队遇到问题需要我过去解决之类的。
事项本永远敞开在桌面，随时看到它，提醒今天的任务有哪些。所以基本上不会让自己开小差，全心都看着本子上的任务而工作，做完一个任务就拿彩色笔划走一项。一天结束后，我会看看今天多少个任务被彩色笔Kill了，就会写上被Kill的数字。因为是笔记本（不像便签纸，很多人用完就把纸扔了），你随时可以翻阅到你过去每天的任务安排，并且看到自己每日的完成数量，而不是浑浑噩噩完全不知道自己昨天、前天做了啥，这个任务是什么时候做的。
拥有一本真正的待办事项本，管理你每天的任务安排；拖延症或者摸鱼爱好者请加上任务的时间规划；将本子敞开在你的桌面上，随时看到；做完一项就用荧光笔划走该任务，在每日工作结束时，看看划走了多少项，把这个数字写在该页上，等于结束了一天工作的盖章证明。
2. 第二本笔记本：工作随记
上一本笔记本只是用作待办事项，那么平时要记点东西该怎么办？便签纸？不，请准备一本随记本。这本随记本就是可以用来记录任何零碎的工作内容：客户突然打来的电话谈论事项、突如其来的灵感、想查的一个专业术语、想了解的一个热点新闻、做任务时遇到的小问题等等，只要是当天你工作中出现的零碎信息，请随时往这个本子上记下来。
再一次提醒重度开小差走神的同学，当你被一样东西吸引或者想要“百度一下”时，不妨先将这件事记在本子上。先继续完成手中的工作任务，等到这个任务做完了，中间休息时间，再看看本子上那个想要了解的信息，再动手查（很多新同事亲测这个方法，对付因为分心而浪费时间的低效率很有用）。
除非是要贴在显眼处的一些账号、电话等数字，不然其他的工作信息内容我不建议使用便签纸。便签纸本身就赋予了“即用即弃”的功能，无法让你有一个“记录”过程和习惯养成，并且无法复查。很多时候，头脑风暴和灵感就来自于这本随记本。我的随记本经常画满了我对各个方案、任务的思维导图、灵感语句、客户给的零碎信息组成等等，即使是很久之后再回过头来翻阅，都颇有收获。
记住，脑子是用来做决策的，不是记东西的。那些工作信息，请交给这个二号本吧！
3. 第三本笔记本：项目任务进度
第三本笔记本，就是项目任务进度记录的本子。给予每个项目足够的页数，按任务进度、要点、重要事项等，写进每个项目的记录页中，当你要继续跟进处理该项目的任务时，打开属于它的记录页，即可一目了然所有进度和内容，迅速着手处理，不需要再慢慢回忆或者再开一个会讨论复习（所有不能在一杯咖啡时间里结束的会议，都是低效的浪费时间）。
我个人是利用打印废纸（即背面还是白纸）作为第三个任务本，每个任务项目大概两三页纸，用回形针扣着，一叠叠放在桌面上。如果当天要跟进该任务，我就会抽出该项目的记录本，看看上次进度到哪里了，有哪些问题，要求什么时候解决，目前解决情况怎么样，哪个团队负责，有哪些重要的注意事项等等，所有项目信息都在上面，五分钟不到，我便可以知道该项目的详细进度内容，迅速进入状态，马上动手，全心工作于它。
对于需要多任务处理的同学（今时今日如果你能找到只处理单任务的工作，真是恭喜，太幸运了），项目任务进度本非常重要。你无需给大脑增加那么多压力，记录数个任务的信息，大脑超负荷会感到相当疲惫，并且极其容易出现错乱。当此刻不需要执行该任务时，还背负着它的信息在脑中，实属浪费脑容量！再申明，脑子是用来做决策的，不是记东西的。
无论是一本活页本你用记号标明各个项目页，或者是和我一样用白纸和回形针组成的项目“文件夹”，这个第三本笔记本仅用于记录你的工作项目任务进度和内容，不要用于随记或者待办事项。
4. 定期进行工作复盘思考
分工清楚的三本笔记本，还可为你工作上的复盘思考打下基础。建议大家都以周或者双周作为单位，定期对自己的工作进行复盘。例如：我这个星期完成了多少工作任务？处理了多少个项目，每个项目现在的进度是向前还是停滞，问题是什么，我还可以怎么样改善？本周中，有哪些工作技能是我需要掌握或者了解的？例如硬技能，学会Excel的某个算法；软技能，和客户A沟通时的一些小技巧。
对此，我会准备第四个笔记本，专用于定期复盘思考的记录，类似于工作生活周记。这本笔记本并不是该工作法的必需条件，所以仅作为补充建议。不下笔也不要紧，但大家定期对三本笔记本进行一个简单的翻阅和思考是很有必要的，知道自己在工作这个象限中处于什么位置，有利于提高自身的工作能力和获得工作上的满足感。
The End